Мастер правил


Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения, отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.
Мастер правил — это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.
Правила Outlook
Правила — это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).
В приведены стандартные виды правил и их описание.
Стандартные виды правил и их описание

Вид правила

Описание правила

Проверка сообщений после получения

Применить это правило, когда получены сообщения

Проверка сообщений после отправки

Применить это правило, когда отправлены сообщения

Перемещение новых сообщений от кого-либо

Применить это правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки> переместить в папку <имя>

Уведомление при получении важных сообщений

Применить это правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую важность. Известить меня, используя уведомление <текст>

Перемещение сообщений на основе содержания

Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя>

Удаление обсуждения

Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в поле Тема (Subject). Удалить их

Отметка сообщений от кого-либо

Применить это правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>. Установить для них отметку <действие и срок>

Определение категорий отправленных сообщений

Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассылки>. Поместить их в категорию <имя>

Определение категории на основе содержания

Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя>

Перемещение отправленных сообщений

Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя>

Прекращение обработки всех следующих правил

Применить это правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку правил

Создание правила
Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание — автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.
Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель — CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".
Создание правила
> Сервис > Мастер правил…
Создать…
Создать правило на основе шаблона
Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо
Описание правила
<отправители или список рассылки>
Имя City Cat
От
ок
<Имя>
Создать
Имя := <Имя папки>
Поместить в папку Входящие
ОК
ок
Далее >
Содержащие <текст> в поле "Тема"
<Текст>
Добавить новый := <текст>
Добавить
ОК
Далее >
Далее >
Кроме содержащих вложения
Далее
Name of Rule := <Имя правила>
Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие
Готово
ОК

После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.