Работа с правилами

Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.
В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.
Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.
Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.
"Ручное" выполнение правил
Выполнить…
CityCat
Включая вложенные папки
Применить к Все сообщения
Выполнить
В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.

  • Очень хорошо обдумайте, каким образом вы будете структурировать сообщения. Важно четко понимать работу Outlook с выбранной вами структурой. Так, например, можно создавать однотипные папки для каждого из контактов, содержащие подпапки: Входящие (Inbox) — для пришедших от контакта сообщений, и Отправленные (Sent Items) — для отправленных ему.
  • Создавая правило, продумайте весь его алгоритм. Убедитесь, что правило не пересекается с другими и не противоречит самому себе, чтобы впоследствии не искать сообщение там, где его нет. Иногда в таких случаях Мастер правил выдает предупреждение о несовместимости.
  • В случае, если сообщение не удовлетворяет ни одному из правил, оно помещается в папку Входящие (Inbox)
  • Не забывайте еще об одном общем средстве структуризации — Категории (Category). Создайте для типичных сообщений правила определения категорий.

 

Дополнительные настройки папки Входящие
Пользователь электронной почты, к сожалению, не застрахован от всевозможных сообщений рекламного или вульгарного характера, посланных кем-либо. Так, например, многие торговые фирмы рассылают своим потенциальным клиентам каталоги и различную рекламную информацию, используя почтовые адреса, взятые из телефонных справочников. Сейчас эти фирмы добрались и до электронной почты и все чаше используют ее в качестве инструмента маркетинговой политики. Специальные настройки Outlook позволяют избегать получения и прочтения подобных сообщений, а также вести работу с сообщениями "для взрослых". Об этих и других возможностях мы и расскажем в данном разделе.
Размещение по папкам
Дополнительные настройки папки Входящие определяются во встроенном диалоговом окне Настройка папки Входящие (Ways to organize Inbox), изображенном на. Для открытия этого окна выберите команду > сервис > организовать… или щелкните по одноименной кнопке на панели инструментов Стандартная.
На данной вкладке пользователь может установить дополнительные параметры перемещения элементов.

  • Переместить выделенные сообщения (Move message selected below to). Выделите сообщения, необходимые для перемещения. В раскрывающемся списке выберите папку, в которую следует перенести элементы, после чего нажмите кнопку Переместить (Move).
  • Создать правило (Create rule). Создается правило для полученных или отправленных сообщений указанному контакту, которое перемещает элементы в выбранную папку. Для указания контакта просто выделите пришедшее от него сообщение. После заполнения всех полей нажмите кнопку Создать (Create). Появится предупреждение о применении правила для уже имеющихся сообщений, а после ответа рядом с кнопкой Создать (Create) — надпись Готово (Finish).

Для более детальной настройки правила можно обратиться к Мастеру правил, нажав одноименную кнопку в верхней части этого диалогового окна.
Цветовое выделение
При активной и полноценной переписке пользователь может получать сообщения повышенной важности, требующие незамедлительной обработки. Хорошо если отправитель помечает сообщения как особо важные, а если нет? Как сразу отличить подобные сообщения из списка всех пришедших писем? Microsoft Outlook позволяет применять специальный формат для указанных сообщений. Таким образом они будут выделяться из массы простых писем.
На вкладке По цвету (Using Colors) пользователь может выбрать специальное цветовое выделение для сообщений, пришедших от определенного контакта. Для этого укажите в раскрывающемся списке, что для приходящих или отправленных сообщений будет использоваться цветовое выделение. После этого выделите сообщение, пришедшее от контакта, или введите его имя в поле Контакт (Contact). И наконец, выберите из раскрывающегося списка цвет, которым будут выделяться последующие сообщения. Нажмите кнопку Применить цвет (Apply Color), и все сообщения от данного контакта будут выделены.
Нажатие кнопки Автоформатирование (Automatic Formatting) вызовет появление одноименного диалогового окна, в котором пользователь может более детально указать и условия автоформатирования, и сам формат.
Давайте усложним условия автоформатирования для демонстрации всех его возможностей. Допустим, что сообщение от данного контакта подлежит выделению, если в поле Тема (Subject) или тексте сообщения имеется слово "глава", если сообщение содержит вложение, размер которого превышает 100 Кбайт, а также если сообщение имеет отметку к исполнению.
Автоформатирование
Письма, полученные от контакта
Условие…
Сообщения
Искать текст := глава
Место поиска поле темы и текст сообщения
Другие условия
Вложения Одно или несколько вложений
Размер Больше := 100
Дополнительно
Поле > Часто используемые поля > Отметка "К исполнению"
Условие не пусто
Добавить к списку
ОК
Помимо изменений условий автоформатирования, пользователь может поменять шрифт, которым будут отображаться сообщения в папке Входящие. Настроить параметры автоформатирования можно также, изменяя настройки представлений Outlook.

Следующей после вкладки По цвету (Using Colors) идет вкладка По представлению (Using Views), но поскольку ее назначение тривиально (измене ние представлений папки Входящие), мы сразу перейдем к следующей вкладке Нежелательная почта (Junk E-mail).