Тестирование таблицы

Когда все необходимые формулы будут готовы, обязательно протестируйте таблицу, так как при ее создании велика вероятность орфографических ошибок. Кроме того, вы можете ошибиться при вводе ссылок. Конечно же, это приведет к сбою в работе. Поэтому данную таблицу желательно проверить при помощи разных числовых значений, в том числе максимального и минимального.
Модуль для написания суммы прописью
К достоинствам созданной таблицы можно отнести возможность расширить диапазон значений (например, до миллиардов и более). Недостатками таблицы являются ее относительно большие размеры и трудность внедрения в другие таблицы. Воспользовавшись методом вложения формул, мы попытаемся уменьшить размеры таблицы.
Зависимости
При вложении одной формулы в другую легко допустить ошибку. Избежать этого поможет средство Excel, позволяющее проследить зависимость значений в одних ячейках от формул и значений, находящихся в других ячейках.
Для определения зависимостей поместите табличный курсор в рассматриваемую ячейку и вызовите команду Сервис/Зависимости/Зависимые ячейки или Влияющие ячейки . После этого между зависимыми ячейками появятся стрелки. Они показывают непосредственное влияние содержимого одних ячеек на формирование результата в других ячейках.
При выполнении команды Влияющие ячейки стрелки зависимостей показывают на ячейки, значения которых влияют на данную ячейку.
Если же вы воспользуетесь командой Зависимые ячейки, то стрелки будут указывать на ячейки, значения которых зависят от данной ячейки.
В случае, когда нужно проследить большое число зависимостей, удобно применить панель Зависимости .
На этой панели расположены пять нужных нам кнопок: Влияющие ячейки, Убрать стрелки к влияющим ячейкам, Зависимые ячейки, Убрать стрелки к зависимым ячейкам и Убрать все стрелки (первые пять кнопок слева).
На показаны стрелки, которые появляются при выполнении команды Влияющие ячейки. Они указывают, формулы каких ячеек оказывают непосредственное влияние на формулы, находящиеся в анализируемой ячейке. Например, на вычисления в ячейке ВЗ влияет значение ячейки А1. На ячейку С4 влияют значения в ячейках С3 и В3, на которые, в свою очередь, влияет ячейка А1.
На показаны стрелки, которые появляются при выполнении команды Зависимые ячейки. Они указывают, на формулы каких ячеек оказывают влияние формулы или значения, находящиеся в исходной ячейке. Так, ячейка А1 влияет на вычисления в ячейках A1, B1, C1 и т. д, а ячейка ВЗ влияет на вычисления в ячейках С4 и В4.
Использование зависимостей при вложении формул
Опираясь на стрелки зависимостей, легче выполнить работу по вложению формул. Продемонстрируем это на примере.
1. Поместите табличный курсор в ячейку A3 и нажмите кнопку Зависимые ячейки панели зависимостей.
2. Скопируйте в строке формул формулу из ячейки A3 без знака равенства.
3. В ячейках, на которые указывают стрелки (А4 и В4), произведите замену адреса ячейки скопированной формулой. После выхода из режима редактирования содержимого ячейки стрелка зависимости должна исчезнуть.
4. Проделайте эту процедуру для ячеек диапазона ВЗ:НЗ.
5. Установите стрелки зависимостей для ячейки А4 и произведите в формулах зависимых ячеек аналогичную замену адресов ячеек содержащимися в них формулами (ячейки А5:А12, А14 и G14).
6. Еще раз установите табличный курсор в ячейку А4 и проверьте, остались ли еще зависимые ячейки. Если нет, то содержимое ячейки А4 можно удалить.
7. Проделайте аналогичную операцию с диапазоном ячеек В4:Н4. Вложение формул с логическими функциями ЕСЛИ лучше начинать с самой внутренней, поэтому начните с ячейки А12, а затем перейдите к ячейке АН и т. д.
Однако не следует создавать слишком сложные вложенные формулы. Не забывайте, что для функции ЕСЛИ допускается не более семи уровней вложения. Таким образом, на определенном этапе ячейку, которая влияет на другие ячейки и в которой находится сложная формула, нужно оставить и выполнить вложение формул в следующих зависимых от нее ячейках.
Минимизация размера таблицы
После вложения формул переместите ячейки с формулами таким образом, чтобы минимизировать область, занимаемую модулем. У нас получился прямоугольный модуль, занимающий область Al :G4 , где ячейка А1 — это вход, а ячейка А4 — выход модуля. Ячейки с промежуточными расчетами можно окрасить в черный цвет (получится "черный ящик"), ячейку входа — в зеленый, а ячейку выхода — в красный. В этом случае модуль будет хорошо заметен после вставки его в другие листы.
Разные варианты расположения модуля представлены на:
— прямоугольный (диапазон ячеек A1:G4), вход — ячейка А1, выход — ячейка А4;
— горизонтальный (диапазон ячеек А8:АВ8), вход — ячейка А8, выход — ячейка В8;
— вертикальный (диапазон ячеек А12:А39), вход — ячейка А12, выход — ячейка А13.
При составлении многих документов (платежных поручений, накладных, счетов-фактур, кассовых ордеров и прочего) необходимо указывать даты и денежные суммы прописью. Однако далеко не на всех предприятиях делопроизводство автоматизировано настолько, что эти документы генерируются специальными программами.
Если ваше предприятие не относится к разряду последних, возьмите на вооружение готовые модули, описанные в этой главе. С их помощью вы можете генерировать представление дат и числовых величин в нужном виде и избавите себя от утомительной работы по вводу сумм прописью с клавиатуры. Выполняя задания, поставленные в этой главе, вы научились реализовывать на Excel сложные алгоритмы, ознакомились с новыми функциями и средствами, в частности с командами подменю Зависимости.
Электронный табель учета рабочего времени
Данная посвящена созданию в Excel электронного табеля учета рабочего времени (в дальнейшем "табель"). Табель не является обособленным документом: на основе содержащихся в нем данных производится расчет заработной платы, этот документ обычно связывают с базой данных сотрудников, а также с ведомостью расчета заработной платы.
На практике существует множество разновидностей табелей, вряд ли вам удастся встретить одинаковые табели на разных предприятиях. Табель разрабатывается специалистами предприятия и тиражируется на копировальных аппаратах для дальнейшей обработки информации об использовании рабочего времени. Как правило, заполнение табеля выполняется вручную. Только после этого информация попадает в компьютер для последующих расчетов. Такая организация учета требует дополнительного времени, и чем больше предприятие, тем значительнее потери.
Понятие табеля
Табель представляет собой именной список сотрудников подразделения (например, цеха, отдела, участка), в котором учитывается отработанное каждым сотрудником время. В табель заносятся данные о каждом дне, а в качестве итога подсчитывается время за месяц.
Табель обычно включает такие реквизиты, как цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т. д.
При использовании электронного табеля работа автоматизируется за счет ввода соответствующих формул в ячейки, где должны производиться вычисления.
Учет использования рабочего времени в табеле осуществляется либо методом сплошной регистрации, согласно которому для каждого лица фиксируется время прибытия, опоздания и т. д., либо путем регистрации отклонений (опозданий, неявок и т. п.).

Для учета того, как используется рабочее время служащими всех категорий, для контроля за соблюдением ими установленного режима, с целью получения данных об отработанном времени, для расчета заработной платы, составления отчетов о проделанной работе применяются типовые формы табелей, разработанные государственными органами (например, министерством статистики).