Панели Список папок и Outlook


Данный раздел содержит изложение методов организации информации в Microsoft Outlook. Здесь будут рассмотрены принципы работы с панелями Список папок (Folder List) и Outlook (Outlook Bar).
Панель Список папок
Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам осуществляется посредством специальной панели Список папок (Folder List).
Отображение списка папок

  • Вид > Список папок
  • {Панель инструментов Дополнительно} Список папок

При этом между панелью Outlook и панелью просмотра информации появляется список папок. На отображен список папок с выделенной папкой Контакты (Contacts).
Совет
Если названия папок полностью не видны, можно расширить область списка папок, перетащив мышью правую границу панели.
По умолчанию при установке Outlook создаются следующие папки: Входящие (Inbox), Дневник (Journal), Задачи (Tasks), Заметки (Notes), Исходящие (Outbox), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Отправленные (Sent Items), Удаленные (Deleted Items) и Черновики
(Drafts).
Просмотр списка папок осуществляется при помощи кнопок Раскрыть (Expand) и Свернуть (Collapse), расположенных на панели рядом с именами вложенных папок, содержащих другие папки. Так, все вышеперечисленные папки являются вложенными для папки Личные папки (Personal Folders).
Кнопка Раскрыть имеет вид знака плюс (+), а кнопка Свернуть — знака минус (-). Знак плюс рядом с именем папки показывает, что в ней содержатся вложенные папки. Если нажать на эту кнопку, то список вложенных папок раскроется, а знак плюс при этом трансформируется в минус. На знак минус рядом с папкой Личные папки показывает, что список вложенных папок раскрыт.
Новая папка
Помимо папок, устанавливаемых по умолчанию, пользователь имеет возможность создавать собственные, причем сколь угодно большой степени вложенности. Характерным примером создания папки является распределение информации уже существующей папки. Так, например, можно распределить информацию о контактах по двум папкам: Личные и Служебные.
Создание новой папки
> Файл > Папка > Создать папку… (или <Ctrl>+<Shift>+<E>)
Имя папки := Личные
Содержимое папки: Элементы типа Контакт
Поместить папку в: Контакты
ОК
{Аналогично создание папки Служебные}
Создавая новую папку, необходимо задать ее тип (Встреча, Дневник, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т. е. задать тип элементов, которые будут храниться в папке. Папка Outlook не может одновременно хранить информацию разных типов. При попытке размещения в папке элемента другого типа он будет преобразован к оригинальному.
Если в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выбрана папка Личные папки, папка будет помещена на том же уровне вложенности, что и стандартные папки; если выбрана одна из папок, то создаваемая папка будет вложена в выбранную.
Замечание
Как уже говорилось, папка Outlook может хранить только элементы одного типа. Однако она может иметь вложенные папки, содержащие, в свою очередь, элементы разных типов.
После создания папки может появиться предупреждение Добавить ярлык на панель Outlook? (Add shortcut to Outlook Ваr?). Если вы хотите, чтобы это окно больше не появлялось при создании новой папки, установите соответствующий флажок. Нажмите кнопку Нет . Далее мы рассмотрим технику создания ярлыков на панели Outlook.
Создание вложенных папок позволяет структурировать имеющуюся в Outlook информацию. Окончательный результат отображен на.
Совет
Для перехода из вложенной папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой Перейти на уровень вверх (Up One Level) на панели Дополнительно (Advanced).
Перенос информации между папками
Итак, папка создана, но пуста. Необходимо распределить требуемую информацию по папкам. Для переноса выделенного элемента из одной папки в другую можно использовать один из методов:

  • командный метод;
  • метод ручной манипуляции элементом.

Командный метод
Перед тем как описать данный метод, стоит уделить внимание вопросу отличия перемещения элемента от его копирования.
Копирование (Сору) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент сохраняется в папке, из которой его переносили.
Перемещение (Paste) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент не сохраняется в папке, из которой его переносили.
Рассмотрим перемещение элемента Контакт (Kondukova Ekaterina) из папки Контакты в папку Служебные.
Перемещение элементов между папками
{В папке Контакты) Екатерина Владимировна Кондукова
> Правка > Переместить в папку …
Переместить выделенные элементы в папку Служебные
ОК
Замечание
Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних ("Преобразование элементов").
Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена. В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.
Копирование элементов
> Правка > Буфер обмена Office…
{В папке Контакты} Kondukova
>Правка > Копировать или <Ctrl>+<C>
{В папке Служебные в буфере обмена}
Кондукова Вставить
Метод ручной манипуляции
Данный метод гораздо быстрее и нагляднее, чем предыдущий.
Выделите элемент и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите его либо на пиктограмму папки в панель Список папок (Folder List), либо на ярлык в панели Outlook. Отпустив кнопку мыши, выберите один из способов переноса: Переместить (Move) или Копировать (Сору).
Аналогичные действия можно проделать, удерживая нажатой левую кнопку мыши. При этом, если удерживать нажатой клавишу <Shift> произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадратик с плюсом), в противном случае — перемещение.
Замечание
При копировании элемента следует учесть, что исходный элемент и его копия рассматриваются Outlook как независимые. Поэтому изменения, внесенные в один из элементов, не отобразятся на другом.