Работа с представителями

Выше, в колонке с описанием возможностей, предоставляемых тем или иным уровнем доступа, в скобках часто встречалось — "Не распространяется на представителей". Что же это за категория такая — представители?
Представители (Delegates) — это участники рабочей группы, которым вы предоставляете (делегируете) права на отправку писем от вашего имени (электронного адреса). Данная возможность очень полезна в случае, когда один из участников проекта уходит в отпуск или отсутствует по каким-либо причинам, а переписка с компаньонами от его лица должна быть продолжена.
Создание прав представителя
> Сервис > Параметры.. Представители
Добавить…
Имя Novikov, Fedor Добавить
OK
OK
Отправка сообщений пользователем, которому делегированы права на отправку, практически ничем не отличается от обыкновенного создания сообщения, за исключением возможности указать, от чьего имени отправляется сообщение.
Отправка сообщения от имени представителя
{В папке Входящие}
Создать…
> Вид > Поле "От"
от…
Имя Usarov,Egor
ок
{Заполнить оставшиеся поля}
Отправить
Замечание
Если пользователь попытается отправить письмо от имени пользователя, не предоставляющего ему подобную возможность, Outlook выдаст уведомляющее предупреждение.
После того как сообщение отправлено, его получатель в поле от будет видеть следующий текст — Novikov, Fedor; от имени; Usarov, Egor.
Расписание группы
Мы уже рассматривали процесс планирования собраний, но благодаря использованию информационной службы Microsoft Exchange Server планирование собраний становится и проще и функциональнее.
Создание расписания группы
Зачастую в рабочей группе существует определенный набор участников (например, совет директоров или коллектив какого-либо отдела, подразде ления), которые проводят регулярные собрания. Ранее начальнику подобной группы каждый раз приходилось создавать собрание с нуля, заполняя данные об участниках собрания, рассылая каждому приглашение, и т. д. В Outlook 2010 появилось новое средство планирования групповых собраний. Теперь "администратор" группы может сохранить календари участников, что впоследствии позволит ему быстро и легко осуществлять доступ к информации о занятости команды, рассылать сообщения участникам команды или же планировать собрания с их участием.
Создание расписания группы
> Действия > Просмотр расписания группы…
Создать…
Введите название группового расписания:= MS Office XP
ок
Другие > Добавить из Адресной книги…
Имя Novikov, Fedor To->
Имя Usarov, Egor To->
OK
Другие > Добавить общую папку…
Общие папки Календарь группы
ОК
Сохранить и закрыть
Прокомментируем рисунок. Первый этап в организации группового собрания — это задание участников группы. Как вы могли заметить, помимо внесения в группу конкретного пользователя можно подключить и общую папку Календарь, в которой отмечаются события для всего коллектива компании, например еженедельное или ежемесячное собрание, празднование дня основания фирмы и т. д. Эта возможность очень удобна, поскольку можно посмотреть, не стыкуется и не пересекается ли планируемое собрание для отдельной группы с планами всего коллектива в целом.
По мере задания участников группы их занятость отобразится в представлении Почасовое расписание диалогового окна Расписание группы (Group schedule). Здесь, как и в случае с простым собранием, можно изменить масштаб представления Масштаб (Zoom), отобразить информацию только по рабочим часам ( Параметры > Показать только рабочие часы).
Замечание
В данном представлении дополнительная информация отображается только для встреч, не помеченных как Частные (Private).
Работа с групповым расписанием
После определения группового расписания можно разослать его участникам приглашение на участие в собрании или же просто сообщение электронной почты. Причем, можно разослать его всем или только определенным кон тактам, что также весьма удобно, если кто-либо находится в отпуске или собрание не требует участия какого-либо контакта.
Рассылка приглашений на собрание
> Действия > Просмотреть расписание группы…
Групповые расписания MS Office XP Открыть…
{Задание дня проведения собрания}
Перейти < День>
Организовать > Создать собрание со всеми…
{Откроется форма собрания с заполненными полями Кому}
Тема:= <тема собрания>
Текст сообщения := <комментарий
{Задание времени проведения собрания}
Планирование
Автовыбор >>
Добавить в личный календарь
Отправить