Установка размера полей и формата бумаги


На первом этапе создания документа устанавливается так называемый макет . страницы. Под макетом подразумеваются такие, параметры страницы, как размер, ориентация, поля, разделение текста на колонки, положение колонтитулов и т. д. Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов, на которых задаются нужные поля для определения области размещения текста. В нашей стране используются для управленческих документов форматы ряда А, принятые Международной организацией по стандартизации. При изготовлении служебных бланков используются два основных формата — А4 и А5. Допускается использование бланков форматов A3.
Типовые форматы, используемые в делопроизводстве

Обозначение

Размер, мм

A3

297×420

А4

210×297

А5

148×210

А6

148×105

Вид страницы документа задается в диалоговом окне Параметры страницы .
1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы (File, Page Setup).
2. Откройте закладку Размер бумаги (Paper Size).
3. Отметьте переключатель Книжная (Portrait) в поле Ориентация (Orientation).
4. В списке Размер бумаги (Paper Size) выберите А4.
Теперь необходимо установить значения полей на странице создаваемого документа. Документ должен иметь поля: левое — не менее 20 мм, верхнее — не менее 10 мм, правое и нижнее — не менее 8 мм.
1. Перейдите на закладку Поля (Margins).
2. Установите нужные значения параметров, вводя значения в поля ввода и устанавливая соответствующие переключатели.
Колонтитулы - это текст, рисунок или и то и другое, повторяющиеся на большинстве страниц документа. Колонтитулы обычно размещаются в верхней и/или нижней части страницы.
Элементы диалогового окна Параметры страницы

Элемент экрана

Функция

Применить

Область действия новых установок полей (используется при разбиении документа на разделы и секции)

Зеркальные поля

Поля, зеркально отражающие друг друга (применяются при двухсторонней печати)

2 страницы на листе

Печать двух страниц на бумаге формата А4

Переплет

Увеличение на соответствующую величину внутренних полей

От края до колонтитула

Отступ от края страницы до области колонтитула

Положение переплета

Положение заданного значения переплета

Таким образом, заданные установки определяют автоматическое разбиение текста на страницы и ориентацию страницы для создаваемого документа.
Создание документа — это процесс
Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.
Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).
При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.
Далее рассматриваются возможности текстового процессора Word для создания документов и/или шаблонов.
Ввод текста
После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.
Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий режим, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:
¶ — символ конца абзаца;
? — символ табуляции;
 - символ конца строки без окончания абзаца и др.
По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.
Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку  на панели инструментов Стандартная.
Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.
При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.
Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.
При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.
Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены.
Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.
Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки, при этом строка автоматически раздвигается вправо.
Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace.
При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.
Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.
Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter.
Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые "мягкие" разделители страниц.
Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter создает "жесткое" разделение текста в определенном месте документа.
Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный) в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.
Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.
Прежде чем редактировать объект, надо его выделить
Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:

  • форматирование;
  • копирование;
  • удаление;
  • печать.

Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.
Колонка маркировки — это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа.
Способы выделения текста

Текстовый объект

Способы выделения

Слово

Щелкните дважды в границах слова

Предложение

Удерживая клавишу Ctrl щелкните в границах предложения

Строка

Щелкните на колонке маркировки слева от нужной строки

Несколько строк

Протащите указатель мыши в колонке маркировки от первой до последней строки

Абзац

Щелкните дважды на колонке маркировки слева от нужного абзаца

Весь документ

Три раза щелкните или, удерживая клавишу Ctrl щелкните на колонке маркировки

Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста.
Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора.
При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.
Упражнение
Создание письма
1.Откройте файл на основе шаблона Обычный.
2. Введите текст письма, показанного ниже:
Название организации-адресата
Страна
Почтовый индекс
Город Адрес
Уважаемый/ая [Имя],
Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Прошу Вас ответить не позднее 01.05.2001.
Всегда Ваш,
[Имя]
3. Сохраните файл с именем Приглашение.doc