Предварительный просмотр и печать схемы данных

Если схема данных содержит большое количество таблиц и не помещается на одну страницу, Access разбивает ее на страницы. Перед печатью можно просмотреть, как выполняется разбиение. Для этого нужно выполнить команду меню Схема, Просмотреть разрывы страниц (Diagram, View Page Breaks). Тогда на схеме появляются синие разделительные линии и номера страниц. Перемещая объекты, можно добиться, чтобы они целиком помещались на странице, а меняя форму представления, получить тот вид схемы, который обеспечит нужную степень детализации информации.
После того как вы убедились, что вид схемы вас удовлетворяет, выберите команду Файл, Печать (File, Print), чтобы напечатать эту схему.
 
Копирование и перемещение таблиц между схемами данных
Таблицы и группы таблиц легко копируются из одной схемы в другую через буфер обмена. При этом можно копировать как отдельные таблицы, так и группы таблиц.
Для перемещения таблиц из одной схемы в другую необходимо открыть на экране сразу обе схемы, выделить нужную таблицу или группу таблиц и перетащить их мышью в новую схему.
С помощью операций копирования и перемещения можно разделить одну большую схему на несколько более простых и, наоборот, из нескольких подсхем создать одну общую схему.
Также через буфер можно копировать поля из одной таблица в другую, причем другая таблица может быть как в той же самой схеме, так и в другой.
 
Удаление таблиц из схемы и из базы данных
Чтобы удалить таблицу из схемы данных, нужно выделить эту таблицу и нажать кнопку Скрыть таблицу (Hide Table) на панели инструментов или выбрать соответствующую команду в контекстном меню. При этом таблица больше не отображается в схеме базы данных, но не удаляется из самой базы данных. Если таблица была из—менена, то прежде чем удалить ее из схемы, Access запросит, хотите ли вы сохранить изменения в базе данных. Если вы ответите Нет (No), то таблица сохранится в памяти Access в измененном состоянии, и эти изменения перенесутся в базу данных когда вы сохраните схему базы данных при закрытии.
Для того чтобы удалить таблицу не только из схемы, но и из базы данных, нужно выделить эту таблицу и выполнить из контекстного меню команду Удалить таблицу из базы данных (Delete Table from Database). При этом таблица на самом деле удаляется из базы данных только тогда, когда вы сохраните схему базы данных, из которой вы ее удаляли. Если не сохранять изменения в схеме данных, то таблица удалена из базы данных не будет.
 
Работа со схемами базы данных в многопользовательской среде
Схемы базы данных хранятся на SQL Server, и несколько пользователей могут работать с одной схемой, если они имеют на это права. При этом, когда вы попытаетесь сохранить изменения в схеме базы данных, может оказаться, что другой пользователь сделал изменения в схеме или в базе данных, которые не были отражены в вашей схеме. Access сообщит вам о такой ситуации. В этом случае вы можете выполнить одно из трех действий:

  • сохранить свою схему и все изменения в структуре базы данных, которые перечислены в списке в диалоговом окне Сохранить (Save). Это действие может повлиять на другие схемы, содержащие те же таблицы;
  • закрыть диаграмму, не сохраняя никаких изменений. Тогда, когда вы ее снова откроете, она окажется согласованной с базой данных;
  • сохранить список изменений в текстовом файле.

Если вы решили сохранить сделанные вами изменения в базе данных, то происходит следующее:

  1. Если другой пользователь удалил объекты, которые присутствуют в вашей схеме, они будут созданы вновь.
  2. Сохраняются триггеры, которые были добавлены к таблицам.

Удаляются объекты, которые были удалены из вашей схемы, даже если другой пользователь изменил эти объекты.