Outlook и Access


Microsoft Access — это универсальная система управления базами данных, а Outlook — универсальная система управления информацией. Исходя из этих определений, естественно предположить, что эти приложения имеют определенные средства для обмена информацией между собой. Но помимо обмена информацией, Outlook, как и Word или Excel, способен создавать сообщения, используя средства Microsoft Access. Только в данном случае эти средства лежат не в области форматирования или редактирования, а в области предоставления данных для их отправки-публикации.
В данном разделе мы рассмотрим пример импорта информации из адресной книги Outlook в базу данных Access, а также создания сообщения, содержащего только что импортированную информацию.
Обмен информацией
Прежде всего откройте Access и создайте базу данных. После чего нашей целью станет создание таблицы, содержащей данные из адресной книги Outlook.
Импорт данных из Outlook в Access
> Файл > Внешние данные > Импорт…
Тип файлов Outlook {Автоматически запустится Мастер импорта из Exchange/Outlook }
> Адресные книги > Адресная книга Outlook Contacts
Далее
В новой таблице
Далее
{На этом шаге предлагается определить параметры импортируемых данных выяснить, необходимо ли их вообще импортировать }
Post Office Box
He импортировать
Далее
Далее
Импорт в таблицу := Контакты
Готово
ОК
После импорта, как и предполагалось, в Access появится новая таблица Контакты, содержащая информацию из адресной книги Outlook. Результат импортирования изображен на .
Работа с Access Data Page
Рассмотрим следующий пример. Допустим, что один из участников проекта создал базу данных, информация которой интересна, а может быть, и необходима другим участникам команды. Решений для данной задачи несколько, но мы остановимся на варианте отправки сообщения, содержащем Access Data Page. Фактически сообщение содержит просто HTML-страницу с объектом ActiveX, осуществляющим соединение с базой и отображение данных.
Создание сообщения с Access Data Page
{В Outlook }
> Действия > Новое сообщение с помощью… > Microsoft Office >Microsoft Access Data Page
{Откроется Access с мастером Новая страница доступа к данным}
Конструктор
Выбор источника данных := < База данных>
Открыть
После проделанных процедур откроется страница с сеткой данных. Итак, прежде всего необходимо разместить информационные поля, которые будут находиться на странице. Для этого перетащите требуемые поля на сетку таблицы и замените ее название, например на Контакты. После чего введите имя получателей сообщения и нажмите кнопку Отправить копию.
Перед отправкой сообщения пользователь может посмотреть, как она будет отображаться у получателя. Для этого выберите команду > Файл > предварительный просмотр web-страницы. Откроется Web-браузер с загруженной страницей, которая точно так же будет отображаться и у получателя сообщения.

Пользуясь кнопками Назад и Далее, можно перемещаться по данным таблицы Контакты. Также при указании соответствующих параметров доступа можно редактировать таблицу (добавлять или удалять записи), организовывать фильтрацию данных и т. д. Но это уже выходит за рамки данной книги.