Печать таблицы

Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:

  1. Выделить таблицу в окне базы данных.
  2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).

При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).
Для того чтобы иметь возможность изменять параметры печати, необходимо воспользоваться возможностями печати из режима Таблицы.
Для этого нужно:

  1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.
  2. Выбрать в меню Файл (File) команду Печать (Print).
  3. В окне Печать (Print), в блоке Принтер (Printer), в поле имя (Name) выбрать принтер, на котором предполагается печатать таблицу.
  4. При необходимости нажать кнопку Свойства (Properties) для получения доступа к свойствам принтера.
  5. При необходимости установить флажок печать в файл (Print to file) для создания файла на диске.
  1. В блоке Печатать (Print Range) выбрать режим печати: все (АН) — всю таблицу, страницы с no (Pages From To) — диапазон страниц, выделенные записи (Selected Record(s)) — только выделенные записи таблицы.
  2. В блоке Копии (Copies) установить количество копий в поле число копий (Number of copies).
  3. При необходимости установить флажок разобрать по копиям (Collate) для включения режима печати по копиям, т. е. сначала будут печататься все листы первого экземпляра, затем — все листы второго и т. д.
  4. При необходимости нажать на кнопку Настройка (Setup), которая открывает окно Параметры страницы (Page Setup) для установки параметров страницы.
  5. Нажать кнопку ОК.

Замечание
Кнопка Печать (Print) e режиме таблицы также распечатает всю таблицу.
Чтобы иметь возможность настроить расположение информации на листе, нужно:

  1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.
  2. Выбрать из меню Файл (File) команду Параметры страницы (Page Setup).
  3. Открыть вкладку Поля (Margins) и установить значения отступов от края страницы, соответственно: верхнее (Тор), нижнее (Bottom), левое (Left) и правое (Right).
  4. При необходимости установить флажок Печатать заголовки (Print Headings) для вывода на печать заголовков столбцов.
  5. Открыть вкладку Страница (Page) и в блоке Ориентация (Orientation) выбрать ориентацию листа: Книжная (Portrait) или Альбомная (Landscape).
  1. В блоке Бумага (Paper) выбрать в поле Размер (Size) размер листа, а в поле Подача (Source) — вариант подачи листов на принтер.
  2. В блоке Принтер для объекта <имя таблицы> (Printer for <имя таблицы>) выбрать Текущий принтер (Default Printer) или Другой принтер (Use specific printer). В последнем случае при нажатии на кнопку Принтер (Printer) открывается окно выбора принтера.
  3. Нажать на кнопку ОК.

Замечание
В зависимости от типа вашего принтера вкладка Страница (Page) может отсутствовать. В этом случае, вместо выполнения пунктов 5, 6 и 7, вам следует щелкнуть мышкой по кнопке Свойства (Properties) в окне Печать (Print) и выбрать необходимые значения размера бумаги, ориентации листа и т. д. из настроек самого принтера.
Чтобы иметь возможность посмотреть расположение данных на страницах, прежде чем они будут отправлены на печать, можно воспользоваться функцией предварительного просмотра. Войти в режим Предварительного просмотра можно как из окна базы данных, так и из режима Таблицы. Чтобы просмотреть таблицу в режиме Предварительного просмотра из окна базы данных, необходимо выделить таблицу в списке таблиц окна базы данных, а затем выполнить одно из действий:

  • нажать кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов База данных (Database);
  • выбрать из меню Файл (File) команду Предварительный просмотр (Print Preview);
  • щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы и из контекстного меню выбрать команду Предварительный просмотр (Print Preview).

Чтобы войти в окно предварительного просмотра из режима Таблицы, следует нажать кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet) или выбрать команду Предварительный просмотр (Print Preview) из меню Файл (File).
После перехода в режим Предварительного просмотра на экране появляется окно предварительного просмотра и панель инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). В нижней части окна присутствует ряд кнопок перемещения по страницам, аналогичных кнопкам перемещения по записям в режиме Таблицы. Там же находится поле номера страницы, в котором отображается номер текущей страницы и в которое можно вручную ввести номер страницы и перейти на эту страницу.
Чтобы увеличить страницу для детального просмотра, достаточно установить указатель мыши на изображение страницы (он принимает форму лупы со знаком плюс (+)) и нажать на левую кнопку мыши. Для просмотра листа целиком необходимо установить указатель мыши на страницу (лупа со знаком минус (—)) и нажать на левую кнопку мыши. При просмотре страницы в режиме увеличения в окне появляются линейки прокрутки, позволяющие перемещаться по листу вверх-вниз и вправо-влево.
Действия, которые можно совершить с помощью кнопок панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview).
Таблица 2.16. Описание кнопок панели инструментов Предварительный просмотр

Название кнопки или списка

Команда меню

Описание

Вид (View)

Вид, Конструктор Вид, Режим таблицы Вид, Сводная таблица Вид, Сводная диаграмма

Используется для переключения в режим Таблицы, в режим Конструктора, в режим Сводной таблицы в режим Сводной диаграммы

Печать (Print)

Файл, Печать

Применяется для печати таблицы

Масштаб (Zoom)

Вид, Масштаб

Позволяет изменять масштаб отображения страницы

Одна страница
(One Page)

Вид, Число страниц

Позволяет просматривать одну страницу (режим по умолчанию)

Две страницы
(Two Page)

Вид, Число страниц

Позволяет просматривать две страницы одновременно

Несколько страниц (Multiply Pages)

Вид, Число страниц

Позволяет выбрать количество отображаемых одновременно страниц

Поле со списком Масштаб (Zoom)

Вид, Масштаб

Позволяет ввести масштаб отображения в процентах или выбрать его

Закрыть (Close)

Файл, Закрыть

из списка
Позволяет выйти из режима просмотра и вернуться в режим таблицы или в окно базы данных

Установка (Setup)

Файл, Параметры страницы

Позволяет изменять параметры страницы непосредственно из режима Предварительного просмотра

Связи с Office
(Office Links)

Позволяет экспортировать данные из таблицы в другие документы Microsoft Office

Окно базы данных (Database Window)

Активизирует окно базы данных

Новый объект
(New Object)

Позволяет создать на основе данной или любых других таблиц новую таблицу, запрос, форму, отчет, страницу, макрос, модуль

Как видно из таблицы, многие действия, выполняемые при нажатии кнопок на панели инструментов, дублируются соответствующими командами меню. Эти действия являются стандартными и используются в других приложениях Microsoft Office. Характерной именно для Access является кнопка Связи с Office. Если нажать стрелку справа на этой кнопке, то появляется список из трех команд:

  • Слияние с MS Word (Merge It with MS Word) — обеспечивает слияние данных из таблицы Access с документом Microsoft Word;
  • Публикация в MS Word (Publish It with MS Word) — преобразует таблицу Access в документ Microsoft Word;
  • Анализ в MS Excel (Analyze It with MS Excel) — преобразует таблицу Access в рабочий лист Microsoft Excel.