Поиск файлов


Возможности поисковой системы Outlook не ограничиваются только нахождением собственных элементов. Outlook может организовать поиск файлов компьютера, причем возможности этого поиска гораздо шире стандартных средств поиска Windows.
Расширенный поиск файлов
Сервис > Расширенный поиск файлов… (<Ctrl>+<Shift>+<F>)
Просмотреть Файлы
Стандартные условия
По умолчанию Outlook ищет файлы в папке Мои документы. Пользователь может изменить данные границы поиска посредством диалогового окна Выбор папки, изображенного. Для его открытия нажмите кнопку Обзор. В отличие от предыдущего случая (поиска сообщений), это окно отображает не структуру папок Outlook, а структуру папок файловой системы Windows. Установка флажка около папки потребует просмотра ее файлов при организации поиска.
Так же, как и в ситуации с поиском элементов, существует несколько возможностей поиска. Одной из основных является поиск файла по его имени и типу. Если пользователю известно название файла, то его достаточно ввести в поле Имя. Например, dip23.tex. Если вы лишь приблизительно знаете название файла, например только его имя без расширения или первые три из пяти букв имени и первую букву расширения, можно воспользоваться стандартными масками поиска (регулярными выражениями): "*" — для любого числа символов и "?" — для единственного знака. Применяя их согласно последней формулировке условия, получим следующий шаблон поиска для поля Имя: dip??. t*.
Некоторые типы (расширение) разыскиваемых файлов можно вводить не только в поле Имя, но и в раскрывающемся списке Тип. По умолчанию в нем указан тип Файлы Office.
Совет
Если вы хотите одновременно найти несколько файлов, введите их имена, разделенные запятой или точкой с запятой. Кстати, по умолчанию поле Имя не чувствительно к регистру.
Поля Искать текст и Место поиска позволяют провести уже описанный для элементов поиск текста.
Раскрывающийся список Выбрать элементы содержит только два значения: нет и измененные. Если вы хотите организовать поиск по дате последнего изменения файла, то выберите измененные и в следующем списке установите необходимый временной интервал.
Дополнительные условия
На вкладке Другие условия присутствует всего два элемента.
Флажок Различать строчные и прописные буквы. Его установка заставляет Outlook быть чувствительным к регистру при поиске файлов по их названию.
Настройка расширенного поиска
Выше были рассмотрены возможности задания условий поиска, но помимо этого пользователь может изменять представления области Результат поиска, более того, он может сохранять условия поиска для дальнейшего их использования.
Область Результат поиска
После нажатия кнопки Найти найденные элементы выводятся в области Результат поиска. Пользователь может изменить ее представление, выбрав команду > Вид > Текущее представление. Подробно О работе c представлениями было рассказано. Также пользователь может отсортировать список найденных элементов по любому из полей.
Установка параметра Автопросмотр приведет к отображению элементов вместе с первыми тремя строками их содержимого.
Установка флажка Строка состояния позволяет увидеть ее внизу области Результат поиска. В этой строке отображается количество найденных элементов.
После того как Outlook найдет требуемый файл, его можно открыть, дважды щелкнув по нему в списке найденных файлов (конечно, если установлено приложение, в котором он был создан) или выбрав команду >Файл > Открыть > Выделенные документы.
Совет
Помимо всего прочего пользователь может, не выходя из диалогового окна Расширенный поиск, распечатать файл, сохранить его или его вложение. Кроме трго, пользователь может также использовать все команды для работы с буфером обмена.
Сохранение условий поиска
Зачастую после задания определенного условия поиска и проверки его работоспособности появляется потребность в его повторном использовании. Чтобы постоянно не вводить все предыдущие условия заново, полезно их сохранять. Итак, допустим, что вы ввели необходимый набор условий в диалоговом окне Расширенный поиск, в приведенном ниже примере показана процедура его сохранения.
Сохранение набора условий поиска
> Файл > Сохранить набор
Папка <Имя папки>
Имя файла : = <Имя файла>
ок
Замечание
По умолчанию Outlook сохраняет условия в папке Мои документы в файлах с расширением . oss.
Теперь в случае необходимости можно открыть набор условий и организовать по ним поиск.
Открытие набора условий поиска
> Файл > Открыть условия поиска
Папка <Имя папки>
Имя файла <Имя файла>
ОК
Совет
При необходимости после открытия набора условий его можно отредактировать для каждого конкретного случая.