Параметры слияния


В процессе слияния, нажав кнопку на панели Слияние, можно задать нужные параметры для получения результата слияния .
Описание параметров слияния

Параметры слияния

Значение

Описание

Назначение

Новый документ

Объединяет документы в новый документ (без имени), который можно просмотреть

                            

Принтер

Посылает объединенные документы прямо на принтер

                               

Электронная почта

Пересылает объединенные документы, используя электронную почту или факс

Диапазон записей

Все:

Объединяет все записи

                            

С:
по:

Позволяет пользователю ранжировать количество объединяемых записей

Не печатать

                  

Word сжимает строки/удаляя пустые

Печатать

                              

Если эта опция выбрана, Word печатает все строки

Для слияния отдельных записей из общего списка предусмотрена возможность отбора записей из источника данных и их сортировки.
1. Для задания параметров слияния нажмите кнопку Отбор записей (Query Options).
2. На закладке Отбор записей (Query Options) выберите поле данных в списке Поле (Field), а затем выберите оператор сравнения в поле Оператор (Comparision). В поле Значение (Compare to) введите текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.
3. Чтобы задать несколько связанных условий отбора, используйте операторы И или ИЛИ.
4. Чтобы объединить записи в определенном порядке, выберите закладку Сортировка записей (Sort Records), а затем выберите поля, по которым будут сортироваться записи.
Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически производится выбор соответствующих записей данных. Чтобы выбрать другие записи, измените параметры отбора. Чтобы выбрать вое записи данных из источника данных, нажмите кнопку Очистить все (Clear All) на закладке Отбор записей (Query Options).
Слияние для вновь создаваемого источника данных
Для создания нового источника данных следует определить данные, которые будут меняться от письма к письму. При этом необходимо задать так называемые имена полей и значения этих полей, которые будут включены в основной документ при слиянии.
1. Откройте документ для рассылки на основе требуемого шаблона или создайте собственный.
2. Выберите команду Слияние в меню Сервис (Tools, Mall Merge).
3. В разделе Основной документ (Main Document)выберите Создать, затем Документы на фланке (Create, Form Letters).
4. Выберите Активное окно (Active Window) в качестве главного документа.
5. Из раздела Источник данных (Data Source) выберите Получить данные (Get Data), затем Создать источник данных (Create Data Source) .
При создании источника данных следует учитывать, что число имен полей в строке заголовка должно соответствовать числу полей в записи данных, содержащей наибольшее количество сведений.
У некоторых клиентов в списке адресов может содержаться больше сведений, чем у других, например: должность, название отдела и до трех строк адреса. В таком случае следует увеличить число полей, даже если в какой-то записи некоторые поля останутся пустыми. В источнике данных, однако, во всех записях число полей должно быть одинаковым.
В разделе Поля в строке заголовка (Field names In header row) представлен Список имен полей, наиболее часто используемых в письмах, почтовых наклейках и подобных документах. Все эти поля могут быть добавлены в новый источник данных, а также удалены или переименованы.
Имя должно начинаться с буквы; оно может содержать буквы, цифры и символы подчеркивания, но не может содержать пробелов.
 
Формирование списка полей
1. Для создания нового поля введите имя поля (до 40 символов).
2. Нажмите кнопку Добавить поле (Add Field Name), чтобы добавить новое поле в строку заголовка.
3. Для удаления поля выделите имя поля и нажмите кнопку Удалить поле (Remove Field Name).
4. Для изменения последовательности имен полей щелкайте по кнопкам Вверх (Up) или Вниз (Down) до тех пор, пока имя поля не встанет на нужное место.
5. Нажмите ОК после завершения формирования списка полей.
Данные, по которым будет производиться слияние записей, (например, город, почтовый индекс или фамилия адресата) должны находиться в отдельных столбцах таблицы данных.
Лучше организовать файл данных таким образом, чтобы их можно было использовать в различных документах. Например, если источник данных предназначен для печати документов на бланке, адресные данные следует спланировать так, чтобы иметь возможность использовать те же данные для почтовых наклеек или конвертов.