Отображение событий

События отображаются в верхней части панели Список встреч под названием дня. Они, так же как и встречи, изображаются в виде прямоугольников, содержащих почти ту же информацию.
Сейчас приведем пример неординарного события и продемонстрируем его отображение на панели. Запланируем следующее событие — подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине "Техническая книга". Допустим, что время подготовки — с 6:00 до 20:00, а сама презентация — с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). Итак, время данного события — с 6:00 одного дня до 8:00 другого.
Отметим особенности отображения данного события.

  • При событии, переходящем из одного дня в другой, Outlook отображает прямоугольник события в каждом дне перехода.
  • Если событию была задана метка, то прямоугольник события будет залит соответствующим цветом.
  • При событии, переходящем из одного дня в другой, в прямоугольнике появляется значок-часы, отображающий время начала и конца события. Причем на прямоугольнике начала события часы расположены слева, а на прямоугольнике конца — справа.
  • В отличие от обыкновенного события, для переходящего события Outlook отображает состояние занятости.

Если на один день запланировано несколько событий, они отображаются одно под другим.
Представления Календаря
Представление (View) — это отображение определенной выборки элементов в специальном графическом формате. Ранее мы рассматривали формат представления День/Неделя/Месяц (Day/Week/Month), в которых отображалась выборка всех встреч дня, недели и месяца соответственно "Представление День/Неделя/Месяц").
Но представления Календаря не ограничиваются только этими тремя видами. Здесь мы рассмотрим другие представления, а также их создание и изменение. Представление — такое же общее средство Outlook, как и категории. Рассмотрим на примере встреч общие принципы работы с представлениями, которые полностью переносимы на работу с представлениями других элементов.
Стандартные представления Календаря
Для перехода от одного стандартного представления к другому выберите команду ^ Вид > Текущее представление *? <Представление>. В приведены описания семи стандартных представлений Календаря.
Название таблицы

Представление

Отображаемые элементы

День/Неделя/Месяц
(Day/Week/Month)

Список всех встреч, событий и собраний для дня, недели или месяца соответственно

День/Неделя/Месяц (с автопросмотром)
(Day/Week/Month with Auto Preview)

То же, что и представление День/Неделя/Месяц, плюс отображение первых строк текста в элементах. Равносильно добавлению Области просмотра

Активные встречи
(Active Appointments)

Список всех встреч и собраний со всеми их подробностями, начиная с текущего дня

События
(Events)

Список всех событий и их подробности

Ежегодные события
(Annual Events)

Список всех событий, происходящих раз в году, и их подробности

Повторяющиеся встречи
(Recurring Appointments)

Список повторяющихся встреч и их подробности

По категориям
(By Categories)

Список всех элементов Календаря, сгруппированных по категориям, и их подробности

По сути, все представления имеют некоторую табличную структуру, работа с которой будет продемонстрирована на примере представления По категориям (By Categories), изображенного на.
В этом представлении информация распределена по столбцам. Каждый столбец соответствует определенному полю: пиктограмма, вложение, тема, местоположение, начало, конец, шаблон повторения и категории. В свою очередь, элементы сгруппированы по типу, в данном случае по категориям. В начале каждой группы отображается ее заголовок и общее количество элементов, входящих в нее.
Слева от заголовка расположена кнопка, посредством которой можно развернуть и свернуть группу. В свернутом состоянии эта кнопка имеет значок (+), а в развернутом — (-).
Для раскрытия или свертывания всех групп представления удобно воспользоваться следующей командой.
Свертка и развертка групп
> Вид > Развернуть/свернуть группы > Развернуть все
В данном представлении отображается самая необходимая информация об элементе. Для просмотра информации, не поместившейся целиком в столбец, можно передвинуть границы столбцов. Для этого подведите указатель к стыку столбцов (в области названия), появится двунаправленная стрелка, после чего, удерживая нажатой левую кнопку мыши, передвиньте границу на необходимое расстояние. Для отображения полной информации об элементе дважды щелкните по нему — появится форма Встреча.
Также для отображения большей информации можно воспользоваться командой > вид > Автопросмотр. При установке этого флажка под названием встречи будут отображаться первые три строки поля Описание встречи.
Совет
Можно создавать новый элемент Встреча, не выходя из представления По категориям (By Categories). Для этого дважды щелкните по полю Щелчок добавит элемент Встреча (Click here to add a new Appointment), находящемуся сразу под наименованиями столбцов.
Помимо изменения ширины столбца, можно изменить и его местоположение в ряду столбцов. Например, можно перенести столбец Начало (Start) с пятой на вторую позицию, чтобы обращать внимание сразу на время начала встречи. Подведите указатель к названию столбца и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его на место стыка первого и второго столбцов; появятся две красные стрелки, указывающие на место вставки, после чего отпустите кнопку мыши. Столбцы сдвинутся.
Сортировка
Вернемся к отображаемой информации. Представление По категориям (By Categories) отображает группы элементов с одинаковыми категориями. Если для элемента назначено более одной категории, то он отображается несколько раз в разных группах. Например, элемент "Встреча с редактором…" отображается и в группе BHV и в группе Дела.
Разбиение информации по категориям является лишь первой ступенью ее структуризации. Иногда этого вполне достаточно, но в том случае, когда категория содержит большое количество элементов, необходим дополнительный этап упорядочивания. Например, категория Праздники (Holidays) содержит 50 элементов, и пока представляется довольно сложным ответить на вопрос "На какие дни недели приходятся празднования 2002—2004 Нового года?".
По умолчанию в большинстве представлений элементы отсортированы по времени их начала. Пытаясь ответить на поставленный вопрос в данном режиме сортировки, нам пришлось бы искать в столбце Тема (Subject) элемент новый год, после чего смотреть на соседнее поле и запоминать информацию о дне недели. Подобные действия не эффективны и не рациональны.
Поскольку Outlook позволяет сортировать по любому полю элемента, давайте отсортируем все элементы группы Праздники по полю Тема. Для этого необходимо просто щелкнуть по одноименному названию столбца.
Если треугольник рядом с названием направлен вверх, то элементы упорядочены по возрастанию, если вниз — по убыванию. Отсортировав элементы подобным образом, мы добились требуемого результата, все даты начала отображаются подряд и их не надо искать. Информация доступна и наглядна.
Замечание

Порядок по возрастанию сортирует текстовые поля по алфавиту, поля даты — от прошлого к будущему. Порядок по убыванию сортирует текстовые поля в обратном порядке, а даты — от будущего к прошлому.