Западные системы в России

Основные решения в области автоматизации делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре категории (не включая средства создания документов):
1. Системы автоматизации дедовых процедур,
2. Системы коллективной работы.
3. Системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов).
4. Системы электронной почты (служат для обмена документами).
Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino.
Вое, дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают.
Таким образом, автоматизация деловых процедур не должна программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а должна создавать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями.
От коллежского асессора до секретаря-референта
Система делопроизводства в России прошла путь от старинных берестяных грамот до современного электронного документа. Время создания российской бюрократической системы, определившей работу с документами, относят к реформам Петра I. Тогда в структуре нового органа государственного управления, Сената, было выделено специальное подразделение — канцелярия, осуществлявшая контроль за ведением делопроизводства. Возглавлял ее секретарь, которому подчинялись регистраторы, архивариусы, писцы и переводчики. Работа каждого строго регламентировалась.
В 1811 г. вышел закон об учреждении новых органов управления- министерств. Помимо других вопросов закон определил и порядок ведения делопроизводства. Главная канцелярия получила статус департамента министерства. Она занималась делами министра и нескольких департаментов министерства. Внутри каждого департамента имелись свои канцелярии, в круг обязанностей которых входила работа с его документацией.
В министерстве была введена многоступенчатая система регистрации и учета документов, стал вестись журнал всех входящих документов. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация. Именно тогда впервые в исходящих документах появилась подпись лица, готовившего документ.
В первой половине XIX в. был распространен коллежский порядок ведения переписки. Его особенность состояла в том, что в начале документа излагалась вся предыдущая переписка. Позднее он былзаменен составлением справки с краткими вставками из всех документов по этому вопросу — экстракта.
После 1917 г. порядок делопроизводства значительно упростился. В 20-х гг произошел переход на карточную систему регистрации документов. Появились первые государственные стандарты на бланки учреждений и формы (деловое письмо, протокол заседания и т. п.).