Свойства формы


На неотображаемой вкладке Свойства пользователь может внести специальную информацию о данной форме. Эта информация является в своем роде справочным материалом, позволяющим понять назначение этой формы возможному пользователю.
Первые два поля Категория (Categories) и Подкатегория (Sub-Categories) разрешают присвоить форме категорию для последующего удобства в ее поиске. Например, для данной формы можно задать категорию писатель. Подкатегории позволяют организовать более мелкую сортировку форм, например, если вы создадите форму на основе сообщения для писателя, то можно создать две подкатегории контакт И сообщение.
Поля Версия (Version) и Номер формы (Form Number) служат для отслеживания изменений формы. Таким образом, разработчик формы, изменив ее и установив другой вариант версии, дает возможность пользователю формы узнать, что он работает с обновленной версией старой формы. Можно провести аналогию с версиями Windows 95 и 98, 2000.
Кнопки Изменить крупный/мелкий значок (Change Large/Small Icon) предназначены для изменения пиктограммы по умолчанию у формы пользователя.
В поле Контакт (Contact) выберите имя контакта, к которому пользователи смогут обратиться, чтобы получить сведения о данной форме. Имя контакта отображается в диалоговом окне Об этой форме меню Справка (Help), a также в диалоговом окне свойств данной формы.
Большое текстовое поле Описание (Description) служит для описания данной формы. Описание формы является небольшим справочным руководством по работе с ней.
Флажок Защитить структуру формы (Protect form design) позволяет пользователю установить пароль, необходимый для открытия и работы с формой в режиме конструктора.
Очень важен флажок Отправлять вместе с элементом (Send form definition with item). Он устанавливается, чтобы вместе с элементом включить все сведения, которые понадобятся другим пользователям при работе с соответствующей формой. При сбросе флажка макет формы удаляется из элемента и может использоваться в библиотеке форм, что позволяет уменьшить размер элемента.
И наконец, последний флажок Использовать только для ответов (Use form only for responses). При установленном флажке данная форма будет использоваться только для ответов на сообщения, например при выборе команд Ответить (Reply), Ответить всем или Переслать, при этом она не включается в библиотеку форм. Тип ответа, для которого используется форма, задается в диалоговом окне свойств команд формы.
Опубликование формы
Итак, после того как вы убедились в работоспособности формы, ее необходимо сохранить. Сохранение формы носит специальное название опубликование. Сразу же заметим, что эта процедура отлична от сохранения элемента данной формы.
Замечание
Еще раз вспомним отличие между формой и элементом. Форма — это специальный шаблон, на основе которого создается некий элемент. Поэтому, открывая, например, форму Контакт, заполняя и сохраняя ее, вы сохраняете не форму, а лишь элемент этой формы.
Применяя вышеописанные способы, пользователь может изменить форму, но выбрав команду > Файл > сохранить, он сохранит не саму измененную форму, а лишь элемент, основанный на ней. Кстати, в случае с формой контакта при подобной попытке появится предупреждение о незаполненном
Применяя вышеописанные способы, пользователь может изменить форму, но выбрав команду > Файл > Сохранить, он сохранит не саму измененную форму, а лишь элемент, основанный на ней. Кстати, в случае с формой контакта при подобной попытке появится предупреждение о незаполненном поле Хранить как (поскольку элемент не заполнялся), что еще раз показывает различие в способах сохранения.
Форму можно опубликовать несколькими способами, но наиболее часто употребляемыми являются:

  • в качестве шаблона;
  • в библиотеке форм.

Чтобы сохранить форму в виде шаблона, необходимо выполнить действия.
Сохранение формы в качестве шаблона
Файл >Сохранить как. . .
Папка <Имя папки>
Имя := <Имя файла>
Тип файла Шаблон Outlook
ОК
Теперь для создания нового элемента на основе этого шаблона достаточно дважды щелкнуть по соответствующему файлу в Проводнике.
Замечание
Если в диалоговом окне Сохранение элемента выбрать в раскрывающемся списке Тип файла не Шаблон Outlook, а любой другой элемент, то Outlook сохранит его с указанным типом. Другое дело, что эти форматы теряют некоторую информацию формы. Например, естественно, что рисунок формы не может храниться в текстовом формате.
Для сохранения формы Outlook в библиотеке личных форм повторите действия.
Сохранение формы в библиотеке личных форм
Сервис> Формы > Опубликовать форму
Папки Библиотека личных форм
Название := Writer
Имя формы:= Writer
Опубликовать
После того как форма сохранена, ею можно воспользоваться для создания новых элементов.
Создание элемента на основе пользовательской формы
> Сервис > Формы > Выбрать форму
Папки Библиотека личных форм
Формы Book
Открыть
На изображено диалоговое окно Выбор формы (Choose Form) в представлении по категориям. Обратите внимание на нижнюю часть данного диалогового окна, в котором отображаются контакт, описание и версия формы.
По умолчанию Outlook создает элементы посредством форм из стандартной библиотеки форм. Если вы хотите, чтобы Outlook по умолчанию создавал формы на основе вашей, то необходимо установить соответствующий параметр для свойств папки, хранящей элементы.
Теперь при создании нового элемента в папке Контакты будет использоваться созданная нами форма writer.
Задание формы, применяемой по умолчанию
{На панели Outlook} Контакты
Свойства
Общие
Помещая в эту папку использовать Формы…
Папки Библиотек личных форм
Формы Writer
Открыть
ОК

Создание красивых и удобных форм Outlook, безусловно, требует от разработчика наличия определенного опыта. К сожалению, рамки этой книги позволяют описать только базовые операции, используемые при работе с формами Outlook. Однако по аналогии с рассмотренным примером и справочной системой вы сможете упростить и автоматизировать процесс обработки информации на вашем компьютере.