Определение владельца — исполнителя задачи

Владение задачей начинается с момента ее создания. В этот момент владельцем задачи (или ее непосредственным исполнителем) является ее создатель. Изменения в задачу может вносить только ее владелец. В любой момент времени у задачи может быть только один владелец. Изменение владельца осуществляется путем назначения задачи.
В операции назначения задачи участвуют, по крайней мере, два человека: один отправляет поручение, а второй отвечает на него. Поручение (Assign Task) — это запрос, отправляемый с почтовым сообщением, в котором получателя сообщения просят выполнить задачу, предлагаемую отправителем. Если получатель сообщения принимает поручение, оно включается в список его задач; при этом он становится новым владельцем задачи.
Отправляя поручение, пользователь перестает быть владельцем задачи. Он хранит обновляемую копию задачи в своем Списке задач и получает отчеты о состоянии задачи, но не вправе изменять такие данные, как срок выполнения задачи или процент выполненного.
Получатель поручения становится временным владельцем задачи. Задача может быть принята, отклонена или переназначена кому-либо другому. Принимая задачу, вы становитесь ее новым постоянным владельцем — единственным, кто имеет право изменять задачу. Если задача отклоняется, она возвращается отправившему поручение. Назначив задачу кому-либо другому, можно оставить у себя обновляемую копию в списке задач и получать отчеты о состоянии, но права владения передаются лицу, которому поручена задача.
Обновлять задачу вправе только ее владелец, постоянный или временный. Каждое изменение, внесенное в задачу ее владельцем, автоматически отражается в ее копиях, принадлежащих предыдущим владельцам задачи. Последним также автоматически посылаются отчеты о состоянии задачи после ее выполнения сегодняшним владельцем (если такие отчеты были ими запрошены).
Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить работу нескольким пользователям и при этом следить за ходом ее выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить написание одной части книги трем авторам, создайте три задачи с именами "Часть 1: Иванов", "Часть 1: Петров" и "Часть 1: Попов".
Составление и отправка поручения
Теперь перейдем от рассмотрения теоретических вопросов назначения задач к практическому руководству.
Назначение задачи
{Представление папки Задачи}
> Действия > Создать поручение (<Ctrl>+<Shift>+<U>)
Кому…
Имя <Контакт>
Кому ->
ок
Тема := Написание главы 10 "Коллективная работа в Outlook"
Срок := <Дата окончания работы над задачей>
Начало := <Дата начала работы над задачей>
Держать обновленную копию этой задачи в списке задач
Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи
Комментарии := <Текст комментариев>
Категории…
Имеющиеся категории BHV Дела
ОК
Отправить
Процедура заполнения этой формы во многом повторяет процедуру заполнения формы Задача (Task) ( "Задачи"). Остановимся лишь на пояснении специфических полей для формы Параметры задачи (Task Request).
Замечание
Вообще говоря, пользователь Outlook имеет возможность создавать поручение из уже имеющейся задачи. Для этого раскройте форму готовой задачи и нажмите кнопку Назначить задачу, появятся дополнительные поля, необходимые для отправки поручения. Их заполнение аналогично вышерассмотренному методу.
Установка флажка Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач (Keep an updated copy of this task on my task list) разрешает пользователю следить за ходом их выполнения. В противном случае отправитель поручения просто забывает об их существовании. Установка флажка Отправлять отчеты после выполнения порученных задач (Send me a status report when this task is complete) предоставляет пользователю, отказавшемуся от слежения за ходом выполнения задач, возможность все-таки получить отчет, когда работа над задачами будет завершена.
Outlook будет автоматически отсылать сообщения об изменениях над задачей всем ее предыдущим владельцам, которые установили соответствующие флажки. Вообще говоря, эти два флажка установлены по умолчанию, но вы можете изменить данную настройку. Установка последнего флажка Установить оповещение о сроках указывает Outlook на автоматическое оповещение пользователя, когда задача подходит к сроку своего завершения.
Установка параметров для поручений
Сервис > Параметры. . . Настройка
Дополнительные параметры
Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач
Отправлять отчеты после выполнения порученных задач
ок
ОК
Отменить поручение, если оно еще не было отправлено, достаточно легко. Нажмите кнопку Отменить назначение (Cancel Assignment). В этом случае форма Поручение (Task Request) преобразуется в форму Задача (Task) для автономного случая работы над ней. Для ее удаления нажмите кнопку Удалить (Delete), и задача переместится в папку Удаленные (Delete Items).
Отправив поручение, вы уже не являетесь владельцем задачи и не можете ее редактировать или изменять. Но, в случае необходимости, вы можете пере назначить задачу, т. е. создать поручение на основе этой же задачи, но другому контакту. Для проведения этой операции необходимо иметь копию поручения.
Переназначение поручения
{Откройте копию задачи в списке задач}
Подробно
Создать копию без поручения
ОК
Назначить задачу
Кому := <Контакт>
Отправить
Отмечу, что при создании копии задачи без поручения вы становитесь ее временным владельцем, в то же время эта задача больше не будет обновляться для тех, кто был указан в списке Обновить для (Update List) на вкладке Подробно (Details). Еще одно небольшое замечание: копия без поручения не может быть создана владельцем задачи.
После того как пользователь создал форму Поручение, заполнил ее поля и нажал кнопку Отправить, она перемещается в папку Исходящие, а копия задачи (если установлен соответствующий флажок) — в папку Задачи. При этом копия задачи будет ждать ответ от получателя поручения: согласен он или нет работать над задачей. На изображена подобная копия задачи, заметьте, что ни одно поле этой формы уже не активно.