Поисковая система Outlook


Уважаемые читатели, давайте оглянемся назад. Мы рассмотрели почти все основные средства работы с Outlook, и, безусловно, его почти неограниченные возможности потрясают! Однако использование его потенциала не только поражает, но и порождает бесчисленное множество информации. Сколько сообщений, встреч, задач, заметок и т. п. будет создано, получено, перенаправлено?
Причем далеко не всегда эта груда информации структурирована или упорядочена, что заставляет пользователя тратить неоправданно много времени на поиск необходимых данных стандартными средствами. При таком подходе к задаче поиска информации естественно предположить, что необходимо специальное средство поиска.
Поэтому представляем вам универсальную поисковую систему Outlook. С ее помощью можно организовать сколь угодно точный поиск не только элементов Outlook, но и файлов в стандартных папках компьютера. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска как довольно приблизительные, так и достаточно точные, поскольку элементы Outlook имеют целый ряд свойств, позволяющих расширять или сужать поиск.
В этой главе будут рассмотрены процедуры поиска элементов Outlook и файлов компьютера, а также рассмотрены дополнительные возможности в настройках поисковой системы.
Процедуры поиска разных элементов Outlook во многом схожи, поэтому, не умаляя общности, рассмотрим поиск сообщений. Надеемся, что по аналогии с ниже рассмотренными процедурами вы сможете организовать поиск для любого другого элемента Outlook (встречи, задачи и т. д.).
Простой поиск
Самый простой способ найти требуемый элемент — это в папке, его хранящей, выбрать команду > сервис > поиск или щелкнуть соответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная. Вверху панели просмотра отобразится встроенное диалоговое окно поиска.
Данное диалоговое окно содержит поле Просмотреть (Look For), в которое вводится текст, являющийся шаблоном поиска, а также раскрывающийся список Искать в (Search In), в котором можно выбрать, в каких папках искать элементы. По умолчанию поиск производится по элементам папки, в которой происходит поиск, но пользователь может выбрать один из трех дополнительных вариантов: Все почтовые папки (All Mail Folders), Полученная почта (Mail I Received), Отправленная почта (Mail I Sent). Параметр Выбрать папки (Choose Folders) будет детально рассмотрен в следующем разделе. И наконец, последним из элементов данного диалога является раскрывающийся список Параметры, в котором пользователь может установить дополнительный параметр поиска Просматривать весь текст в каждом сообщении (Search All Text in Each Message). Если данный флажок установлен, то поиск будет производиться по всем элементам, содержащим в любом из своих полей указанный текст, если же он не установлен, то поиск будет производиться только по полю Тема (Subject).
В приведенном ниже листинге задан поиск всех пришедших сообщений, содержащих в поле Тема текст "Outlook".
Простой поиск элементов
Просмотреть : = Outlook
Искать в Полученная почта
Параметры (снять) Просматривать весь текст в каждом сообщении
Найти
Замечание
После проделанного поиска в поле Просмотреть можно будет выбрать его недавние условия из раскрывающегося списка.
По окончании поиска панель просмотра информации отобразит все элементы, удовлетворяющие его условию. После этого вы можете продолжать запланированную работу с найденными элементами.
Простой поиск легок и быстр, но его функциональность проигрывает в случае более изощренных условий поиска, скажем по дате или по адресу отправителя. В следующем разделе мы рассмотрим основной инструмент Outlook для расширенного поиска элементов.
Расширенный поиск
Диалоговое окно Расширенный поиск (Advanced Find) позволяет пользователю организовать сколь угодно точный поиск элементов Outlook. Поиск иголки в стоге информации Outlook является для Расширенного поиска легкой и приятной работой.
Открытие расширенного поиска :
>Сервис > Расширенный поиск файлов….
Совет
Расширенный поиск можно открыть и при незапущенном приложении Outlook, для чего выберите на рабочем столе Windows Пуск > Найти > Работа с Microsoft Outlook.
Приведем некоторые основные принципы работы с диалоговым окном Расширенный поиск. Во-первых, оно имеет три вкладки, в которых определяются условия поиска. При этом необходимо иметь в виду следующее:

  • Outlook игнорирует незаполненные поля;
  • условия, введенные в несколько полей, заставляют Outlook организовывать поиск элементов, в которых одновременно выполнены все эти условия;
  • альтернативные условия поиска вводятся через запятую или через точку с запятой, а обязательные — через символ &.

Во-вторых, в правой части диалогового окна Расширенный поиск находятся три функциональные кнопки: Найти (Find Now), Прервать (Stop), Сброс (New Search).

  • Найти. Нажатие этой кнопки приведет к запуску поисковой системы по заданным критериям. Найденные элементы, удовлетворяющие условию поиска, отображаются в виде списка в нижней части данного диалогового окна. Двойной щелчок по элементу приведет к его открытию. Более того, вы можете упорядочить найденные элементы.
  • Прервать. Нажатие этой кнопки возможно только во время работы поисковой системы. Щелчок по ней заставляет прекратить поиск информации, причем, если Outlook нашел за это время какие-нибудь элементы, удовлетворяющие условию поиска, он все равно отобразит их.
  • Сброс. Нажатие этой кнопки приводит к удалению всех ранее введенных в форму условий поиска.

И, в-третьих, в верхней части данного диалогового окна располагаются элементы управления, позволяющие определить тип искомого элемента Outlook и его месторасположение. По умолчанию поля Просмотреть (Look -For) и в папке (in Folder) имеют значения элементов активной на данный момент папки Outlook. В нашем случае активной являлась папка Входящие, хранящая сообщения. Естественно, что помимо сообщений, Outlook позволяет производить поиск и по другим элементам, а также по файлам компьютера. Для указания типа искомого элемента раскройте список Просмотреть и выберите требуемый тип его искомого элемента. Как известно, по умолчанию все сообщения помещаются в папку Входящие, но пользователь мог перемещать сообщения в любые созданные папки. Для организации поиска по всем папкам, содержащим сообщения, необходимо их указать, воспользовавшись диалоговым окном Выбор папки (Select Folders).
Выбор папки
Обзор…
Папки Входящие
Исходящие
Отправленные
Черновики
Удаленные
Просмотреть вложенные папки
ОК
Заметьте, что после выбора папок их названия отображаются в поле Просмотреть в папке. Установка флажка Просмотреть вложенные папки (Search subfolders) обязует Outlook выполнить соответствующее действие, в противном случае элементы, находящиеся в папке CityCat, не участвовали бы в поиске.
После настройки типа и местоположения искомого элемента можно переходить к более точным настройкам поиска, которые реализуются на трех вкладках данного диалогового окна. Кстати, первая из них меняет название и содержание в зависимости от типа искомого элемента. В нашем случае эта вкладка носит название Сообщения, давайте перейдем к ее рассмотрению.