Отображение задач в календаре


В предыдущей главе было показано, что в представлениях День/Неделя/ Месяц (Day/Week/Month) в папке Календарь (Calendar) производится отображение Панели задач (TaskPad). Существует несколько представлений этой панели. По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня (Today’s Task), для изменения представления выберите команду > вид > Представление панели задач… . Здесь же можно установить или снять флажок Включить задачи без даты завершения (Include Task With No Due Date).
По умолчанию все представления имеют три столбца: пиктограмма, состояние и тема, но пользователь может изменить представление Панели задач в Календаре. Для этого подведите указатель к заголовку панели, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Изменить текущее представление (Customize current view).
Замечание
Если пиктограмма отображена с вращающимися стрелками, то задача является повторяющейся. Если флажок состояния отображен с галкой, то задача яв ляется завершенной. Более того, пользователь может щелчком мыши по этому флажку переводить задачу из состояния Выполняется (In Progress) в состояние Завершена (Complete) и наоборот.
Преобразование элементов
Преобразование элементов — это общее средство Outlook, позволяющее изменять их первоначальные типы. Хотя здесь будет продемонстрировано преобразование элемента Встреча (Appointment) в элемент Задача (Task), все нижеописанные процедуры можно по аналогии применять и к любому другому элементу Outlook.
Итак, допустим, что вы назначили встречу на определенный период времени, например встречу с редактором для подписания договора. Но после дополнительных раздумий или в силу каких-либо обстоятельств вы решили классифицировать эту встречу как задачу. В нашем случае встреча перейдет в задачу подписания договора, причем ее завершение зависит от написания плана-проспекта книги.
Конечно, можно удалить встречу, после чего создать задачу и вносить почти ту же информацию, но Outlook позволяет пользователю не тратить время на глупое перепечатывание информации из одной формы в другую. Элегантным решением поставленной задачи, как вы уже догадались, является преобразование элементов.
Чтобы преобразовать встречу в задачу, перетащите ее на ярлык Задачи панели Outlook, удерживая правую (!) кнопку мыши. Появится контекстное меню, показанное на.
Команды преобразования элементов

Команда

Действие

Копировать как Задача с текстом (Copy Here As Task With Text)

Копируется текст встречи (без вложений) в задачу. Причем тема новой задачи совпадает с темой встречи, срок задачи совпадает с датой встречи, а также совпадают назначенные для встречи категории

Копировать как Задача
с ярлыком
(Copy Here As Task With
Shortcut)

Создается задача с теми же параметрами, что указаны выше, только вместо текста осуществляется вложение ярлыка для данной встречи

 

Копировать как Задача
с вложением
(Copy Here As Task With
Attachment)

Создается задача с теми же параметрами, что указа-
ны выше, только вместо текста осуществляется
вложение файла для данной встречи

Переместить как Задача
с вложением
(Move Here As Task With
Attachment)

Данное действие аналогично команде Копировать
как Задача с вложением, только в этом случае
встреча удаляется из Списка встреч

Отменить (Cancel)

Удаляет с экрана меню без каких-либо действий

Замечание
Для читателей, знакомых с терминами внедрения и связывания объектов, понятнее называть копирование с ярлыком (link), как связывание, а копирование с вложением (attachment), как внедрение. Для незнакомых с этими понятиями читателей поясню, что при связывании вставляется лишь ссылка на объект, при этом объект можно модифицировать, не изменяя ссылку. При внедрении же вставляется сам объект, этим достигается автономность общего элемента, но в то же время увеличивается занимаемая им память.
При преобразовании встречи в задачу с текстом можно избежать работы с контекстным меню. Выделите задачу и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите встречу либо на ярлык Задачи, либо на Панель задач в представлении Календаря.
После преобразования можно изменить не удовлетворяющие вас значения полей и нажать кнопку Сохранить и закрыть — встреча окончательно будет преобразована в задачу.
И еще одно небольшое замечание — при преобразовании элементов Outlook шаблон повторения не переносится с новым элементом, поэтому его необходимо задавать дополнительно.
Резюме
В этой главе мы познакомились с организацией и планированием задач средствами Outlook. В ней были рассмотрены:

  • Создание задачи. Задание параметров начала и продолжительности задания. Отслеживание хода работы над ней.
  • Вставка объектов. Общее средство Outlook, позволяющее вставлять объекты сторонних приложений, редактируемых в Outlook.
  • Повторяющаяся задача. Преобразование из единичной задачи в повторяющуюся.
  • Представление Временная шкала. Данное представление отображает задачи в виде полосы времени, что помогает пользователю оценить временной интервал, занятый той или иной задачей, а также их возможное пересечение или слияние.
  • Преобразование элементов. Общее средство Outlook, позволяющее конвертировать элемент одного типа в другой без потери времени на копирование и вставку или какой-либо другой перенос информации.