Снимки отчетов

В предыдущей версии Access 2000 появилось новое средство публикации отчетов, отличающееся от экспорта в разнообразные наиболее популярные форматы документов. Это — преобразование отчетов Access в специально разработанный для задачи их публикации формат снимков отчетов (report snapshot). Основная идея этого новшества — предоставление компактного представления отчетов Access в виде отдельных от базы данных файлов (снимков отчетов), которые можно просматривать, листать и печатать без использования Microsoft Access, с помощью специально созданного очень небольшого приложения, названного "Просмотр снимков" (Snapshot Viewer). Эта программа совершенно независима от самого Microsoft Access и может быть установлена без установки на компьютер пакета Microsoft Office. Ее дистрибутив входит в состав пакета, а также доступен через Интернет на Web-узле Microsoft: http://www.microsoft.cora . Электронную версию отчета Access в виде файла снимка отчета можно также переслать по электронной почте или распространить другим способом передачи файлов. Те пользователи, на чьих компьютерах установлена программа "Просмотр снимков", смогут просмотреть полученный в виде снимка отчет. В новой версии Access 2010 это средство сохранилось.
Для преобразования отчета Access в формат снимка требуется воспользоваться тем же, упомянутым в предыдущем разделе, средством экспорта объектов базы данных Access.
Снимок отчета — файл с расширением snp — содержит копии всех страниц отчета, включая графические и другие вложенные объекты. Чтобы на основе отчета Access создать снимок:

  1. В окне базы данных в списке отчетов выделите нужный отчет и выберите команду Файл, Экспорт (File, Export). Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Object).
  2. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as type) выберите элемент Снимок (Snapshot Format), в раскрывающемся списке Папка (Save in) выберите папку, в которой будет сохранен файл, а в поле Имя файла (File name) введите имя файла снимка. Нажмите кнопку Экспорт (Export).
  3. Созданный в результате снимок отчета будет сохранен в указанной папке, после чего он будет открыт в автоматически запущенном (если ранее не было запущено) приложении "Просмотр снимков".

Замечание
Если программа "Просмотр снимков" на вашем компьютере не была установлена (она не устанавливается со стандартной конфигурацией Access), то в этот момент будет произведена автоматическая попытка установить ее. Поэтому, возможно, вы получите сообщение с требованием вставить в дисковод дистрибутивный диск Microsoft Office.
В нижней части окна приложения "Просмотр снимков" содержится панель навигации, которая позволяет листать страницы отчета при просмотре. Крайняя справа кнопка на этой панели позволяет выполнить печать отчета. Щелкнув правой кнопкой мыши по области отчета, вы откроете контекстное меню, которое включает команды, дублирующие функции кнопок панели навигации, и команду Масштаб (Zoom), с помощью которой вы сможете регулировать масштаб отображения страниц отчета в окне программы Просмотра снимков. Это приложение позволяет одновременно просматривать несколько снимков отчета. Переключаться между снимками и управлять расположением их окон внутри приложения можно с помощью команд меню Окно (Window). Кроме просмотра и печати снимков программа "Просмотр снимков" позволяет также пересылать их по электронной почте. Для этого нужно выбрать команду меню Файл, Отправить (File, Send). Тогда появится окно сообщения Microsoft Outlook, в которое автоматически попадет снимок отчета в виде вложенного файла. Останется заполнить необходимые поля и отправить сообщение с помощью кнопки Отправить (Send). Получателю сообщения достаточно дважды щелкнуть мышью по значку вложенного файла, чтобы запустить программу "Просмотр снимков" и открыть в ней полученный снимок.
Создав файл снимка отчета, вы можете сразу поместить его в папку на Web-узле и, установив ссылки на него на Web-страницах, предоставить доступ к этому снимку отчета всем пользователям Интернета или внутренней сети итранет с помощью программы просмотра Internet Explorer.
Для просмотра снимков отчетов можно также использовать элемент ActiveX — файл Snapview.ocx, который входит в состав дистрибутива пакета Microsoft Office 2002. Например, чтобы использовать этот ActiveX в качестве элемента управления в каком-либо объекте представления данных в Access (форме, отчете, странице доступа к данным), требуется включить ссылку на него. Для этого в редакторе VBA выберите команду Сервис, Ссылки (Tools, References) и в появившемся диалоговом окне установите флажок напротив элемента списка Snapshot Viewer Control (Элемент Просмотр снимков).
Режимы работы с отчетами
Работа с отчетами Access 2002 может происходить в трех режимах: в режиме Просмотра образца, в режиме Предварительного просмотра и в режиме Конструктора. Переключиться из одного режима в другой можно либо с помощью команды Образец (Layout Preview), Предварительный просмотр (Print Preview) или Конструктор (Design View) в меню Вид (View) в любом режиме работы с отчетом, либо с помощью кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) в режиме Конструктора.
Режим Предварительного просмотра предназначен для просмотра отчета в Access в том виде, как он будет выведен на печать. Отчет, открытый в режиме Предварительного просмотра, можно просмотреть в увеличенном или уменьшенном масштабе, отобразить на экране одновременно одну или несколько страниц, а также напечатать, предварительно определив параметры страницы. По умолчанию из окна базы данных (при двойном щелчке по отчету или нажатии кнопки Открыть (Preview) в окне базы данных) отчет открывается именно в этом режиме. Если отчет был открыт в другом режиме, то для перехода в режим Предварительного просмотра выберите команду Вид, Предварительный просмотр (View, Print Preview) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) и в открывшемся списке выберите элемент Предварительный просмотр (Print Preview).
Режим Просмотра образца является удобным средством проверки внешнего вида и структуры (макета) создаваемого отчета. В этом режиме в окно просмотра выводятся только те данные, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Для просмотра всех данных, выводящихся в отчете, следует использовать режим Предварительного просмотра. Чтобы перейти в режим Просмотра образца, выберите команду Вид, Образец (View, Layout Preview) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) и в открывшемся списке выберите элемент Образец (Layout Preview).
В режиме Конструктора можно разрабатывать отчеты, модифицировать их структуру, изменять внешний вид, добавлять и удалять поля. Этим режимом обычно пользуются разработчики отчетов Access. Чтобы перейти в режим Конструктора, выберите команду Вид, Конструктор (View, Design View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) и в открывшемся списке выберите элемент Конструктор (Design View). На показан открытый в режиме Конструктора отчет, создание которого.
Замечание

Создать новый отчет можно "с нуля", начиная его разработку сразу в режиме Конструктора, не пользуясь средствами автоматического создания отчетов и Мастером отчетов Access. Для этого достаточно дважды щелкнуть по ярлыку Создание отчета в режиме конструктора (Create report in Design view) над списком отчетов в окне базы данных.