Задание области печати

Иногда требуется распечатать только часть данных таблицы. Для этого нужно, предварительно выделив на рабочем листе нужный диапазон, воспользоваться командой Файл/Область печати/Задать. Чтобы вывести на печать несмежные части таблицы, следует выделить их, удерживая нажатой клавишу [Ctrl], а затем задать область печати. Для отмены определения области печати выполните команду Файл/Область печати/Убрать.
ПРИМЕЧАНИЕ

Задать область печати будет не лишним даже тогда, когда будет распечатываться вся таблица целиком.

Запуск процесса печати
После того как вы установили все необходимые параметры печати, проще всего отправить документ на печать, нажав кнопку Печать на стандартной панели инструментов.
Но прежде чем печатать весь документ, советуем вывести на печать несколько первых страниц, чтобы посмотреть, устраивает ли вас расположение данных. Для этого нужно вызвать диапоговое окно Печать, воспользовавшись:
— командой Файл/Печать;
— комбинацией клавиш [Ctrl+P];
— кнопкой Печать, находящейся на каждой вкладке диалогового окна Параметры страницы, а также в окне предварительного просмотра.
В области Печатать диалогового окна Печать находятся такие переключатели:
все (на печать выводятся все страницы);
страницы (на печать выводится определенное число страниц, номера которых указываются в полях ввода с и по).
Выбрав соответствующие переключатели в области Вывести на печать, можно запустить на печать:
— выделенный на рабочем листе диапазон;
— выделенные листы (отметить нескольких листов можно, удерживая нажатой клавишу [Ctrl]);
— всю книгу (то есть все таблицы, расположенные на различных рабочих листах).
На основе электронных таблиц можно создавать несложные базы данных, в которых удобно хранить сведения о сотрудниках предприятия, прайс-листы, информацию о заказах. Аналогом таблицы базы данных в программе Excel служит список.
Часто обнаруживается, что необходимая для занесения в Excel информация создана в другой программе (например, в Word или программе бухгалтерского учета), поэтому ее требуется предварительно обработать. Если вы этого не сделаете, данные будет очень сложно сортировать и просматривать. Те, кто не знаком с текстовыми функциями Excel, вынуждены проделывать в этом случае большой объем ручной работы.
Обрабатывать большие таблицы станет намного легче, если вы научитесь оперировать с окнами, выполнять разделение таблицы на области и закрепление этих областей.
Для поиска определенных данных в списке можно использовать функцию фильтрации и команду Найти.
Выработайте привычку присваивать рабочим листам информативные имена. Не забывайте удалять ненужные листы.
Прежде чем запустить процесс печати, перейдите в режим предварительного просмотра и подберите размеры полей, масштаб представления таблицы и другие параметры печати. Не забывайте, что Excel позволяет создавать колонтитулы и повторять шапку таблицы на всех листах.
Должностные оклады и премии
В данной главе речь пойдет об автоматизированных методах расчета новых должностных окладов сотрудников и о начислении им премии за выслугу лет.
Мы будем исходить из предположения, что на предприятии принята повременная оплата труда на основании утвержденных должностных окладов.
При начислении премии будет применен такой прием, как совмещение списков, созданных разными отделами предприятия. Это нам позволит, во-первых, проконтролировать правильность внесенных данных с помощью функций Excel, и, во-вторых, использовать информацию, хранящуюся в обоих списках
Создание отдельного списка с указанием окладов сотрудников
Возможно, вы спросите, зачем нужно создавать отдельный список с окладами, если у нас уже имеется база данных сотрудников. Информация, которая находится в этой базе данных, предназначена для широкого круга пользователей. Поэтому было бы не совсем разумно, вернее сказать, совершенно неуместно, вносить в такую базу данных сведения о заработной плате служащих. И на то имеется ряд причин:
— информация о должностных окладах является конфиденциальной;
— размеры окладов (или тарифов) могут быть изменены только должностным лицом, имеющим специальные полномочия;
— список, в котором указан размер оклада, должен быть достаточно мобильным (то есть легко изменяться с учетом различных требований предприятия), что не характерно для табличной базы данных сотрудников;
— список служащих с указанием их окладов используется при начислении самых разнообразных выплат, в том числе и связанных со временной нетрудоспособностью, а также различного рода надбавок;
— список не должен содержать избыточной информации, затрудняющей работу бухгалтера.
Табличная база данных сотрудников, скорее всего, будет создаваться и редактироваться в отделе кадров, а список с окладами может быть составлен и в бухгалтерии, и в планово-экономическом отделе, что зависит от размера предприятия.
Расположить создаваемую таблицу можно в любом месте рабочего листа. Мы поместим ее в левый верхний угол. На показан лист со списком сотрудников, в котором данные расположены следующим образом:
— столбец А — наименование отдела (подразделения);
— столбец В — должность работника;
— столбец С — фамилия и инициалы;
— столбец D — табельный номер;
— столбец Е — должностной оклад.
Вы видите, что в списке указаны те же десять человек, которые упоминаются в созданной ранее базе данных сотрудников. Освоив приемы работы с небольшой таблицей, вы легко справитесь с базой данных, включающей тысячи фамилий.
При помощи списка с описанными выше полями достаточно просто выполнить такие операции, как:
— расчет численности сотрудников в каждом отделе предприятия;
— определение общей численности работников, занимающих определенные должности;
— расчет новых размеров окладов.
ПРИМЕР

До сих пор работники бухгалтерии чаще всего выполняют численные расчеты вручную, делая пометки карандашом в соответствующих графах таблиц. А затем для подтверждения правильности полученных результатов производят перерасчет. Однако если подобная работа выполняется для базы данных, содержащей информацию о большом количестве сотрудников, такой способ вычисления занимает много времени и требует постоянных перерасчетов, не гарантируя точности получаемых результатов. Поэтому и встает вопрос об автоматизации данного процесса. Но прежде чем мы вплотную подойдем к его разработке, давайте произведем ряд дополнительных расчетов.