Открытие документов Office


1. В меню Файл выберите команду Открыть (File, Open) (открыть файл можно нажатием кнопки Открыть или двойным щелчком левой клавиши мыши на его имени).
2. В качестве требуемого типа файла установите, например, Документы Word.
3. Укажите нужную папку в окне списка Папка (Folder).
4. Выберите файл, с которым хотите работать.
Для каждого приложения в нижней части меню Файл сохраняется список файлов, которые использовались последними. Любой из этих файлов можно открыть, выбрав его из списка.
Можно открыть любой документ, не открывая приложения, из папки Мой компьютер или в окне Проводник Windows. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на его имени.
Кроме того, последние документы, которые были открыты на компьютере, можно открыть, выбрав нужный документ в списке Документы меню Пуск.
Если файл находится на сетевом диске, вместо значка Мой компьютер следует воспользоваться значком Сетевое окружение.
Панели команд, элементы меню
Существенным преимуществом использования Office является единообразная структура панелей инструментов всех программ-приложений, входящих в пакет.
Панели команд, также известные как панели инструментов, состоят из меню команд и/или кнопок, которые можно использовать для выполнения определенных операций. По умолчанию приложения Office отображают панель главного меню и панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting), а также строку состояния.
Панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) содержат кнопки, используемые для быстрого доступа к командам главного меню.
Можно настроить любую из панелей инструментов для создания собственного набора команд, чтобы облегчить доступ к наиболее часто используемым операциям. Кнопки, которые не используются (или используются редко) можно убрать, чтобы не загромождать экран.
Главное меню позволяет выполнять перечисленные в нем основные команды, как элементы вложенных меню . Некоторые команды меню имеют продолжение в виде диалоговых окон с дальнейшими вариантами. Значками отмечены элементы меню, соответствующие кнопкам панели инструментов. Элементы меню, которые недоступны для данной операции, не высвечиваются.
Многоточие (…) показывает, что за пунктом меню следует панель диалога. Треугольники внизу окна показывают, что за этим элементом следуют дополнительные строки меню.
Как создавать однотипные документы
В делопроизводстве обычно приходится пользоваться некоторым набором однотипных документов, поэтому использование шаблонов и мастеров является наиболее рациональным приемом при работе с документами в Office .
Создав шаблон один раз, вы экономите время и сможете избежать ошибок при создании стандартных документов. Очень удобно с помощью шаблонов и мастеров создавать служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, справочники, бюллетени, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры.
Шаблон документа — это метод автоматизации создания документа на основе существующих текстовых заготовок и форматирования. Файл шаблона представляет собой файл, в котором содержатся рекомендации по форматированию текста, абзацев и страниц документа. В каждый файл шаблона входит несколько стилей абзацев и один макет страницы. Стили абзацев содержат информацию, необходимую для форматирования текста. Макет страницы содержит информацию, касающуюся форматирования страницы.
Мастер документа предназначен для решения той же задачи, что и шаблон документа, но в режиме диалога мастер запрашивает дополнительную информацию, на основе которой и создастся документ в приложении Office .
Часть шаблонов и мастеров устанавливается при выполнении типичной установки пакета Office на компьютере, другая часть — только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с Office и через Microsoft Web.
Установленные при инсталляции шаблоны хранятся в папке стандартных шаблонов Office (C:\Program files\Microsoft Office\Шаблоны).
Для каждой программы приложения Office существуют собственные шаблоны документов.
При запуске программы Office или нажатии кнопки Создать создается новый пустой документ; если не указывается тип шаблона, то по умолчанию подключается шаблон Обычный. Шаблон Обычный является основным, подходящим для разных типов документов.
Шаблон Обычный также служит для хранения наиболее часто используемых объектов автоматизации: элементов автотекста, макросов, панелей инструментов, настраиваемых меню и сочетаний клавиш. Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование или добавить текст шаблона. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне Обычный, доступны в любом документе. Поэтому в шаблоне Обычный целесообразно хранить наименование организации, адресные данные, логотип и др.

Если приложение не открыто, то документ можно создать и с помощью выбора меню Создать документ Microsoft Office при нажатии кнопки Пуск. При этом доступна панель всех шаблонов для приложений Office.