Сортировка в сводной таблице


В отличие от аналогичных таблиц в перекрестном запросе, данные в сводной таблице легко сортировать. Для этого используются стандартные кнопки Сортировать по возрастанию (Sort Ascending) и Сортировать по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.
Нужно выделить поле, по которому вы хотите отсортировать данные, и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. Если выделить поле в области строк, то данные будут отсортированы в порядке возрастания или убывания значений этого поля (в нашем примере названия товаров будут отсортированы в алфавитном порядке). Если выделить поле в области столбцов, то столбцы в таблице будут отсортированы в порядке возрастания значений в заголовках столбцов (в данном примере клиенты будут выведены в алфавитном порядке). Если выделить область детальных и итоговых данных таблицы, то она будет отсортирована в порядке возрастания (или убывания) значений в столбце "Общие итоги" (Grand Total).
Изменение уровня детализации
Вернемся к первоначальному виду таблицы, когда в столбцах отображались данные по годам . Рассмотрим, как можно изменить уровень детализации данных, выводимых в сводной таблице.
Обратите внимание, что в наименованиях поля столбцов справа виден маркер развертывания (значок плюса в квадратике). Это означает, что в данный момент отображаются данные самого верхнего уровня детализации.

  1. Щелкните по этому маркеру в столбце, соответствующем 1997 году. Появится еще одна строка в заголовке, и вместо одного столбца отобразятся пять: четыре соответствуют кварталам, а последний столбец представляет собой итог за год. Поскольку крайний правый столбец таблицы содержит общий итог по всем годам, то данные в этом столбце будут представлять собой промежуточный итог Итоги (Total). Маркер у цифр года изменился: появился значок минуса в квадратике. Его можно использовать потом для того, чтобы снова "свернуть" данные. Справа от поля "Годы" (Year) появилось еще одно поле — "Кварталы" (Quarters).
  2. Слева в заголовке кварталов также виден маркер развертывания. Щелкнув по нему, вы можете дальше развернуть данные и просматривать данные по месяцам. Но если вы хотите развернуть данные сразу по всем кварталам, воспользуйтесь специальной кнопкой на панели инструментов. Выделите поле "Кварталы" (Quarters) и нажмите кнопку "Развернуть" (Expand) на панели инструментов. Число столбцов в таблице увеличится и для каждого месяца будет отведен отдельный столбец. Кроме того, будут отображаться промежуточные итоги по кварталам и годам.

Замечание
Обратите внимание, что, выполняя все эти операции, мы не создавали никаких вычисляемых полей. Так, Access 2010 умеет работать с данными типа Дата (Date/Time).

  1. Если вы хотите теперь снова свернуть таблицу и отобразить только верхний уровень иерархии, выделите поле "Годы" (Year), щелкнув по его названию, и нажмите кнопку Свернуть (Collapse) на панели инструментов. Таблица вновь приобретет первоначальный вид.

Для того чтобы отображать или скрывать детальные данные, можно использовать также маленькие кнопочки с изображением знаков плюса и минуса, находящиеся у каждого значения поля, как в строках, так и в столбцах.

  1. Подведите указатель мыши к кнопке со знаком плюс в строке с названием первого товара. Появится подсказка Показать/скрыть детали (Show/Hide Details). Нажмите эту кнопку. Строка расширится, и в ней будут выведены как детальные данные по всем счетам, в которых участвовал этот товар, так и итоговые данные за год. Это как раз тот режим, который не удается получить, если воспользоваться группировкой в обычных запросах на выборку.
  1. Чтобы снова скрыть детальные данные, нажмите кнопку со знаком минус.
  2. Чтобы отобразить детальные данные сразу по всем строкам, выделите весь столбец с наименованиями товаров и нажмите кнопку Подробности (Show Details) на панели инструментов.
  3. Чтобы снова скрыть детальные данные по всем строкам, нажмите кнопку Скрыть подробности (Hide Details) на панели инструментов.

Аналогично отображаются и скрываются данные и для столбцов таблицы.
Детализация данных может быть изменена также при добавлении новых полей в область строк или столбцов. Например, можно добавить в область строк поле "Категория" (Category) и сгруппировать все товары по категориям.
Поле "Категория" отсутствует в исходном запросе "Счета" (Invoices), поэтому сначала нужно перейти в режим Конструктора, добавить к запросу таблицу "Типы" (Categories), затем добавить в бланк запроса поле "Категория" (CategoryName) из этой таблицы и снова вернуться в режим сводной таблицы. В списке полей появится новое поле. Далее необходимо осуществить следующие действия.

  1. Перетащите поле "Категория" (CategoryName) из списка полей в область строк, поместив его перед полем "Марка" (ProductName). Сводная таблица приобретет вид, показанный на. Теперь в левой части таблицы — два поля, причем все товары автоматически сгруппировались по категориям. Последняя строка в каждой категории представляет собой промежуточный итог продаж по категории.

Выделите поле "Категория" (CategoryName) и нажмите кнопку Свернуть (Collapse) на панели инструментов. Таблица быстро перестроится и будет иметь вид, приведенный на. Маркеры развертывания справа указывают на то, что представлен верхний уровень детализации, и данные могут быть детализированы.