Работа с факсами

В предыдущих главах была рассмотрена работа с сообщениями электронной почты. В этой главе речь пойдет еще об одном, весьма популярном средстве передачи информации — это факсимильные сообщения, или факсы. Хотя передача информации посредством электронной почты и быстрее, и качественнее, до сих пор факсимильные системы пользуются сравнительно большим спросом.
Факсимильные системы
Итак, что же такое факсимильная система и как она работает? Позвольте для начала привести ряд определений. Факсимильным аппаратом называется специальное устройство для передачи факсимильных сообщений, а факсимильным сообщением, или факсом, — специальная графическая информация (иными словами, картинка), передаваемая от одного факсимильного аппарата по обыкновенным телефонным линиям другому. Таким образом, отправку или прием факса можно расценивать как обычный телефонный звонок. Существует два основных вида факсимильных аппаратов: факс-телефон и факс-модем. Естественно, что в данной книге мы будем описывать работу с факсами, их отправку и получение через факс-модем.
К сожалению, пользователи операционной системы Windows более ранних версий, чем Windows 2000, не смогут воспользоваться средствами Outlook для работы с факсами. Это обусловлено тем, что Outlook не имеет встроенного редактора факсов, а использует факсимильную службу Microsoft Windows 2000, которая отсутствовала в предыдущих версиях этой операционной системы.
В предыдущей версии Outlook поставлялся вместе с урезанной версией факсимильного приложения компании Symantec — WinFax Pro (Symantec WinFax Starter Edition 1.0). В настоящей версии Outlook отказался от поддержки данного редактора, переключившись на использование информационной службы Microsoft Fax Mail Transport.
Настройка факса
Перед тем как использовать факс-службу, ее необходимо соответствующим образом настроить. Настройка факса делится на три этапа:

  1. Настройка факса.
  2. Включение сервиса, отвечающего за прием и отправку факсимильных сообщений.
  3. Создание учетной записи Outlook, поддерживающей работу с данной информационной службой.

Свойства факса
Настройки факса происходят на панели управления Windows.
Настройка факса
Start > Settings > Control Panel… 2L Fax
Настройка факса происходит на четырех вкладках диалогового окна Fax Properties. На первой вкладке задается информация пользователя, которая будет отображаться на титульных страницах факса (cover pages).
На вкладке Cover Pages пользователь может добавить новый титульный лист или уже существующий, нажав, соответственно, кнопки New и Add. He будем описывать здесь создание нового титульного листа, работу же с редактором титульных страниц (Fax Cover Pages Editor) продемонстрируем на отображении стандартных титульных страниц Windows Fax.
На вкладке Status Monitor установите все флажки, кроме последнего. Их суть — уведомление пользователя и мониторинг процедур, связанных с отправкой или приемом факсимильных сообщений. Последний флажок Enable manual answer for the first device указывает факс-модему на "ручную", а не автоматическую процедуру приема факса.
На последней вкладке Advanced Options три кнопки:

  • Open. Fax Service Management Consol. Вызывает консоль управления факсом. Принципы работы с этой консолью будут рассмотрены в следующем разделе.
  • Open Fax Service Management Help. Открывает диалоговое окно справочной информации по работе с Fax Service.
  • Add a Fax Printer. Добавляет факс на панель принтеров. Неосведомленному пользователю данная возможность покажется абсурдной, но дело в том, что отправление факса равносильно его распечатке на виртуальном принтере факса. Более того, пользователь может в дальнейшем установить параметр, при котором все приходящие факсы автоматически будут распечатываться на принтере.

Консоль факсов
После того как пользователь нажал кнопку Open Fax Service Management Consol, появится одноименная консоль, позволяющая управлять работой сервиса факсов .
Основными аспектами, интересующими нас в данном случае, являются установка факса на автоматическое получение и отправку факсов, а также настройка сопутствующих параметров. Рассмотрим сначала настройку параметров отправки факсов.
Параметры отправки факса
Tree
Fax Service on Local Computer
> Action > Properties
General
Number of retries := 3
Minute between series := 10
Days unsent fax is kept : = 10
Archive outgoing faxes in := D:\My FaxesXSent
OK
В разделе. Retry Characteristics устанавливаются параметры отправки факса, а именнно: количество повторов при отправке (если номер абонента занят), временной интервал, через который будет осуществляться очередная попытка отправки факса, и количество дней, на протяжении которых будет сохраняться неотправленный факс.
В разделе Send Settings указываются параметры хранения отправленных факсов (укажите требуемую папку) и стандартное время отправки факса. Если пользователь выберет отправку в стандартное время, она будет происходить в указанном временном интервале (а точнее, ночью, когда вас нет на работе и телефон не перегружен).
Теперь перейдем непосредственно к настройке модема, отвечающего за получение и отправку факсов.
Параметры получения факса
{В консоли факса} Devices
Device Name < действующий факс-модем>
General
Enable Sent
Enable Receive
Rings before answer := 5
Received Faxes
Send in folder := D:\My Faxes\Received
OK
OK
Установка первого флажка позволяет отправлять факс, второго — принимать. Важный параметр Rings before answer определяет количество звонков, необходимых для автоматического включения факс-модема на прием факсимильного сообщения. И наконец, на последней вкладке определяется место хранения принятых факсов, а также возможность их автоматической распечатки на принтер.
Замечание
Автоматическая отправка факсов возможна только в случае снятого флажка Enable manual answer for the first device на вкладке Status Monitor диалогового окна Fax Properties, указывающего на ручной прием факса.
После того как все параметры настроены, необходимо убедиться, что сервис факса стартован.
Запуск сервиса факсов
Start > Programme > Administrative Tools > Component Service
Tree
Console Root Services
Services Name Fax Service
{На панели} Start Service

Итак, первичные процедуры настройки факс-модема на прием и отправку факсимильных сообщений настроены, теперь перейдем к использованию этих возможностей средствами Outlook.