Ответ и пересылка


После того как пользователь просмотрит полученное сообщение, у него может появиться вопрос или дополнительное предложение к отправителю. Таким образом возникает почтовый диалог между двумя или несколькими адресатами. Microsoft Outlook обладает всеми средствами ведения подобной переписки. В этом разделе рассматриваются ответ и пересылка сообщений, а также настройка параметров сообщения.
Существует несколько видов ответных действий на пришедшее сообщение:

  • Ответить (Reply). Создает ответное сообщение и отсылает его отправителю.
  • Ответить всем (Reply All). Создает ответное сообщение и отсылает его не только отправителю, но и всем получателям копий.
  • Переслать (Forward). Пересылает исходное сообщение по другому адресу. В этом случае необходимо ввести адрес нового получателя.

Давайте ответим на полученное сообщение тест. Для создания ответа необходимо нажать кнопку Ответить (Reply) на панели инструментов Стандартная. Outlook выдаст вам форму нового сообщения с уже заполненным полем Кому (То), содержащим имя (адрес) отправителя, и полем Тема (в нашем случае — RЕ:Тест). Формально ответ является новым сообщением, поэтому вы можете изменить любые его параметры: выбрать фон, добавить или удалить текст, изменить название темы и даже адрес получателя сообщения.
Однако при ответе все-таки рекомендуется соблюдать некоторый установленный регламент, который позволяет воспринимать подобные сообщения должным образом. Например, по умолчанию слева от исходного текста со общения появляется синяя линия, а перед ним текстовый блок с его параметрами (original Message), новый текст имеет синий цвет, а вложенные файлы исходного сообщения при ответе не сохраняются. Более подробно об изменении настроек по умолчанию будет рассказано.
Однако вспомним что, помимо простого ответа, мы участвовали в голосовании. В пришедшем сообщении, думаю, с полной уверенностью можно щелкнуть по кнопке Тест пройден. Появится специальное диалоговое окно, позволяющее сразу отправить сообщение или же отредактировать его в случае необходимоети. В принципе, ответ на голосование суть создание ответного сообщения, только в данном случае тема сообщения Re: Test будет выглядеть следующим образом: "Тест пройден: Тест".
После того как все получатели проголосовали, отправитель сообщения может отследить и проверить статистику ответов на поставленный вопрос в исходном сообщении.
Отслеживание результатов голосования
{В папке Отправленные}
< Сообщение с голосованием>
Отслеживание
Работа с заголовками
Мы рассмотрели процесс отправки и приема сообщений целиком, но в ряде случаев загрузка с сервера всех сообщений целиком не имеет смысла или нежелательна.

  • Большой размер сообщения. Если к вам приходят сообщения с присоединенными файлами больших размеров, можно отказаться от их загрузки в данный момент. Тем самым пользователь экономит время, проведенное в сети, и получает более важные сообщения, минуя длинную загрузку сообщения с файлом.
  • Мусор. Если на ваш почтовый ящик приходят сообщения рекламного или нецензурного характера или сообщения с файлом (возможно вирусом) от незнакомого отправителя.
  • Большое количество сообщений. Если вы долго не забирали сообщения из почтового ящика (были, например, в отпуске или ящик был недоступен) можно отказаться от приема сообщений, потерявших свою актуальность, особенно если таковых больше половины, имеющихся на сервере.

Для реализации вышеприведенных возможностей работы с сообщениями Outlook предоставляет пользователю режим работы с заголовками. Принцип данной работы заключается в следующем.
Пользователь загружает только заголовки сообщений (то есть без тела сообщения). После чего, просматривая их, он выбирает, какие из сообщений он хочет загрузить полностью, а какие — удалить или пока оставить на сервере. Для тестирования работы с заголовками создайте сообщение и отправьте его себе. Итак, сейчас наше сообщение находится на сервере MAIL.RU, наша задача состоит в получении только его заголовка.
Получение заголовков сообщений
> Сервис > Отправить/Получить > Работа с заголовками
>Загрузить заголовки с > Все учетные записи
Как видите, пользователь получает только заголовок (область просмотра пуста), но информации заголовка вполне достаточно для определения дальнейшей работы с ним. Существует всего четыре варианта работы с заголовками:

  • Отменить выделение заголовков (Unmark this header item). Если вы еще не решили, какую именно процедуру выполнить над сообщением, именно этот вариант следует установить для заголовка. По умолчанию все пришедшие заголовки имеют эту метку.
  • Пометить сообщение для загрузки (Mark to download this message). Данный вариант позволяет при следующем выполнении проверки заголовков загрузить с сервера тело указанного сообщения целиком.
  • Пометить сообщение для загрузки и оставить копию на сервере (Mark to download this message and leave a copy on the server). Данный вариант аналогичен предыдущему, только помимо загрузки сообщения его копия будет оставаться на сервере.
  • Пометить сообщение для удаления с сервера (Mark to delete this message from server). Использование этого варианта помечает заголовок для удаления (заголовок будет перечеркнут), что означает при следующем выполнении проверки заголовков удаление помеченного сообщения с сервера.

Ниже приведен пример удаления сообщения и выполнения соответствующей процедуры над помеченным заголовком.
Работа с заголовками
< Заголовок>
Пометить сообщение для загрузки
ок
> Сервис > Отправить/Получить > Работа с заголовками > Обработать
помеченные заголовки из > Все учетные записи