Три уровня

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:
1. Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 — 30 одновременно работающими сотрудниками.
3. Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе PC, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса — на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDSAJnigraphics IMAN, Intergraph AIM. Однако эти системы более дорогие.
При переходе к электронной форме хранения документов часто допускается следующая стратегическая ошибка: сначала устанавливается программное и аппаратное обеспечение, сканеры, программы распознавания символов и векторизации чертежей, редакторы текстов, графические пакеты и только потом, когда предприятие уже тонет в потоке электронных документов, решается вопрос о приобретении системы документооборота и управления данными.
С чего начать?
Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

  • средства для создания и обработки информации в электронной форме;
  • средства для хранения данных — архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);
  • система передачи данных между пользователями;
  • средства для получения твердой копии архивных данных;
  • собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

 

Преемственность традиций и западные веяния
Национальные особенности
При осуществлении перехода от бумажных носителей к электронным необходимо учитывать и специфику российского делопроизводства.
Во-первых, документооборот в России в большей части все еще остается бумажным, и даже при очень оптимистичном взгляде на перспективы развития компьютерных технологий работы с документами в нашей стране, скорее всего, он останется таковым еще много лет.
Во-вторых, внедрение любой новой технологии должно сохранять некоторую преемственность со сложившимися методиками. Более того, было бы глупо отказываться от имеющихся рациональных методов и не использовать их, исходя из новых предоставляющихся возможностей.
В-третьих, необходимо учитывать финансовые возможности организаций малого и среднего бизнеса в России.
Дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур.