Работа с записями

Рассмотрим работу с записями в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление записи, изменение записи и удаление записи. Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо нажать кнопку Новая запись (New Record) на панели инструментов Таблица (Table Datasheet), а затем ввести данные в поля новой записи. Возможно также использование одного из следующих вариантов добавления записи в таблицу.

  • Нажать кнопку добавления новой записи >* в нижней части окна таблицы.
  • Переместить указатель на запись, отмеченную в области выделения звездочкой.
  • Выбрать в главном меню команду Вставка, Новая запись (Insert, New Record).
  • Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения и из контекстного меню выбрать команду Новая запись (New Record).

Замечание
Microsoft Access сохраняет изменения в полях текущей записи при переходе к другой записи.
Чтобы изменить существующую запись, достаточно поместить указатель мыши на поле, данные в котором необходимо изменить. После этого ввести новые данные и нажать клавишу <Таb> для перехода на следующее поле. Окончательно данные будут изменены только после перехода на следующую или любую другую запись. До тех пор, пока работа выполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу <Esc>. При необходимости отменить изменения, произведенные в текущем поле, можно также воспользоваться клавишей <Esc>.
Замечание
Если нужно внести изменения сразу в несколько записей, например увеличить цены в прайс-листе на некоторый коэффициент, используется запрос к базе данных специального вида — запрос на обновление.
В режиме Таблицы можно копировать и перемещать записи через буфер обмена. Для этого необходимо:

  1. Выделить одну или несколько записей для копирования или перемещения.

Замечание
Выделение записей выполняется аналогично тому, как это делается в электронной таблице, т. е. щелкните левой кнопкой мыши в области выделения первой записи и, удерживая кнопку, переместите указатель мыши до последней выделяемой записи, затем отпустите кнопку. Аналогично выделяются столбцы таблицы, только щелкать мышью нужно по области заголовка столбца.

  1. Для того чтобы скопировать записи — нажать на панели инструментов кнопку Копировать (Сору).
  2. Для того чтобы переместить записи — нажать на панели инструментов кнопку Вырезать (Cut).
  3. Открыть в режиме Таблицы объект, в который требуется скопировать записи. При необходимости, переставить столбцы, чтобы они соответствовали порядку копируемых или перемещаемых данных.
  4. Для замены существующих записей копируемыми — выделить заменяемые записи и нажать на панели инструментов кнопку Вставить (Paste).
  5. Для добавления записей в конец таблицы — выбрать в меню Правка (Edit) команду Добавить из буфера (Paste Append).

Если исходный объект в режиме Таблицы содержит больше полей, чем объект-получатель, лишние поля не вставляются.
Удалить запись можно тоже несколькими способами. Сначала нужно в любом случае выделить запись, а затем выполнить одно из следующих действий:

  • Нажать на панели инструментов кнопку Удалить запись (Delete Record).
  • Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения удаляемых записей и из контекстного меню выбрать команду Удалить запись (Delete Record).
  • Выбрать из меню Правка (Edit) команду Удалить (Delete) или Удалить запись (Delete Record).
  • Нажать клавишу Удалить (Delete).

При удалении записей Access запрашивает подтверждение, чтобы предотвратить случайное удаление.
Замечание
Иногда при удалении данных требуется удалить связанные с ними данные из других таблиц. Если при определении связи между таблицами был установлен флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records), то это удаление выполняется автоматически, в противном случае Access не позволит удалить данные в главной таблице, если для них существуют связанные записи в подчиненной таблице.