Список рассылки


Очень часто в деловой практике требуется выполнить одну и ту же процедуру для нескольких контактов. Например, отправить факс с ценами всему списку клиентов, отправить сообщение или приглашение на собрание всем участникам проекта. Конечно же можно потратить время на выполнение этих операций для каждого контакта в отдельности, но Outlook предоставляет возможность объединения подобных контактов в специальные списки рассыпки (Distribution List), посредством которых многочисленные однотипные операции превращаются в одну.
Если продолжить рассмотрение нашего примера, то писателю тоже необходим подобный список рассылки, поскольку материал книги нужно отправлять как главному редактору, так и техническому.
Создание списка рассылки
> Действия > Создать список рассылки
Члены
Имя := BHV
Выберите членов…
Имя <Контакт> Члены ->
Имя <Контакт> Члены ->
ОК
Заметки
Текст заметки := Редакция "BHV"
Сохранить и закрыть
Если вы создаете группу, но какого-либо из контактов в списке Выберите членов (Select Members) нет, вы можете, не выходя из формы Список рассылки (Distribution List), добавить новый контакт.
Добавление нового члена в список рассылки
{В форме Список рассылки}
Добавить…
Краткое имя := Анна Кузьмина
E-mail address := kuzmina@bhv.ru
Добавить контакт
OK
Если требуется удалить контакт из списка рассылки, то выделите его и щелкните по кнопке Удалить (Delete).
Замечание
Если после создания списка рассылки некоторые параметры члена данного списка изменились (фамилия или адрес электронной почты), то для внесения подобных изменений достаточно нажать кнопку Обновить (Update Now).
Отметим только, что в представлениях Outlook список рассылки выделяется жирным цветом.
Работа с контактами
Кроме возможности хранения информации о человеке, с которым поддерживается связь, папка Контакты предоставляет возможность эту самую связь реализовывать. Outlook позволяет соотносить с контактом следующие действия:

  • Новое письмо (New Letter). Используется для составления обычного письма контакту. При выполнении этого действия запускается Мастер писем приложения Microsoft Word. Некоторые поля этого мастера будут автоматически заполнены, поскольку информация об отправителе и получателе известна.
  • Создать сообщение контакту (New Message). Используется для отправки контакту сообщения по электронной почте.
  • Новый запрос о собрании (New Meeting Request). Используется для сбора информации и оповещения контакта о предстоящем собрании.
  • Назначить встречу контакту (New Appointment). Используется для назначения встречи контакту.
  • Создать задачу для контакта (New Task). Используется для назначения задачи контакту.
  • Создать запись в журнале контактов (New Journal Entry). Используется для создания хронологической справки о работе с контактом "Дневник").
  • Связь (Link). Используется для связывания с контактом файла или элемента Outlook. Последнее действие равносильно нажатию кнопки Контакты в форме элемента и выбору их из списка.
  • Позвонить контакту (Call). Используется для автоматического набора телефонного номера контакта.
  • Вызов с помощью Net Meeting (Call using Net Meeting). Данное действие запустит приложение Microsoft NetMeeting и начнет устанавливать связь с сервером каталогов, который был указан на вкладке Подробности формы Контакт.
  • Отметить к исполнению (Follow Up). Используется для оповещения о запланированном для контакта действии.
  • Отобразить схему адреса (Display Map of Address). Используется для отображения схемы адреса. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с ссылкой на страничку Microsoft Office, где расположена соответствующая карта местности.
  • Просмотреть Web-страницу (Explore Web page). Используется для просмотра Web-страницы контакта. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с загружаемой страницей пользователя.
  • Переслать как vCard (Forward as vCard). Переслать контакт, как визитную карточку. Данный формат будет использоваться, если вы захотите переслать кому-либо информацию элемента Контакт.

Указанные возможности доступны из меню Действия формы "Контакт. В данной главе рассмотрим работу с контактом на примере действий Отметить к исполнению (Follow Up), Позвонить контакту (Call) и Новое письмо (New Letter). Остальные действия были рассмотрены выше.
Отметить к исполнению
Как было сказано выше, эта команда используется для оповещения пользователя о запланированном действии для контакта. Например, писателю необходимо до 26 июля 2001 года отправить сообщение редактору о результатах работы.
Создание отметки к исполнению
{Выделите контакт}
> Действия > К исполнению…
Отметка Отправить сообщение
Срок := 26.07.2001
ОК
После создания отметки в форме Контакт появится специальная информационная полоска с предупреждением о выполнении действия до определенного срока.
После того как задача будет выполнена, -нужно указать, что она завершена, установив флажок Завершена (Completed) или щелкнув кнопку Удалить (Clear Flag).
Позвонить контакту
Это действие выполняет автоматический набор телефоннрго номера контакта (естественно, при условии, что на компьютере установлен соответствующим образом настроенный модем).
Автонабор телефонного номера контакта
{Зъделите контакт}
> Действия > Позвонить контакту > Рабочий
Позвонить
{Разговор}
Конец связи
Закрыть
Состояния соединения (набор номера, нет связи, разрыв связи и т. д.) отображаются на панели Состояние (Call Status) под телефонным номером. Флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create new Journal Entry when starting new call) обязывает Outlook создавать элемент папки Дневник (Journal), тем самым позволяя отслеживать длительность разговора и ряд других параметров. Подробно о работе с папкой Дневник будет рассказано в главе 6 "Дневник".
Для диагностики соединения и проверки правильности настроек модема нажмите кнопку Параметры соединения (Dialing Options). В открывшемся диалоговом окне Параметры соединения можно посмотреть свойства соединения и телефонной линии. Кроме того, в этом диалоговом окне можно указать номера быстрого набора.
Под быстрым набором подразумевается установление связи, минуя выделение контакта.
Быстрый набор телефонного номера
> Действия > Позвонить контакту > Быстрый набор > <Телефон>
Замечание

Кроме звонков уже зарегистрированным контактам, вы можете осуществлять звонки на новый номер. Для этого выберите команду > Действия > Позвонить контакту > Новый звонок или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<D>.