Работа с записками

Помимо сообщений, в общих папках можно хранить любую информацию. Ярким примером использования общих папок является работа с записками. Записка (Post Item) — это специальное сообщение Outlook, используемое для хранения короткой текстовой информации наподобии заметки. Но если информация заметки относится непосредственно к вам, то информация записки относится ко всем участникам группы. Любой из участников может ответить на записку, тем самым организовав дискуссию (форум) ("Многообразие Web-страниц").
Работа с записками аналогична работе с любым другим элементом Outlook, здесь также можно вставлять файлы, форматировать текст сообщения, задавать категории и т. д.
Создание записки
{На панели Folder List}
Общие папки Все общие папки BHV
Создать записку в папке Тема := Локализация
Текст := Господа! Не стоит ли увеличить срок сдачи материала в связи с задержкой локализованной версии Office?
Поместить в папку
После опубликования записки любой пользователь может ее прочесть и ответить, организовав новый уровень дискуссии. Таков ответ участника группы Новикова.
Ответ на записку
Записка — "Локализация"
Поместить ответ в папку
Text := Думаю, действительно стоит продлить, но не более чем на неделю…
Поместить в папку
Иерархию вопросов и ответов в общей папке удобно просматривать в представлении По предметам (By Conversation Topic).
Представление По предметам
> Вид > Текущее представление > По предметам
Замечание
Помимо ответа на записку запиской в общую папку, участник группы может отправить ее по электронной почте любому другому пользователю персонально, например тому, кто не входит в состав участников рабочей группы, но которому интересна тема обсуждения.
Доступ к папкам пользователей
Помимо использования обших папок, пользователь может персонально разрешить доступ к информации, хранящейся в личной папке. Допустим, что один из членов группы обладает списком контактов, которые не хранятся в общей адресной книге, но являются полезными и конфиденциальными еще для одного участника коллектива. Безусловно, можно переслать контакт, импортировать, скопировать — вставить и т. д., но в случае появления нового контакта повторение операции неизбежно, а на это тратятся силы и время.
Решением данной проблемы является предоставление прав просмотра .информации требуемой папки указанному пользователю.
Установка прав доступа к папке
{На панели Список папок}
Mailbox [Usarov, Egor] Контакты
1R Свойства Разрешения
Добавить…
Имя Novikov, Fedor Добавить->
ОК
Уровень Ответственный редактор
ОК
Поясним данную программу. Вначале выбирается пользователь, которому будут переданы права на доступ к информации в папке. Но .интерес представляет следующий шаг — непосредственное задание прав доступа. Право доступа (Permission) — это право, дающее пользователю возможность санкционированного использования определенных данных, хранящихся в папке, и определенных действий, связанных с ними. Outlook предоставляет 9 стандартных уровней доступа, которые перечислены вместе с возможностями, исходящими из данных прав.
Уровень доступа

Права доступа

Возможности

Владелец (Owner)

Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. Данные права также дают возможность изменять уровень доступа для других имеющих доступ к папке. (Не распространяется на представителей)

Ответственный редактор (Publishing Editor)

Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. (Не распространяется на представителей)

Читатель (Reviewer)

Только чтение элементов и файлов

Автор без прав редактирования
(Contributor)

Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не распространяется на представителей)

Автор (Author)

Создание и чтение элементов и файлов, правка и удаление только своих элементов и файлов

Ответственный автор (Publishing Author)

Создание и чтение элементов и файлов, создание подпапок, правка и удаление только своих элементов. (Не распространяется на представителей)

Нет доступа (None)

Не имеет прав доступа. Нет возможности открыть папку

Корреспондент
(Custom)

Права доступа для данного пользователя определяются владельцем папки. (Не распространяется на представителей)

Редактор (Editor)

Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов

Замечание
Помимо предоставления прав доступа какому-либо пользователю можно изменить право доступа по умолчанию, после чего любой пользователь сможет обращаться к информации данной папки.
Но вернемся к пользователю, получившему такую возможность. Для просмотра информации ему необходимо открыть соответствующую папку.
Открытие папки другого пользователя
> Файл > Открыть > Папка другого пользователя…
Имя…
Имя Usarov, Egor
OK
Папка Контакты
ОК
После этого перед пользователем откроется соответствующая папка.

Еще раз заметим, что пользователь может производить операции только согласно переданным ему правам. Например, при правах Ответственный редактор (Publishing Author) пользователь может просматривать информацию, создавать и удалять только собственные контакты в этой папке.