Обработка приглашения

По умолчанию приглашение на собрание поступает участнику в папку Входящие. После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет четыре возможности ответа:

  • Принять (Accept);
  • Под вопросом (Tentative);
  • Отклонить (Decline);
  • Предложить новое время (Propose new time).

Нажатие любой из этих одноименных кнопок создает соответствующее сообщение организатору. Первое слово в поле Тема будет отображать отношение участника к собранию. Помимо этого, участник может отредактировать свой ответ перед отправкой, например написав причину отсутствия на собрании или пожелание о новом времени его проведения.
Нажатие кнопки Принять или Под вопросом автоматически внесет данное собрание в расписание участника с соответствующим значением в поле В это время формы Встреча.
В Outlook существует возможность автоматического ответа на приглашение в зависимости от того, пересекается ли предполагаемое собрание с другими встречами в вашем календаре или нет.
Настройка автоматических ответов
> Сервис > Параметры Настройки
Параметры календаря…
Управление ресурсами…
Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы
Автоматически отклонять конфликтующие приглашения
ОК
ок
ок
Обработка ответов
Ответы участников на приглашения также поступают организатору в папку Входящие (Inbox). Как только сообщение поступило на компьютер организатора, происходит обновление информации формы Собрание. Организатор может открыть сообщение от участника и просмотреть его замечания или дополнения. Но гораздо удобнее воспользоваться созданной формой Собрание. Для этого перейдите в представление папки Календарь и откройте форму соответствующего собрания. Перейдите на вкладку Отслеживание (Tracking) — в графе Ответ (Response) будут показаны реакции участников на приглашение.
Замечание
Если на собрание был приглашен участник, не имеющий электронной почты, то организатор может выяснить иными способами его отношение к собранию и указать его ответ, выбрав подходящий элемент из списка ответов, подведя курсор и щелкнув по полю Ответ.
Зачастую после обработки ответов от участников организатору необходимо исправить некоторые параметры собрания: изменить время, добавить участника или вообще отменить собрание.
После того как организатор внесет изменения в собрание, необходимо отправить его участникам обновленную версию. Для этого нажмите кнопку Отправить обновление (Send Update) на панели инструментов Стандартная.
Помимо этого, организатор может выполнить следующие действия, выбрав одноименную команду в меню Действия (Action):

  • Отменить собрание (Cancel Meeting). Всем участникам рассылается специальная форма, оповещающая об отмене собрания. Ее принятие автоматически удаляет собрание из расписания участника.
  • Создать сообщение участникам (New message to attendees). Создается обыкновенное сообщение с автоматически заполненным полем Кому адресами участников собрания.
  • Ответить сообщением (Reply with Message). Создается сообщение на ответ от выделенного участника собрания.
  • Ответить всем сообщением (Reply All with message). Для всех участников создается ответное сообщение.

Назначение задач
Рассматривалась автономная работа с задачами. Пользователь мог создавать задачи и самостоятельно контролировать ход их вы полнения, но подобная практика решает далеко не все проблемы; связанные с работой над задачами. При коллективной работе над проектом зачастую появляется вопрос переназначения задач от одного исполнителя к другому (от этого исполнителя к третьему и т. д.). Причем необходим контроль за ходом выполнения задачи на всех уровнях ее непосредственных или сторонних исполнителей. В таком случае нужен единый механизм назначения задач.
Аналогично планированию собраний, Outlook способен объединять работу над задачами с возможностями электронной почты. В данном разделе будут рассматриваться следующие вопросы (именно на такие этапы можно разбить процедуру назначения задачи):

  • определение владельца — исполнителя задачи;
  • составление и отправка поручения на задачу;
  • обработка поручения;
  • отслеживание состояния задачи.

Рассмотрим назначение задачи на следующем примере. Подчас написание книги является работой не одного человека, а плодом коллективных усилий нескольких авторов. Как правило, этот коллектив имеет руководителя, на котором лежит ответственность за распределение материала и его компоновку. Написание определенной главы вполне можно рассматривать, как задачу. В то же время определение руководителем проекта одного из авторов, который будет писать эту главу, можно расценивать, как назначение задачи.