Определение нового стиля

Пользователь может изменять и создавать собственные стили печати. Для этого нажмите кнопку Определить стили (Define Styles) и выберите стиль, на основе которого будете создавать собственный, например Заметка (Memo Style). Нажмите кнопку Копировать (Сору). Появится диалоговое окно Параметры страницы: Копия стиля Заметка (Page Setup: Copy of Memo Style), изображенное на.
В поле Стиль (Style name) введите название нового стиля, по умолчанию название имеет значение Копия стиля Memo Style (Заметка). На вкладках этого окна установите параметры стиля.

  • Формат (Format). Здесь определяются настройки шрифтов для заголовков и полей, а также возможность затенения заголовков, дат и дополнитель-. ных полей.
  • Бумага (Paper). Здесь определяются тип, размер поля и ориентация бумаги. По умолчанию для сообщений выбран тип Letter (8,5 x 11 in).
  • Колонтитулы (Header/Footer). Здесь можно определить колонтитулы для страниц (номер страницы, дата, время печати и имя пользователя). Для указания колонтитула переведите текстовый курсор в одну из секций (слева, по центру, или справа страницы) и нажмите соответствующую кнопку колонтитула.

После задания всех параметров стиля нажмите кнопку ОК. Чтобы начать печать, необходимо нажать кнопку ОК в диалоговом окне Printing… (Печать…).
Совет
Пользователь Outlook может посмотреть, как будет выглядеть сообщение на бумаге. Для этого нажмите кнопку Просмотр (Print Preview) или выберите команду > Файл > Предварительный просмотр.
Резюме
Итак, подведем итоги пройденного в данной главе. Во-первых, вы познакомились с основными принципами работы электронной почты и сопутствующей терминологией (сервер, клиент, протокол и т. д.). Во-вторых, научились создавать и редактировать учетные записи Outlook. В-третьих, настраивать параметры Outlook для оптимальной работы с электронными сообщениями. Далее я перечислю основные моменты, рассмотренные в этой главе.

  • Создание сообщения. Теперь вы способны эффективно редактировать и форматировать сообщение, применяя стилевые правила или имеющиеся шаблоны, присоединять файлы и вставлять графику в текст сообщений.
  • Отправка, прием, ответ и пересылка сообщений. Все процедуры, связанные с пересылкой сообщений через учетные записи Outlook.
  • Работа с заголовками. Не забывайте об этом эффективном способе проверки сообщений, позволяющем не тратить время на загрузку их целиком.
  • Мастер правил. Мощный инструмент упорядочивания электронной корреспонденции, сортировки, отбора, размещения по папкам и т. д. Используйте Мастер правил, как только у вас определяется тип сообщений, которые резонно хранить отдельно.
  • Печать. Также здесь был рассмотрен общий инструмент Outlook — Печать информации. Если необходимо распечатать любую информацию Outlook от заметки до списка сообщений, вернитесь к этому разделу и повторите рассмотренные процедуры.

 

Коллективная работа в Outlook
Рассматривалась автономная работа со встречами и задачами. Но рамки деловой и личной деятельности человека не ограничиваются только автономной работой — как правило, необходимо интенсивное контактирование с окружающими людьми, будь то коллеги по работе или друзья. Таким образом, ставится вопрос о совместной работе коллектива людей, способного соответствующим образом интерпретировать встречи и задачи Outlook.
Демонстрировались коммуникационные возможности Outlook, частично решающие поставленную задачу (то есть можно передавать в простом текстовом сообщении сведения об условиях встречи или о постановке задачи). Но для полной автоматизации и единообразия процессов, связанных с коллективной работой, Outlook предлагает объединить возможности электронной почты с инструментами планирования и организации деловой и личной деятельности контакта.
В данной главе будут рассмотрены вопросы планирования собраний и назначения задач.
Планирование собраний
Начну с напоминания определения собрания, данного в главе 2 "Календарь". Собрание (Meeting) — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания в том, что его необходимо согласовать с другими участниками данного мероприятия. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания. Также можно согласовывать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.
Вообще говоря, всю процедуру планирования собрания можно разбить на несколько этапов:

  • составление списка участников и ресурсов;
  • выбор времени собрания;
  • составление и рассылка приглашений на собрание;
  • обработка приглашений на собрание.