Просмотр дневника


Дневник имеет шесть стандартных представлений: три в виде временной шкалы и три — в табличном виде ().
Стандартные представления Дневника

Представление

Отображаемые элементы и поля

По типу (By Type)

Представление (по умолчанию) в виде временной шкалы . Записи сгруппированы по типу

По контактам
(By Contacts)

Записи сгруппированы по контактам, выбранным в поле Для следующих контактов диалогового окна Параметры дневника

По категориям
(By Categories)

Стандартная группировка по категориям

Список элементов
(Entry List)

Представление табличного типа, отображающее полный список элементов с полями: Значок, Вложение, Тип записи, Тема, Начало, Длительность, Контакт, Категории

За последние семь дней (Last Seven Day)

То же, только с соответствующим фильтром по дате

Телефонные звонки
(Phone Calls)

То же, только с соответствующим фильтром по типу

Остановимся на рассмотрении представления По типу. В этом отображении записи выстраиваются в виде значков, сгруппированных по соответствующему типу. При необходимости можно открыть запись двойным щелчком на этом значке.
Для перехода к определенной дате в Дневнике можно либо воспользоваться полосой прокрутки, либо щелкнуть по стрелке вниз, рядом с названием месяца, и выбрать нужную дату в Календарике . Более того, можно изменять масштаб данного представления. В режимах День (Day) и Неделя (Week) к значку записи добавляется текст темы.
Для изменения параметров отображения данного представления можно воспользоваться диалоговым окном Формат представления временной шкалой (Format Timeline View).
Изменение представления временной шкалой
{В окне просмотра информации}
Other Settings…
Показывать номер недели
максимальная ширина := 50 символов
показывать метку в представлении по месяцам
ОК
Резюме
В данной главе мы говорили об универсальном средстве протоколирования деятельности пользователя в Outlook с помощью приложений Microsoft Office — Дневник. Здесь были рассмотрены:

  • Создание записи. Ручной и автоматический способ ведения записей Дневника. Указание параметров автоархивации.
  • Представления Дневника. Представление Временная шкала позволяет отследить длительность действий пользователя на протяжении некоторого интервала времени.

 

Outlook сегодня и личные папки
В этой главе рассматривается работа с представлением Outlook сегодня, а также способы организации информации в Microsoft Outlook. В частности, изучается создание папок и размещение в них информации, работа со списком папок и панелью Outlook, установка свойств папки, а также методы просмотра файловой структуры компьютера средствами Outlook и многое другое.
Outlook сегодня
Представление Outlook сегодня (Outlook Today) отображает все элементы Outlook, связанные с текущим днем. Иными словами, пользователю предлагается специальная выборка по всем элементам, дающая возможность взглянуть на события рабочего дня в целом.
Для открытия данного представления достаточно щелкнуть по ярлыку Outlook сегодня (Outlook Today) на панели Outlook. Возможный вид данного представления изображен на.
Работать с этим представлением очень просто. На панели просмотра информации отображаются элементы папки Календарь (Calendar), Задачи (Task) и Сообщения (Messages). Для перехода в представления этих папок подведите указатель мыши к одному из заголовков столбца — он превратится в кисть руки с указательным пальцем (гиперссылка) — и щелкните по указателю. Для перехода непосредственно к элементу необходимо проделать те же действия с его названием.
Для изменения настроек данного представления нажмите кнопку Настройка Outlook сегодня (Customize Outlook Today) в верхнем правом углу.
Ниже описано назначение параметров данной настройки:

  • Запуск (Startup). Установите этот флажок, если вы хотите начинать свой рабочий день с просмотра данного представления (при запуске Outlook).
  • Сообщения (Messages). Мы еще не рассматривали работу с сообщениями, но суть данного поля состоит в выборе папок с элементами типа Сообщение для отображения их в данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество непрочтенных элементов в папках Входящие (Inbox), Исходящие (Outbox), Черновики (Draft).
  • Календарь (Calendar). В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней (включая текущий), элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи пяти дней.
  • Задачи (Task). В этом поле задается выборка по задачам, которые следует отображать.
  • Стили (Style). В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный (Standard), Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето (Summer), Зима (Winter). Выбранный стиль отображается в виде маленькой картинки под списком.

После сделанных изменений необходимо нажать кнопку Сохранить изменения (Save Settings) в правом верхнем углу.
Совет
По умолчанию при запуске Outlook открывается папка входящие (Inbox). Установка флажка Запуск (Startup) заставит Outlook открывать представление Outlook сегодня. Однако вы можете начинать работу Outlook с любой другой папки. Выберите команду > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. В раскрывающемся списке Открыть папку (Startup in this folder) выберите папку, начиная с которой в последующем будет загружаться Outlook.