Структура отчета

Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы (sections) отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид (View) в режиме Конструктора.
Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.
Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.
Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.
Для добавления областей заголовка и примечания отчета выберите команду Вид, Заголовок/примечание отчета (View, Report Header/Footer). Если отчет уже содержит данные области, то команда меню Заголовок/примечание отчета (Report Header/Footer) будет отмечена флажком. В этом случае команда Вид, Заголовок/примечание отчета (View, Report Header/Footer) позволяет удалить области заголовка и примечания из отчета.
Замечание
При удалении областей заголовка или примечания отчета, содержащих текст либо другие элементы управления, Access выводит диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.
При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице. Чтобы добавить к отчету верхний и нижний колонтитулы, выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Page Header/Footer). Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Колонтитулы (Page Header/Footer) будет отмечена флажком. Для удаления областей верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета снова выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Page Header/Footer).
Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer). В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.
 
Изменение размеров отчета и его разделов
Чтобы изменить горизонтальный размер, т. е. ширину отчета, с помощью мыши перетащите правую границу отчета влево или вправо. При этом горизонтальная линейка, расположенная в верхней части окна Конструктора отчетов, поможет установить точную ширину отчета.
Чтобы изменить вертикальные размеры области какого-либо раздела отчета, поместите указатель мыши на нижнюю границу области так, чтобы он принял форму черты с двумя вертикальными стрелками, и перетащите его вверх или вниз. В. этом случае вертикальная линейка, расположенная в левой части окна Конструктора отчетов, поможет установить точную высоту области раздела.
Вертикальный размер отчета определяется вертикальными размерами всех разделов отчета.
Инструментальные средства режима Конструктора
Окно Конструктора отчетов состоит из следующих основных элементов:

  • Панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design). Кнопки этой панели дублируют некоторые команды меню режима Конструктора отчетов. Функции кнопок этой панели инструментов и соответствующие им команды меню описаны в.
  • Панель инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)). Кнопки данной панели облегчают форматирование элементов управления (например, выбор цвета и стиля рамок элементов управления или параметров оформления текста).
  • Панель инструментов Панель элементов (Toolbox), с помощью которой в отчет добавляются элементы управления (на она расположена вдоль правой вертикальной границы отчета).
  • Вертикальная и горизонтальная линейки позволяют производить точную разметку отчета и его разделов.
  • Крайняя правая вертикальная линия позволяет определить ширину отчета — расстояние до его правой границы.
  • Крайняя нижняя горизонтальная линия позволяет определить высоту нижнего поля отчета.
  • С помощью вертикальной и горизонтальной полос прокрутки можно просматривать части отчета, находящиеся за границами области окна Конструктора отчетов.

 

Панель инструментов Конструктор отчетов
На изображена панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design), а в приведены описания кнопок панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) и соответствующие им команды меню.
Таблица 6.2. Панель инструментов Конструктор отчетов

Кнопка

Описание

Команда меню

Вид (View)

Переключение в другие режимы работы с отчетом. Чтобы открыть отчет в каком-либо другом режиме, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите элемент, соответствующий необходимому режиму

Вид, Предварительный просмотр (View, Print Preview) Вид, Образец (View, Layout Preview)

Сохранить (Save)

Сохранение открытого отчета

Файл, Сохранить
(File, Save)

Найти (Search)

Отображение панели поиска документов Office. (Это новое средство Access 2010.)

Файл, Найти (File, Search)

Печать (факс)
(Print (Fax))

Печать или отправка по факсу отчета без открытия диалогового окна Печать (Print). (Отправка по факсу — новое средство Access 2010.)

Не предусмотрена

Предварительный просмотр (Print Preview)

Предварительный просмотр отчета перед печатью. Отчет может быть напечатан из окна предварительного просмотра

Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview)

Вырезать (Cut)

Удаление выделенных объектов из отчета в буфер обмена Windows

Правка, Вырезать
(Edit, Cut)

Копировать (Сору)

Копирование выделенных объектов отчета в буфер обмена .

Правка, Копировать
(Edit, Copy)

Вставить (Paste)

Вставка содержимого буфера обмена в отчет

Правка, Вставить
(Edit, Paste)

Формат по образцу (Format Painter)

Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой

Нет

Отменить (Undo)

Отмена последнего изменения отчета

Правка, Отменить
(Edit, Undo)

Вернуть (Redo)

Повторить отмененное действие

Правка, Вернуть
(Edit, Redo)

Добавление гиперссылки
(Insert Hyperlink)

Вставка в отчет гиперссылки

Вставка, Гиперссылка
(Insert, Hyperlink)

Список полей
(Field List)

Отображение или скрытие списка полей, содержащихся в источнике данных (запросе или таблице) отчета

Вид, Список полей
(View, Field List)

Панель элементов
(Toolbox)

Отображение или скрытие панели элементов

Вид, Панель элементов
(View, Toolbox)

Сортировка и группировка
(Sorting and Grouping)

Выводит диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting and Grouping), в котором можно задать структуру отчета и порядок отображения данных в нем

Вид, Сортировка и группировка (View, Sorting and Grouping)

 

Кнопка

Описание

Команда меню

Автоформат

Выбор заранее определенных

Формат, Автоформат

(AutoFormat)

форматов для отчетов, включая

(Format, AutoFormat)

такие характеристики, как фоновый рисунок для отчета и шрифты

для элементов управления

Программа

Открытие модуля, содержащего

Вид, Программа

(Code)

процедуры обработки событий

(View, Code)

отчета

Свойства

Открытие окон свойств выделен-

Вид, Свойства

(Properties)

ных объектов — отчета, раздела

(View, Properties)

(например, верхнего или нижнего

колонтитула), а также элементов

управления

Построить

Вызов Построителя для выделен-

Нет

(Build)

ного элемента или свойства в отчете. Access активизирует данную кнопку только в том случае, если для выделенного элемента или для свойства имеется Построитель

Окно базы данных

Отображение окна базы данных

Окно, 1 (Window, 1)

(Database Window)

Новый объект

Создание нового объекта базы

Нет

(New Object)

данных. Чтобы выбрать тип созда-

ваемого объекта, нажмите стрелку

справа от кнопки

Справка по Micro-

Вызов помощника и получение

Справка, Справка

soft Access

справки Access 2010

по Microsoft Access

(Microsoft Access

(Help, Microsoft Access Help)

Help)