Перенос заголовков из столбца в строку

После удаления из названий столбцов лишних символов можно приступать к формированию строки заголовка списка. Для этого необходимо поместить имена столбцов в строку 1:
1. Выделите и скопируйте в буфер обмена полученный после обработки текст из диапазона ячеек D4:D24.
2. Поместите табличный курсор в ячейку А1, которая будет служить началом строки заголовка списка.
3. Нажмите правую кнопку мыши и выделите в контекстном меню команду Специальная вставка.
4. В диалоговом окне Специальная вставка отметьте опцию транспонировать.
5. Нажмите кнопку ОК. В результате все заголовки будут расположены по горизонтали в диапазоне А1:U1.
Прежде чем приступить к форматированию ячеек заголовка, введите в список данные хотя бы о пяти сотрудниках. Ведь нам не известно, как будет выглядеть табличная база данных с внесенной информацией.
Занесение информации в базу данных
Ниже приведены советы, которые помогут вам создать удобную для работы базу данных сотрудников.
1. При вводе табельного номера (или другого набора цифр), который начинается с нуля, помните, что Excel может воспринять его как число и отбросить этот нуль. Чтобы этого не произошло, следует указать перед нулем префикс "’" либо задать для ячейки (или диапазона) текстовый формат. Для выбора формата откройте диалоговое окно Формат ячеек на вкладке Число и отметьте в списке Числовые форматы элемент Текстовый.
2. Для фамилии, имени и отчества выделяйте отдельные ячейки, а не вносите все эти данные в одно поле, где обрабатывать их довольно сложно. При необходимости содержимое ячеек можно объединить.
3. Наименование отдела (сектора, подразделения) и должность сотрудника также заносите в отдельные поля. Это позволит быстро определить, например, количество сотрудников в данном подразделении, текучесть кадров по указанной должности в течение определенного времени и многое другое. Представленные таким образом данные легко обрабатывать автоматически.
4. Указывайте дату приема и увольнения сотрудника, что позволит определить, скажем, стаж его работы в подразделении или среднее время работы на данной должности. Указание даты, с которой начинается отсчет непрерывного производственного стажа, даст возможность автоматически определить непрерывный стаж, произвести автоматическое начисление премии за выслугу лет и за дни временной нетрудоспособности.
5. Если в таблице имеется столбец с таким заголовком, как улица, не заносите в него сокращение ул. (например, вместо ул. Красноармейская в поле достаточно ввести только слово Красноармейская либо для проспекта — Правды пр-т). Номера телефонов в табличной базе данных старайтесь записывать в одном стиле. К примеру, если один телефонный номер записан в виде 234-56-78, то не вносите другие как 234-5678мяк 2345-678. Нарушение этих принципов значительно усложняет поиск и сортировку данных.
6. Не забывайте вносить в базу данных даты рождения сотрудников. Используя дополнительную сервисную функцию (она описана ниже), вы сможете определить, у кого из работников в ближайшее время день рождения, и поздравить этого человека.
7. Создавайте справочные поля. Такие поля обеспечивают удобную сортировку данных по каким-то заданным критериям. Если человек уволился, можно поставить в поле соответствующий флажок, например, в виде цифры 1, и тогда, воспользовавшись фильтром, отображать в списке либо только работающих на предприятии, либо только уволенных.
Применение функции ЛЕВСИМВ для определения дня рождения сотрудников
Столбец Р списка содержит номер работника, по которому, используя функцию ЛЕВСИМВ, можно определить его день рождения с точностью до одного дня. В идентификационном коде работника первые пять цифр отражают дату его рождения в одном из форматов дат Excel. Если идентификационный номер внесен, например, в ячейку Р2, то для определения даты рождения в ячейку О2 введите следующую формулу:

=ЛЕВСИМВ(Р2;5)*1

Эта формула возвращает пять первых символов в текстовом формате, а последующее умножение на единицу переводит текстовый формат в числовой. Вам лишь остается задать для ячейки О2 формат даты.
Форматирование табличной базы данных
После внесения в список данных о нескольких сотрудниках можно приступать к форматированию таблицы. Вы увидите, что ширину одних столбцов нужно увеличить, а других, наоборот, уменьшить. Если текст не помещается в заголовке или поле, то к этому диапазону ячеек необходимо применить автоматический перенос текста с выравниванием по центру или по краям, отметив опцию переносить по словам на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек .
Как правило, для заголовка выбирают шрифт, отличающийся от шрифта остальной области списка. Давайте зададим для строки заголовков шрифт со следующими параметрами: гарнитура Arial Cyr, стиль Обычный, размер 10 пунктов, цвет синий. Кроме того, выберем для ячеек заголовка выравнивание по центру. Это можно сделать посредством панели инструментов Форматирование или с помощью диалогового окна Формат ячеек.
Панель инструментов Форматирование
Вид и размер шрифта можно задать, выбрав нужные элементы в раскрывающихся списках Шрифт и Размер шрифта .
Для изменения начертания шрифта на панели инструментов имеются три кнопки: Полужирный, Курсив и Подчеркнутый.
Выровнять текст в ячейке по горизонтали вы можете, воспользовавшись одной из следующих кнопок: По левому краю, По центру, По правому краю.
Цвет шрифта выбирается в раскрывающемся списке Цвет шрифта.
Диалоговое окно Формат ячеек

Практически все вышеперечисленные действия можно выполнить, вызвав диалоговое окно Формат ячеек и выделив вкладку Шрифт. Эта вкладка позволяет выбрать вид, стиль начертания, размер и цвет литер шрифта.