Вставка файла и документа

В разделах "Новая встреча" и "Вставка элемента" уже обсуждались вопросы вставки файла и документа в элемент. Здесь я еще раз приведу пример обыкновенной вставки файла в элемент Outlook, а также расскажу об очень интересной возможности вставки файла как текста. И наконец, в последнем разделе будет рассмотрена вставка гиперссылки.
Присоединение файла
Присоединение файлов (Attachment) в сообщение ничем не отличается от рассмотренных примеров со встречей и контактом.
Присоединение файла
Вставка > Файл…
Папка <Папка>
Файл <Файл>
Вставка
Совет
Если размер файла велик, то имеет смысл посылать его в заархивированном виде. Но, архивируя файл, необходимо быть уверенным, что получатель сообщения имеет тот же архиватор, что и вы. Наиболее популярные архиваторы — WinZip, WinRar и ARJ.
Результат вставки файла в сообщение представлен на. Пользователь может вставлять более одного файла в сообщение. Для добавления нового файла нужно проделать вышеописанную процедуру. Для удаления файла из списка прикрепленных к сообщению достаточно выделить требуемый файл и нажать клавишу <Delete>.
Совет
Также можно воспользоваться командами контекстного меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши на названии файла. Здесь можно сохранить вложение, просмотреть его или удалить.
Вставка файла как текст
Не редко бывает ситуация, когда пользователь при составлении сообщения берет информацию из какого-либо текстового документа. Типична данная ситуация, например, с отправлением электронных резюме, которые, как правило, читают только в теле сообщения и не открывают прикрепленные файлы. Как поступать в данном случае?
Конечно, можно воспользоваться буфером обмена: открыть документ, выделить его, скопировать, открыть сообщение Outlook, вставить. Пять шагов для вставки текста в сообщение — многовато. Оптимальным способом в данной ситуации является вставка этого файла в сообщение, только не как вложение, а как текст.
Вставка файла как текст
Вставка > Файл…
Тип файла Текст
Папка <Папка>
Файл <Файл>
{Стрелка вниз на кнопке Вставка}
Вставка Вставка как текст
Замечание
Естественно, что текстовые файлы подобную операцию не поддерживают.
Вставка гиперссылки
Помимо вставки файлов, пользователь Outlook может добавлять в свои сообщения гиперссылки. Гиперссылка — это средство указания смысловой связи фрагмента одного документа с другим документом или его фрагментом. Щелчок мышью по гиперссылке вызывает переход к документу, на который она указывает. Так, например, гиперссылкой является название элемента ь представлении Outlook сегодня (Outlook Today), посредством которого можно связаться с самим элементом. Наиболее широкое применение гиперссылок можно встретить в Интернете, поскольку они являются основным связующим средством Всемирной паутины.
Давайте добавим в наше сообщение гиперссылку на Web-страницу. Допустим, что это будет страничка с дополнительной информацией о вас. Таким образом, пользователь, получивший сообщение с гиперссылкой и щелкнувший по ней мышью, вызовет автоматический запуск установленного обозревателя Интернета, загружающего указанную вами страницу.
Вставка гиперссылки
Вставка > Гиперссылка. . .
Тип http:
URL := <<адрес Web-страницы>
ОК
В приведен список и пояснение для основных типов гиперссылок.
Основные протоколы

 

Протокол

Описание

file://

Протокол, используемый для открытия файла, расположенного в интрасети

ftp://

File Transfer Protocol (FTP, протокол передачи файлов), наиболее распространенный способ передачи файлов через Интернет

http://

HyperText Transfer Protocol (HTTP, протокол передачи гипертекста), наиболее распространенный протокол, используемый для Web-страниц

https://

HyperText Transfer Protocol, Secure (защищенный протокол передачи гипертекста). Протокол, разработанный для обеспечения безопасности связи через Интернет с использованием протокола http

mailto://

Протокол, используемый для отправки сообщений по адресу электронной почты. Когда получатель щелкает по такой гиперссылке, создается новое сообщение с заполненным адресом электронной почты

news://

Протокол, используемый для открывания групп новостей в Интернете получателями, подключенными к серверу NNTP

Outlook: или outlook://

Протокол, используемый для открывания папки, элемента или файла Outlook. Этот протокол поддерживается только в Outlook

telnet://

Стандартный протокол Интернета для входа в удаленные папки

wais://

Протокол Wide Area Information Servers (протокол серверов, содержащих широкий спектр данных). Распределенная система извлечения данных, используемая для загрузки документов на основе ключевых слов

Чтобы добавить гиперссылку на папку или элемент Outlook, выполните в тексте сообщения действия, представленные в .
Соответствие гиперссылок и папок Outlook

Чтобы создать ссылку на этот элемент

Введите следующее

Папка Входящие

Outlook: Inbox

Папка Контакты

Outlook: Contacts

Любая папка в почтовом ящике

Outlook: имя папки\имя подпапки

Папка Календарь

Outlook: Calendar

Сообщение в папке Почта

<0utlook: Inbох/~тема сообщения>

Контакт в папке Контакты

<0utlook: Contacts /~имя контактного лица>

Замечание
Если в адресе Интернета содержатся пробелы, необходимо заключить весь адрес в угловые скобки (< >). Например, <file://C: \My Documents\MyFile.doc>.
Параметры сообщения
Microsoft Outlook позволяет указать дополнительные параметры сообщения: настройка сообщения, безопасность, параметры отправки и параметры отслеживания. Каждый из этих параметров можно настроить для каждого конкретного сообщения либо установить их значения по умолчанию для каждого вновь созданного. Изменить параметры, используемые по умолчанию, можно в диалоговом окне Параметры электронной почты (E-mail Options).
Настройка сообщения и безопасность
Для установки дополнительных параметров выберите в форме сообщения команду > вид > Параметры или щелкните одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная (Standard). Появится диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options), изображенное на.
Пользователь может придать сообщению важность: Высокая (high), Обычная (normal) или Низкая (low). Сообщение с высокой важностью требует от пользователя незамедлительной обработки полученной информации и, наоборот, указывает на непервоочередность сообщения с низкой важностью. Графически сообщения для получателя отличаются значками в столбце Важность (Importance): красный восклицательный знак или синяя стрелка вниз соответственно.
Установка пометки аналогична установке важности, за исключением того, что получатель может изменить важность присланного сообщения, но не может изменить его пометку. Существует четыре пометки для сообщения: Обычное (Normal), Личное (Personal), Частное (Private) и ДСП (Для служебного пользования) (Confidential). При открытии подобного сообщения в его верхней полоске будет отображаться текст, извещающий получателя об уровне пометки.
Дополнительная настройка параметров сообщения
Важность Низкая
Пометка Частное
Если вы являетесь обладателем цифровой подписи, то в целях безопасности и сохранности информации сообщения имеет смысл зашифровать сообщение и добавить к нему цифровую подпись. Как правило, обычная переписка не нуждается в подобных мерах, причем надо учитывать, тот факт, имеет ли адресат программное обеспечение, способное расшифровывать сообщение и работать с цифровыми подписями.