Ввод темы и места встречи

Первые два поля предназначены для краткого описания темы и места проведения встречи.
Ввод темы и места встречи
Тема := Встреча с редактором издательства BHV
Место := Измайловский пр., 29 BHV
При, последующем вводе информации в поле Место (Location) его можно выбрать в раскрывающемся списке предыдущих мест проведения встреч.
Совет
Для перевода курсора из одного поля в другое можно использовать не только мышь, но и клавишу <Таb>.
Флажок Собрание по сети (This is online meeting using) открывает специальную панель для оповещения предполагаемых участников. Более подробно о работе с собраниями будет рассказано в "Планирование собраний", а также в "Outlook и PowerPoint".
Ввод начала и окончания встречи
Для ввода времени начала и окончания встречи используются все выше приведенные форматы времени . Можно вводить данные либо вручную, либо выбирая их из раскрывающихся списков.
Ввод даты и времени
Начало
Дата Пт 30.07.2001
Время 13:00
Конец Дата := Сегодня
Время := 14.45
Заметьте, что после введения времени в любом формате Outlook все равно преобразует данные по умолчанию.
Также, по умолчанию, Outlook устанавливает дату завершения встречи равной дате начала, поскольку встречи почти всегда оканчиваются в течение одного дня. Но, при необходимости, вы всегда можете изменить дату конца. Например, трансляция футбольного матча начинается 3 марта в 23:00, а заканчивается 4 марта в 00:45.
Замечание
Напомним, что встреча не должна проходить более 24 часов, поскольку в противном случае она становится событием. В событие превращает встречу и установка флажка Целый день (All Day Event). Подробно о событиях будет рассказано чуть ниже.
Пока пользователь вводит время встречи, внутри Outlook идет сложный процесс по обработке полученной информации. В случае ошибочной или конфликтующей информации Outlook вежливо предупреждает либо диалоговым окном, либо сообщением в виде желтой полосы вверху формы. Например, при вводе даты, предшествующей текущей, Outlook выдаст сообщение "Эта встреча состоялась в прошлом", а при вводе времени, на которое уже зарезервирована встреча, — "Противоречит другим встречам в вашем календаре". Причем вы можете создать эти встречи, хотя это, вообще говоря, противоречит логике.
Установка оповещения
Запланированная встреча очень легко может не состояться, если о ней вовремя не вспомнить. Outlook дает возможность пользователю не беспокоиться за своевременное и планомерное оповещение о предстоящих встречах. Причем оповещение может быть не только визуальным, но, при наличии соответствующего оборудования, и звуковым.
Допустим, что писателю необходим один час, чтобы, не спеша, добраться до места встречи. Таким образом, устанавливая оповещение за два часа до начала встречи, он может не беспокоиться за возможное опоздание.
Установка оповещения
Оповещение
Время оповещения 2 час.
На показано диалоговое окно оповещение (Reminder) с напоминанием о встрече, автоматически появляющееся при наступлении указанного времени оповещения.
Существует четыре допустимых реакции на оповещение:

  • Прекратить (Dismiss) — выключить оповещение и удалить его с экрана;
  • Прекратить все (Dismiss All) — выключить все оповещения;
  • Отложить (Snooze) — временно отключить оповещение и получить его снова через любое другое время, устанавливаемое внизу диалогового окна;
  • Открыть (Open Item) — открыть встречу для просмотра или редактирования информации.

Замечание
Оповещения появляются только тогда, когда Outlook активизирован. Если оповещение должно было появиться, a Outlook не был загружен и время встречи прошло, то в следующий раз, при запуске приложения, оно появится с пометкой Просрочено (Overdue).
Чтобы изменить параметры звукового оповещения, щелкните по кнопке справа от поля Оповещение (Reminder). Появится диалоговое окно Звуковое оповещение (Reminder Sound), изображенное на, с помощью которого можно выбрать любой звуковой файл для проигрывания при очередном уведомлении.
Состояние занятости, метка и важность
Каждому моменту времени в Календаре соответствует определенное состояние занятости пользователя (Show time as). Этот параметр очень важен при планировании собраний, при автономной работе его назначение практически теряет смысл.
Существует всего четыре состояния:

  • Занят (Busy) — синий квадратик;
  • Свободен (Free) — белый квадратик;
  • Нет на работе (Out of Office) — бордовый квадратик;
  • Под вопросом (Tentative) — полосато-голубой квадратик.

Цвета в скобках служат для отображения состояния занятости на панели Список встреч. По умолчанию время без встреч Outlook определяет, как свободное. И наоборот, время, отведенное для встреч, как занятое. Хотя вы можете изменить это состояние на любое другое.
Следующий параметр Метка (Label) определяет характер встречи. По умолчанию Outlook имеет одиннадцать меток от Нет (None) до Телефонный звонок (Phone Call). Встреча, отмеченная специальной меткой, будет отображаться в представлениях Календаря с соответствующим цветовым фоном, что позволяет фокусировать внимание на характере предстоящих встреч.
Можно изменить стандартные названия меток на требующиеся, т. е. присвоить определенной цветовой характеристике собственное название.
Настройка меток
(В окне Outlook ) > Правка > Метка > Изменить подписи…
Голубая метка := БХВ
ок
И наконец, важность. Пользователь может установить степень важности предстоящей встречи. Например, Высокая (High), чтобы отличать наиболее важные встречи от обычных.
Установка степени важности
{В форме встречи, панель инструментов Стандартная}
Важность:Высокая
Описание встречи
Зачастую при планировании встречи информации только о теме, месте и времени ее проведения бывает не достаточно. Где разместить всевозможные пометки, замечания или предложения для запланированной встречи? Для ввода подобной.дополнительной информации и служит большое поле Описание встречи в нижней части формы Встреча (Appointment). Причем записью этого поля может быть не только текст, но и рисунок, звукозапись, элемент Outlook и т. д. Более того, записью данного поля может быть любой файл пользователя.
В нашем случае писатель решил внести в поле Описание встречи информацию о цели встречи, а также вложить файл с планом-проспектом книги, необходимым для подписания договора.
Описание встречи
Текст := Сдача материала по книге "Outlook 2010 в подлиннике"
> Вставка > Файл…
Папка := <Папка с файлом>
Вставить
При работе с текстом в поле Описание встречи вы можете изменять формат шрифта и абзаца. Для этого выберите, соответственно, команды > Формат > шрифт или Формат > Абзац. Более подробно о форматировании документов будет рассказано в "Создание сообщения".
Совет

При вложении файла в поле Описание встречи можно избежать вышеприведенной процедуры. Просто перетащите пиктограмму файла из Проводника Windows в данное поле.