Создание табличной базы данных сотрудников

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о магазинах и предлагаемых товарах и т. д.
В этой главе мы расскажем, как создать базу данных, которая содержит информацию о работниках. Такая база данных удобна по следующим причинам:
— она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя и отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения, количество детей и т. д.);
— с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров или причины их текучести;
— пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро формировать должностные оклады, рассчитывать суммы отпускных, начислять зарплату и премии за выслугу лет.
Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Excel.
Списки
Аналогом простой базы данных в Excel служит список. Список — это группа строк таблицы, содержащая связанные данные. Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, цену за единицу товара и т. д.
Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию (в нашем примере он располагается в строке 1). Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных.
Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. Для отделения заголовка от расположенных ниже данных применять пустые строки не следует.
Формирование заголовка списка
Предположим, что перечень столбцов списка, который будет применяться при создании базы данных, набит в текстовом редакторе Word .
ПРИМЕЧАНИЕ

Количество столбцов списка ограничено только допустимым количеством столбцов рабочего листа Excel (то есть 256).

На данном рисунке льготы по ПН (пункт 18) — это льготы, которыми пользуется сотрудник при начислении подоходного налога. Пункт "Совместитель — многодетный", расположенный ниже, содержит сведения о том, является ли данный сотрудник совместителем или многодетным родителем. Справочный столбец предназначен для внесения дополнительной информации.
Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы
Поскольку перечень полей табличной базы данных находится в документе Word, надо переместить его в электронные таблицы. Вот как можно быстро и без ошибок выполнить эту операцию:
1. Выделите перечень в документе Word и скопируйте его в буфер обмена.
2. Перейдите в программу Excel (если она запушена, то это можно осуществить посредством клавиш [Alt+Tab]).
3. Поместите табличный курсор в любую ячейку рабочего листа, расположенную под строкой 1 (в строке 1 будут находиться имена полей табличной базы данных). Допустим, вы выбрали ячейку А4.
4. Произведите вставку текста, находящегося в буфере обмена. В результате заголовки будут расположены друг под другом и займут 21 ячейку рабочего листа.
Обработка перенесенных текстовых данных
Обратите внимание, что все заголовки оформлены в одном формате:
— порядковый номер;
— точка;
— пробел;
— непосредственно текст заголовка;
— точка с запятой.
Однако из заголовка нам нужен только текст, образующий имя поля списка. Поэтому следующим этапом работы будет очистка текста от лишних символов. Конечно, эту операцию можно произвести вручную, до или после копирования текста в электронные таблицы. Но если записей будет несколько десятков или сотен, то вы потратите на это очень много времени и, скорее всего, внесете ошибки.
Справиться с данной работой можно довольно быстро, если использовать текстовые функции Excel. Алгоритм одного из таких методов представлен на.

При этом предполагается, что формат перечня заголовков точно соответствует приведенному выше описанию. В противном случае (если, например, после точки вместо одного пробела введены два) алгоритм работать не будет.