Новое письмо

Помимо электронной почты существует — и вряд ли когда-нибудь отомрет — классическая бумажная. Outlook может быть полезен для создания письма адресату, сведения о котором есть в папке Контакты. Чтобы создать письмо, Outlook обращается к Мастеру писем Microsoft Word.
Ниже я рассмотрю создание нового письма на примере служебного сообщения от писателя главному редактору издательства.
Создание нового письма
{В папке Контакты выделите контакт адресата}
> Действия > Новое письмо
Строка даты
Стиль письма Обычный
Далее
Приветствие деловое
Далее
Пометки служебное
Тема Тема: Outlook в подлиннике
Далее
Адресная книга
Имя Георгий Ефимович Усаров
ОК
Заключение С уважением
Готово
Небольшое пояснение к шагам данного мастера. На первом шаге определяется стиль письма и параметры даты. На втором шаге проявляется мощь совместного использования продуктов пакета Microsoft Office. Мастер писем Word взял данные для заполнения из базы контактов Outlook (имя получателя и адрес). На третьем шаге задаются дополнительные параметры письма (тема, пометка и т. д.). И наконец, на четвертом шаге, воспользовавшись диалоговым окном Выбор имени (Select Name), показанным на пользователь задает данные отправителя письма, опять же беря их из базы контактов Outlook. Заметьте также, что в поле Образец автоматически появляется текст заключительной части письма. Удобно, не правда ли?
После того как все параметры заданы, Мастер писем генерирует по ним письмо, в которое остается лишь ввести текст сообщения вместо заглушки Ввелите текст.
Замечание
Word может быть полезен не только для оформления традиционного письма. Помимо этого, Word может являться редактором электронных сообщений, отправляемых Outlook. Подробно о совместной работе Word и Outlook, а также о совместной работе Outlook с другими приложениями, входящими в пакет Microsoft Office XP, будет рассказано в главе 18 "Outlook и Office".
Представления папки Контакты
Папка Контакты имеет семь стандартных представлений. В приведено их краткое описание.
Стандартные представления папки Контакты

Представление

Отображаемые элементы и поля

Адресные карточки
(Address Cards)

 

Содержит все контакты с краткой информацией о каждом
(почтовый адрес, телефоны, электронный адрес). Данное
представление отображает информацию о контакте в виде
визитной карточки. Справа в окне представления находится панель алфавитного поиска, посредством которой можно быстро перемещаться по элементам папки

Подробные
адресные карточки
(Details Address Cards)

Данное представление аналогично предыдущему, за ис-
ключением того, что элементы отображаются с более пол-
ной информацией

Список телефонов

Табличное представление всех контактов. Отображает все

(Phone List)

элементы и следующие поля: Вложение, Отметка, Имя,

Организация, Хранить как и Телефоны

По категориям

Стандартное представление элементов, сгруппированных

(By Categories)

по категориям

По организациям

Стандартное представление элементов, сгруппированных

(By Company)

по организациям

По местоположению

Стандартное представление элементов, сгруппированных

(By Location)

по местоположению

По отметке

Стандартное представление элементов, сгруппированных

"К исполнению"

по отметке исполнения

(By Follow-Up Flag)

Давайте рассмотрим представления Подробные адресные карточки и По отметке "К исполнению". В первом представлении контакты сортируются в алфавитном порядке, причем если присутствуют англоязычные контакты, то они отображаются вначале. Для удобства перемещения и поиска контактов, в случае наличия англоязычных элементов, можно добавить алфавитную панель на английском языке. Для этого подведите указатель к кнопке внизу алфавитной панели и, щелкнув по ней, установите флажок Западноевропейский (Western).
Совет
Обратите внимание, что на панели инструментов Стандартная (во всех папках) присутствует поле Найти контакт (Find Contact). Если вы введете имя контакта или хотя бы его начало, Outlook откроет (если, конечно же, найдет) соответствующую форму.
Если информация элемента не полностью отображается в карточке — можно изменить ее ширину, передвинув разделительную линию на требуемое расстояние. Вы также можете изменить ширину карточки и другие параметры, установленные по умолчанию, воспользовавшись диалоговым окном Формат карточного представления .
Изменение параметров представления
{В представлении Адресные карточки}
Другие настройки
Разрешить правку в ячейках
Ширина карточки := 50
ОК
Установив флажок разрешить правку в ячейках (Allow in-cell editing), можно редактировать поля карточки, не открывая форму контакта, что очень удобно при незначительных изменениях.
Переходя к представлению По отметке "К исполнению" , отметим, что если контакту сопоставлена отметка о запланированном действии, то в поле Отметка (Flag Status) отображается красный флажок. В этом представлении можно изменить значение данного поля на Завершено (Completed) или вообще удалить отметку. При просроченных отметках контакт выделяется красным цветом.