Папка Exchange

Работа с папками Exchange является таким же общим средством для всех приложений Office, как и рассылка по маршруту. Суть данной возможности в размещении активного документа в общих папках сервера Microsoft Exchange. Тем самым пользователь как бы открывает доступ к данному документу всем участникам рабочей группы.
Отправка в папку Exchange
> Файл > Отправить > Папка Exchange…
Выберите папку < Общая папка>
ОК
После того как документ размешен в общей папке, каждый из пользователей может его открыть, щелкнув по соответствующей ссылке в окне просмотра информации.
Outlook и PowerPoint
Microsoft PowerPoint — это универсальное средство подготовки презентаций. После создания презентации пользователь может демонстрировать ее как на локальном компьютере, так и провести презентацию в сети для всей рабочей группы. Презентация PowerPoint передается в формате HTML и поэтому для ее просмотра участникам необходим только обозреватель Internet Explorer 4.0. Таким образом, презентация может быть проведена как в масштабах компании, так и между членами небольшой группы, находящимися в разных местах. Число участников не ограничено, но если в презентации участвует более 16 слушателей, для ее проведения необходимо использовать специальное серверное приложение Microsoft NetShow Server.
Проблема любой встречи — ее планирование. Разумеется, для проведения конференции, кроме желания докладчика, требуется еще и согласие участников. В случае проведения обычной конференции участие всех действующих лиц подтверждается тем, что они все вместе и примерно в одно время собираются в помещении, назначенном для конференции. Электронную конференцию PowerPoint ведущий презентации может запланировать, как и любую другую встречу, используя Outlook.
Планирование вещания презентации PowerPoint
> Показ слайдов > Прямое вещание > Настроить и спланировать…
Описание := "Microsoft Outlook 2010 в подлиннике"
Параметры… Настройка вещания
Нет
Режим показа Изменяемый размер
Записать вещание и сохранить по адресу := <общая папка>
ОК
Назначить…
Кому…
Введите или выберите имя: < участники презента-
Обязательный
ОК
Отправить
{ Появится диалоговое окно с уведомлением, что вещание запланированно}
ОК
Замечание
Переключатели Только звук (Audio only) и Видео и звук (Video and Audio) имеет смысл установить в том случае, если компьютер ведущего презентацию оборудован микрофоном и видеокамерой, а компьютеры участников оборудованы аппаратурой для воспроизведения звукового и видеоряда. В нашем примере мы этого не предполагаем, поэтому установлен флажок Нет (None).
Заполнявшаяся автоматически форма собрания идентична рассмотренным ранее.
Замечание
Единственным обязательным условием проведения прямого вещания презентации на широкую аудиторию является наличие подключения компьютера к сети (глобальной или локальной). Дополнительные возможности можно не использовать, если этого не позволяют технические условия.
После согласования времени проведения и состава участников можно переходить непосредственно к самой демонстрации.
Прямое вещание презентации
> Показ слайдов > Прямое вещание > Начать вещание…
При проведении плановой конференции ведущий презентации планирует ее трансляцию с помощью интерфейса планирования встреч в Outlook 2010. В заданное время на экранах компьютеров участников появится окно напоминания о встрече, на котором участник увидит кнопку, после нажатия на которую будет загружена вводная страница презентации . Управляет сменой слайдов ведущий презентации. На экранах компьютеров участников слайды демонстрируются точно так же, как в обычном режиме показа слайдов.
Во время демонстрации презентации участники могут проводить частные обсуждения, задавать вопросы ведущему и получать на них ответы по электронной почте через Outlook.