Параметры адресной книги

Настройка параметров по умолчанию для отображения и хранения новой информации в адресных книгах производится в диалоговом окне Обработка адреса (Addressing).
Обработка адреса
{В Адресной книге}
> Сервис > Параметры.,
Отображать первым список адресов Контакты
Хранить личные адреса в книге Контакты
Добавить…
Списки адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
Добавить
Закрыть
ОК
Некоторые комментарии к приведенному примеру. В первом раскрывающемся списке устанавливается та папка, данные которой будут отображаться первыми при появлении этого диалогового окна при выборе адресатов почты или т. п. Второй список задает папку по умолчанию, в которую будут помещаться новые контакты и которая по сути будет основной базой пользователя.

Мы еще не рассматривали работу с электронной почтой, но одним из важных аспектов при создании электронного сообщения является правильное заполнение полей Кому (То), Копия (Сс) и Слепая копия (Всс). Если данные этих полей взяты не из адресной книги, а вводились с клавиатуры, то перед отправкой сообщения Outlook проверит их наличие в адресной книге. Если контакт с указанным адресом не будет найден, Outlook предложит создать для него новую запись. Порядок проверки определяется в третьем разделе диалогового окна Обработка адреса (Addressing).
Резюме
В данной главе были продемонстрированы возможности Outlook в организации контактной информации и работе с ней.

  • Контакт. Было введено понятие контакта Outlook, рассмотрено его создание и редактирование полей.
  • Список рассылки. Возможность создания списка рассылки упрощает все виды коммуникационной деятельности, связанной с одной и той же группой людей.
  • Работа с контактами. Возможность отметки к исполнению, телефонный звонок контакту и создание нового письма посредством совместной работы Outlook и Microsoft Word.
  • Адресные книги. Дополнительные возможности Outlook в организации, представлении и хранении адресной информации.

 

Заметки
Заметки — это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно вносится в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, возможно, необходимые в будущем, например указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы.
Работа писателя тесно связана с использованием заметок. Зачастую, когда работаешь над материалом одной главы, приходят мысли о некоторых замечаниях по этому поводу, необходимых в другой или третьей главе. Или внезапно рождается краткое и лаконичное определение термина (например, заметки), которое хочется записать, чтобы не забыть употребить впоследствии.
Безусловно, при записывании подобных мыслей в бумажные блокноты тратится в несколько раз больше времени, поскольку потом все равно придется переносить эту информацию в документ текстового редактора MS Word. А с помощью заметок Outlook данная процедура длится секунды. Это не говоря уже о средствах поиска Outlook, которые помогут найти требуемую заметку за те же секунды, в то время как поиск среди хаотических записей в бумажных блокнотах может длиться бесконечно долго.
В этой главе будет рассмотрено создание заметки, изменение ее параметров, а также основные принципы работы с ней.
Создание заметки и ее представления
Для создания заметки перейдите в папку Заметки (Notes) и нажмите кнопку Создать (New) или сделайте двойной щелчок мышью в свободном месте окна просмотра информации. Появится пустая заметка с текущей датой и временем, куда можно будет ввести текст.
Объем вводимого текста неограничен, причем, если он превышает стандартный размер заметки, вы имеете возможность его свободно прокручивать. Первое предложение является названием заметки.
Совет
Для быстрого перехода от начала заметки к концу и обратно используйте сочетания клавиш <Ctrl>+<End> и <Ctrl>+<Home> соответственно.
При необходимости можно увеличить или уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью курсора мыит Outlook запоминает размер окна заметки и воспроизводит его впоследствии.
Замечание
Вообще говоря, можно увеличить раз’мер окна заметки до размеров экрана двойным щелчком мыши по полоске вверху заметки.
После ввода текста закройте заметку, внесенные изменения автоматически сохранятся.
Хотя заметки являются самым простым элементом Outlook, но даже они имеют возможность группировки по категориям. Более того, можно связывать с заметками контакты и изменять цвет заметок. Последнее свойство очень удобно для сортировки заметок по важности, например лиловый цвет — очень важная заметка.
Редактирование заметок
{В форме Заметки в верхнем левом углу }
Цвет > Лиловый
Категории. . .
Имеющиеся категории Мысли
ОК
Контакты. . .
Контакты
Элементы <Контакт>
ОК
Закрыть
Для оперативного доступа к заметке в течение рабочего дня щелкните по ее названию на Панели задач Windows внизу экрана. После получения информации щелчок вне окна заметки свернет ее на Панели задач. С заметками можно работать и закрыв основное приложение Outlook.
Перейдем теперь к рассмотрению представлений папки Заметки (Note). Существует пять стандартных представлений, их описание приведено в .
Стандартные представления папки Заметки

Представление

Отображаемые элементы и поля

Значки
(Icons)

Это оригинальное представление Outlook. Заметки изображаются в виде листочков бумаги, имеющих определенный цвет и текст заметки под значком (не более 255 знаков). Значки упорядочены по дате создания. Можно изменить размер и отображение значков в этом представлении посредством соответствующих кнопок на панели Стандартная

По категориям
(By Categories)

 
Стандартное табличное представление. Список групп по категориям, отображающим первую строку заметки

За последние семь дней
(Last seven Day)

 
Отфильтрованное представление Список заметок

 
По цвету
(By Color)

Аналогичное предыдущему представление, за исключением того, что группировка осуществляется по цвету заметки

Список заметок
(Notes List)

Табличное представление всех заметок, в котором отображаются поля: Тема, Создано и Категории. Помимо этих полей, под названием заметки приводится ее текст. Ограничение на отображаемый в представлении текст — 255 знаков. Если объем текста больше, то ставится многоточие, если меньше — добавляется специальный символ конца <конец>

Отображение или скрытие текста зависит от кнопки Автопросмотр. По умолчанию в представлении Список заметок она нажата.
Совет
При работе в представлении Значки для выравнивания значков используется команда > Вид > Выстроить значки.