Изменение стандартных представлений

Стандартные представления не всегда удовлетворяют запросам пользователя. Outlook позволяет изменять стандартные представления и создавать новые.
В следующем разделе будет описано создание нового представления пользователя, сейчас же займемся изменением стандартных представлений.
Замечание
Приведенные ниже сведения могут быть не совсем ясны или не важны для вас на текущий момент. Данный раздел можно безболезненно пропустить и вернуться к нему в случае необходимости.
Все изменения стандартных представлений происходят в диалоговом окне Сведения о представлении (View Summary).
Открытие диалогового окна Сведения о представлении
Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление . . .
{На названии столбцов } Изменить текущее представление
В приведены названия кнопок и их назначение.
Параметры представления

Название

Назначение

Поля
(Fields)

Добавление и удаление полей (столбцов) для отображения в данном представлении

Группировка
(Group by)

Группировка элементов по определенному полю. Допускается четыре уровня вложенности групп

Сортировка
(Sort)

Сортировка элементов в группах по определенному полю. Допускается также четыре последовательных сортировки

Отбор
(Filter)

Задание фильтра для отображаемой информации

Другие настройки
(Other Settings)

Настройка шрифтов, линий сетки, области просмотра и т. д.

Автоформат
(AutoFormat)

Автоматическое форматирование шрифтов элементов, удовлетворяющих определенному отбору

Прежде чем изменять представление, давайте решим, какую информацию следует отображать, выделять и исследовать, а какую — скрыть или удалить. Давайте добавим для отображения поля Важность (Importance) и Контакты (Contacts), а поле Категории (Categories) удалим, поскольку оно и так фигурирует в названии групп. Следующим шагом будет группирование элементов не только по категориям, но и по повторению, чтобы сразу отличать повторяющиеся события и встречи от единичных. Отсортируем элементы по дате начала и по важности встречи.
Группировка и сортировка позволяет упорядочить отображаемую информацию, но она все равно выдается вся, хотя и сгруппированная. Для отображения только выборочной информации можно воспользоваться средствами фильтрации — допустим, что мы хотим отображать только встречи, случившиеся вчера, и встречи, которые произойдут завтра.
Для четкого разделения отображаемой информации давайте изменим цвет границ, а также добавим область просмотра. И наконец, потребуем автоматического выделения элементов категории BHV, в которых фигурирует контакт Ekaterina Kondukova.
Поля
Итак, начнем с добавления и удаления полей.
Добавление и удаление полей в представлении
> Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление…
Поля…
Имеющиеся поля Контакты Добавить
Группы полей для выбора: Все поля встречи
Имеющиеся поля Важность Добавить
Отображаемые поля Категории Удалить
ок
По умолчанию поле Имеющиеся поля (Available fields) отображает часто используемые поля. Для отображения других полей необходимо выбрать в раскрывающемся списке Группы полей для выбора (Select available fields from) требуемую группу полей.
Кнопки Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down) позволяют изменять местоположение поля.
Группировка и сортировка
Далее сгруппируем элементы по категориям и по повторению.
Группировка полей
{В д. о. Сведение о представлении}
Группировка …
Затем по полю Повторение По возрастанию
ОК
Флажок Показывать поле в представлении (Show field in view) добавляет поле к группе отображаемых полей в данном представлении. Как и в предыдущем случае, список Поля для группировки (Select available fields from) служит для выбора группы полей в раскрывающихся списках сверху.
Если вы хотите, чтобы при открытии этого представления все группы были раскрыты, выберите в списке Развернуть/свернуть группы (Expand/collapse defaults) значение Развернуть все (All expanded).
Диалоговое окно Сортировка (Sort) очень похоже на диалоговое окно Группировка (Group By). Выполняемые действия аналогичны предыдущим.
Сортировка полей
{В д.о. Сведение о представлении}
Сортировка…
Поля для сортировки: Все поля встречи
Сортировать вначале Начало По убыванию
Затем по полю Важность По возрастанию
ОК
Замечание
Для сброса всех настроек группировки или сортировки нажмите кнопку Очистить все (Clear all),
Отбор
Задача фильтрации и выбора определенных элементов, удовлетворяющих некоторому условию, будет здесь затронута весьма бегло, лишь для демонстрации такой возможности при работе с представлениями. Более полно о фильтрах будет рассказано в главе J6 "Поисковая система Outlook".
Итак, из условия поставленной задачи нам необходимо отображать только те встречи, которые произошли вчера, произойдут сегодня и завтра.
Отбор элементов представления
{В д.о. Сведение о представлении}
Фильтр…
Дополнительно
Поле > Поля даты/времени > Начало
Условие между
Значение := вчера и завтра
Добавить к списку

ок