Просмотр табличной базы данных

Итак, база данных сотрудников создана. Ее файлу (книге) мы присвоили имя База. Если вы хотите вывести на экран всю табличную базу данных, попробуйте уменьшить масштаб представления листа. Однако если база данных велика, то масштаб придется уменьшить до такой степени, что трудно будет разобрать, какие данные в ней содержатся. Вы можете убедиться в этом, выделив диапазон ячеек А1:Ш 1, в котором расположена таблица, и выбрав в раскрывающемся списке Масштаб элемент По выделению.
Если использовать нормальный масштаб, например 100%, то при просмотре левой части списка не будет видна его крайняя правая часть и наоборот. Если в списке несколько сотен записей, то при просмотре нижней его части не видна строка заголовков.
Чтобы работать с этим списком было удобно, нам необходимо видеть строку заголовков и три левых столбца, содержащих номер по порядку, табельный номер и фамилию работника. Существует несколько методов, позволяющих установить необходимый режим просмотра данных:
— открытие нескольких окон;
— разделение таблицы на области;
— закрепление областей таблицы.

 

Работа с окнами
В Excel существует возможность открыть для одного и того же рабочего листа два окна . Данная операция выполняется при помощи команды Окно/Новое. После этого в списке открытых книг меню Окно вы увидите некоторые изменения. Если ранее здесь было указано имя только одной книги (База), то теперь в списке появятся два имени: База:! и База:2. Список команд меню Окно представлен на.
Теперь после вызова команды Окно/Расположить на экране появится диалоговое окно Расположение окон . В области Расположить окна этого окна выберите, например, переключатель сверху вниз. В результате на экране появятся два окна с одним и тем же листом книги. Одно из окон является активным, на что указывает более яркий цвет его заголовка.
Перейти к другому окну можно, воспользовавшись одним из следующих методов:
— щелкнув указателем мыши в этом окне;
— с помощью комбинации клавиш [Ctrl+Tab];
— с использованием меню Окно (имя нужного окна будет указано в списке, находящемся в нижней части меню).
Первый метод можно применить только в случае, когда окно, к которому нужно перейти, отображено на экране. Вторым и третьим методами можно вызывать невидимое окно открытой книги, если таковая имеется.
ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание, что при перемещении по полю листа в одном окне, вид другого окна не изменяется. А вот если вы внесете в одно из окон какие-либо изменения, то таковые появятся и в другом окне.

Однако для нашего случая такой способ просмотра таблицы является не самым удобным. Поэтому давайте вернем таблицу в исходное состояние (когда на экране отображено только одно окно). При этом будет восстановлено и прежнее имя книги — База. Это можно сделать двумя способами:
— нажав кнопку Развернуть в правом верхнем углу любого окна;
— воспользовавшись комбинацией клавиш [Ctrl+FlO].
Закрыть одно из окон можно одним из следующих методов:
— нажав кнопку Закрыть окно (с крестиком) в правом верхнем углу окна;
— нажав комбинацию клавиш [Ctrl+F5].
А чтобы свернуть окно, необходимо выполнить одно из таких действий:
— нажать кнопку Свернуть окно в правом верхнем углу сворачиваемого окна;
— применить комбинацию клавиш [Ctrl+F9].
Скрыть одно окно можно, выполнив команду Окно/Скрыть. В этом случае окно не закрывается. Для его восстановления нужно задать команду Окно/Отобразить и, когда появится диалоговое окно Вывод на экран скрытого окна книги , в области Показать скрытое окно книги выбрать его имя (скажем, База:2) и нажать кнопку ОК.
Разделение таблицы на области
Удобный метод просмотра данных можно обеспечить, разделив таблицу на две или четыре области .
Поместите табличный курсор в ту ячейку рабочего листа, где должна появиться граница раздела, и вызовите команду Окно/Разделить. Выполнив разделение, вы сможете просматривать в одном окне различные области таблицы. При этом:
— две области, расположенные в столбце одна под другой, будут иметь один и тот же заголовок;
— две области, расположенные рядом по горизонтали, будут иметь одинаковые номера строк.
Если таблица разделена на четыре области, то каждая область имеет независимые полосы прокрутки, что позволяет выводить на экран несмежные вертикальные и горизонтальные области таблицы. Линии, разделяющие таблицу на области, можно легко перемещать мышью.

При необходимости убрать разделение таблицы на области воспользуйтесь одним из следующих способов:
- выполните команду Окно/Снять разделение;
- подведите указатель мыши к полосе разделения и дважды щелкните на ней;
- перетащите полосу разделения к краю окна.