Печать результатов запроса


Результаты запроса можно не только посмотреть на экране, но и напечатать. Сделать это можно несколькими способами:

  1. Открыть запрос в режиме Таблицы и нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов. При этом таблица выводится на принтер, установленный по умолчанию, и используются параметры печати, заданные по умолчанию.
  2. Открыть запрос в режиме Таблицы и выполнить команду Файл, Печать (File, Print). В этом случае перед печатью таблицы на экран выводится стандартное окно Печать (Print), в котором можно изменить параметры печати, заданные по умолчанию. Например, можно выделить в результирующей таблице только некоторые записи, а затем в диалоговом окне Печать (Print) установить переключатель выделенные записи (Selected Record(s)). Тогда будут напечатаны только выделенные записи.

Настройка параметров печати при печати запроса выполняется так же, как и при печати обычной таблицы .
Совет
Перед выводом запроса на печать полезно посмотреть его в режиме Предварительного просмотра. Для этого нужно нажать кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов. Назначение кнопок панели инструментов и возможные действия с запросом в режиме Предварительного просмотра аналогичны описанным.
Можно напечатать результат запроса и прямо из окна базы данных, не открывая его. Для этого необходимо:

  1. Выделить требуемый запрос в списке запросов окна базы данных
  2. Щелкнуть правой кнопкой мыши по названию запроса.
  3. Выбрать из контекстного меню команду Печать (Print).

 

Передача результатов запроса в другие приложения
В Microsoft Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office. Рассмотрим эти возможности.
Существуют четыре способа использования данных Microsoft Access в Microsoft Word.

  • При работе с Microsoft Word версии 7.0/95 или более поздней можно с помощью Мастера по созданию составных документов Microsoft Word создавать документы Word, связанные с данными Microsoft Access. После установления связи документ может быть в любое время открыт в Microsoft Word и использован для печати стандартных писем или почтовых наклеек, в которых используются текущие данные из Microsoft Access.
  • При работе с любой версией Microsoft Word допускается экспорт данных из Microsoft Access в файл данных составного документа, который применяется при создании составных документов Word.
  • Допускается сохранение данных в файле формата RTF. При этом сохраняются такие атрибуты форматирования, как шрифты и стили. Файл RTF может быть открыт в Microsoft Word, в других текстовых процессорах на платформе Windows или в издательских программах.
  • Допускается сохранение объекта в режиме Таблицы, формы или отчета в файле формата RTF с автоматической загрузкой его в Microsoft Word. При этом Microsoft Word открывается и отображается окно с экспортированным документом.

Чтобы создать составной документ Microsoft Word с помощью мастера, необходимо:

  1. В окне базы данных выделить имя экспортируемого запроса, выбрать в меню Сервис (Tools) команду Связи с Office (Office Links) и подкоманду Слияние с MS Word (Merge It with MS Word).
  2. В окне Слияние с документами Microsoft Word (Microsoft Word Mail Merge Wizard) установить один из двух переключателей: Установить связь с готовым документом Microsoft Word (Link your data with existing MS Word document) или Создать новый документ и установить связь с ним (Create new document and then link data to it), а затем нажать кнопку OK (рис. 4.40).
  3. В первом случае необходимо выбрать требуемый файл в окне открытия файла и нажать кнопку Открыть (Open).

Откроется пустой документ Word, и отобразится панель инструментов Слияние (Mail Merge). Чтобы вставить в документ нужные поля, используйте кнопку Добавить поле слияния (Insert Merge Field) на этой панели.
Для того чтобы осуществить экспорт запроса в файл данных составного документа Microsoft Word, необходимо:

  1. В окне базы данных выбрать имя экспортируемого запроса, а затем выполнить команду Экспорт (Export) из меню Файл (File).
  2. В окне Экспорт объекта (Export Object) выбрать тип файла Слияние с MS Word (Microsoft Word Merge) в поле Тип файла (File Type), а в поле Имя файла (File name) ввести имя файла и нажать кнопку Экпорт (Export).

Microsoft Access автоматически создает файл данных, содержащий имена полей и все данные из таблицы. Пример такого файла, полученного путем экспорта запроса "Список имеющихся товаров", приведен на.
Чтобы сохранить запрос в файле формата RTF, необходимо:

  1. В окне базы данных выбрать имя сохраняемого запроса. Для того чтобы сохранить выделенный фрагмент объекта в режиме таблицы, открыть запрос и выделить требуемую часть.
  2. Выполнить команду Экспорт (Export) из меню Файл (File).
  3. В поле Тип файла окна Экспорт объекта (Export Object) выбрать тип файла Формат RTF (Rich Text Format), а в поле Имя файла (File name) ввести имя файла и нажать кнопку Экспорт (Export).

Файл в формате RTF, открытый в редакторе Word для запроса "Список имеющихся товаров", приведен на.
Если вы хотите экспортировать запрос в документ Word и сразу увидеть результат операции экспорта, используйте команду меню Сервис, Связи с Office, Публикация в MS Word (Tools, Office Links, Publish It With MS Word). При этом результирующие записи запроса сохраняются в файле формата RTF в папке, в которую установлен Microsoft Access. Word загружается автоматически, и в нем открывается сохраненный файл.
Чтобы проанализировать данные запроса в Microsoft Excel, используйте команду меню Сервис, Связи с Office, Анализ в MS Excel (Tools, Office Links, Analize It With MS Excel). Результаты выбранного запроса при этом будут сохранены в файле Microsoft Excel в папке, в которую установлен Microsoft Access. Microsoft Excel запускается автоматически и открывает этот файл. Пример пересылки данных из запроса MS Access в MS Excel приведен на.
Запрос можно преобразовать в любой из форматов, в который экспортируются данные из таблиц Access, и присоединить к сообщению электронной почты. Для этого необходимо:

  1. В окне базы данных выбрать требуемый запрос или, открыв его в режиме Таблицы, выделить нужную часть данных.
  2. Выбрать в меню Файл (File) команду Отправить (Send To).
  3. В диалоговом окне Отправка по почте (Send) выбрать формат присоединяемого файла и нажать кнопку ОК.

Microsoft Access открывает новое почтовое сообщение и присоединяет к нему объект в указанном формате.