Основы Outlook


Outlook 2010 — мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.
Начинать книгу с рассказа о работе с электронной почтой мы считаем некорректным, если не сказать неправильным, поскольку Outlook — это не приложение для работы с электронной почтой. Outlook являет собой единение всех средств, связанных с управлением персональной информацией, в которых почта занимает существенную, но все-таки часть. В противном случае можно вполне было обойтись и Outlook Express — приложением, входящим в стандартный пакет, поставляемый с операционной системой Windows и являющимся только почтовым клиентом.
В первую часть книги вошли такие главы, как:

  • Знакомство с Outlook. В этой главе будут рассмотрены: установка Outlook, общие принципы работы в Outlook, а также интерфейс и работа со встроенной справочной системой.
  • Календарь. Вы научитесь планировать одиночные и повторяющиеся встречи, а также работать с представлениями Outlook.
  • Задачи. В настоящей главе приводятся сведения о назначении задач и учете их выполнения, а также о преобразовании элементов.
  • Контакты. Прочитав эту главу, вы узнаете, как создавать контакты и работать с адресными книгами пользователя.
  • Заметки. В данной главе рассматривается работа с заметками и буфером обмена Microsoft Office.
  • Дневник. Вы познакомитесь с автоматическим и ручным ведением вашей деятельности в дневнике Outlook.
  • Outlook сегодня и личные папки. Последняя глава рассказывает о способе хранения элементов Outlook, создании и использовании собственных папок, а также о работе с файловой системой компьютера средствами Outlook.

 

 

Знакомство с Outlook 2010
В этой главе рассматриваются вопросы установки Outlook и его первого запуска, поскольку от правильности прохождения данного этапа зависит корректность дальнейшей работы как с этой книгой, так и с приложением вообще. Также в этой главе рассматриваются общие принципы работы, элементы интерфейса и терминология Outlook. И наконец, в последнем разделе описываются принципы работы со справочной системой Outlook.
Установка и запуск Outlook
После принятия решения о целесообразности использования Outlook следует установить это приложение на компьютер и попробовать его запустить
Установка Outlook
В зависимости от уже установленного программного обеспечения существует два вида установки Outlook, по сути, ничем не отличающихся друг от друга.

  1. Некоторые компоненты Microsoft Office XP уже установлены (например, Word или Excel). В этом случае для установки Outlook необходимо выполнить действия, показанные на следующем примере.

Добавление или удаление компонентов Microsoft Office XP

  • {Закрыть все приложения}
  • Пуск > Настройка > Панель управления
  • Установка и удаление программ
  • Microsoft Office XP
  • Добавить/Удалить
  • Добавить или удалить компоненты

После этого процедура установки становится почти целиком аналогичной процедуре, описанной ниже.

  1. Microsoft Office 2001 устанавливается впервые. Именно этот случай и будет сейчас подробно рассмотрен.

Итак, вставьте первый компакт-диск Microsoft Office XP в устройство для чтения CD-ROM. Через некоторое время появится диалоговое окно первого шага Мастера установки MS Office. Заполняя соответствующие поля мастера установки и нажимая кнопку Далее, вы без особых затруднений установите Outlook 2010 на свой компьютер.
Заполните сведения о покупателе, введя свое имя и инициалы. Прочтите лицензионное соглашение и установите переключатель Я принимаю условия лицензионного соглашения (I accept the License Agreement). Далее укажите папку, в которую будет устанавливаться Microsoft Office 2002. По умолчанию это папка С:\ Program Files\ Microsoft Office, для выбора любой другой папки нажмите кнопку Обзор (Browse).
Следующий шаг мастера — это выбор компонентов для установки. На показан набор компонентов Outlook.
Для добавления или удаления компонента из набора необходимо щелкнуть кнопкой мыши на стрелке рядом с компонентом и выбрать один из шести вариантов его установки.

  1. Запускать с моего компьютера (Run from My Computer). Компонент должен быть зарегистрирован на компьютере и запускаться с локального диска.
  2. Запускать все с моего компьютера (Run All from My Computer). Компонент и все подчиненные ему компоненты должны быть зарегистрированы на компьютере и запускаться с локального диска.
  3. Устанавливать при первом вызове (Installed on First Use). Вместо установки самого компонента устанавливается заглушка (например, в меню включается соответствующая команда). При первом вызове компонента запускается мастер установки и предлагается установить компонент в режиме Запускать с моего компьютера.
  4. Компонент недоступен (Not Available). Компонент не устанавливается на компьютер. Это состояние можно изменить только при повторном вызове программы установки.

Чтобы установить Outlook, полностью выберите для компонента Microsoft Outlook для Windows режим Запускать все с моего компьютера.
Итак, все шаги мастера пройдены, осталось нажать кнопку Установить (Install), после чего мастер начнет инсталляцию MS Office (в частности, Outlook) на компьютер. После перезагрузки компьютера, обновления ярлыков и параметров системы Outlook будет готов к первому запуску.
Первый запуск
Запуск Outlook можно осуществлять как из главного меню Windows, так и посредством ярлыка Outlook на рабочем столе.
Запуск Outlook 2010
Пуск > Программы > Microsoft Outlook или {На рабочем столе Windows} Microsoft Outlook
При первом запуске Outlook автоматически запускается Мастер начальной настройки. С его помощью можно выбрать конфигурацию Outlook и настроить работу с почтой.
На первом шаге мастер предлагает импортировать данные из уже установленных почтовых программ (например, Outlook Express). Если вы хотите сделать это, то выберите соответствующие программы, если нет — включите переключатель Пропустить (Skip).
Следующий шаг мастера призван создать учетные записи электронной почты. Создание учетных записей будет рассматриваться в "Электронная почта", сейчас же выберите переключатель Нет (Non) и нажмите кнопку Готово (Finish), прекратив работу мастера настройки. Последним действием мастера будет выдача предупреждения для подтверждения вашего решения прекратить процедуру настройки Outlook.
После загрузки Outlook помощник выдаст предупреждение о том, что Outlook не является приложением по умолчанию для программ Почта (E-mail), и предложит зарегистрировать Outlook приложением по умолчанию. Смело отвечайте Да (Yes).
Итак, Outlook 2010 настроен и готов к работе. На показано главное окно приложения с раскрытым представлением Outlook сегодня (Outlook Today).
Выход из приложения осуществляется стандартными способами Windows.
Выход из приложения
{Крестик в верхнем правом углу} или
Файл > Выход