Использование внешних данных

При работе с любым приложением обработки данных всегда является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат.
Access 2010 позволяет решить эту проблему стандартным способом — путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access 2002 может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные.
Однако Access является в этом смысле уникальной системой, т. к. она имеет еще один способ использования данных, которые хранятся в других форматах. Система позволяет присоединять таблицы из баз данных других форматов к базе данных Access и работать с ними в исходном формате. После создания связи базы данных с внешней таблицей присоединенную таблицу можно просматривать, изменять ее содержимое, т. е. работать с ней как с внутренней таблицей базы данных Access. При этом другие пользователи могут использовать файл таблицы в своих приложениях.
Помимо файлов баз данных, Access может работать непосредственно с файлами электронных таблиц, текстовыми файлами, документами HTML, адресными книгами или импортировать данные из этих файлов и документов XML.
Для этого используются либо встроенные драйверы ISAM (Index-Sequential Access Method— Индексно-последовательный метод доступа), либо драйверы ODBC (Open Database Connectivity — Открытый доступ к данным), либо поставщики данных OLE DB.
Все встроенные драйверы устанавливаются автоматически в процессе инсталляции Access 2010. Из драйверов ODBC в комплект поставки Microsoft Access входят три драйвера— Microsoft SQL Server ODBC driver (Sqlsrv32.dll), FoxPro ODBC driver (vfpodbc.dll) и Oracle ODBC driver (msorcl32.dll). Кроме того, устанавливаются еще четыре провайдера OLE DB (Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider, Microsoft OLE DB Provider for SQL Server, OLE DB Provider for ODBC Drivers, OLE DB Provider for Oracle).

  • Форматы данных, доступные для импорта, экспорта и связывания
  • Использование баз данных других форматов
  • Импорт и присоединение таблиц из текстовых файлов
  • Импорт и присоединение электронных таблиц
  • Импорт данных из Web-узлов, HTML- и XML-документов, папок и адресных книг Exchange
  • Экспорт данных в другие форматы
  • Использование буфера обмена Windows для импорта и экспорта данных

 

Форматы данных, доступные для импорта, экспорта и связывания
Типы файлов, данные из которых могут быть импортированы в базу данных Access или которые могут быть связаны с базой данных Access, представлены в. Вы можете увидеть их, если в меню Файл (File) выберете команду Внешние данные, Импорт (Get External Data, Import), а затем щелкнете мышкой по расширению поля Типы файлов (Files of type) в диалоговом окне Импорт (Import). Форматы, в которые можно экспортировать данные из базы данных Access, приводятся в. Их можно увидеть, если в меню Файл (File) выбрать команду Экспорт (Exort) и затем щелкнуть кнопкой мыши по расширению поля Типы файлов (Files of type). В обоих случаях первая строчка содержит шаблоны файлов баз данных и проектов самой Microsoft Access, остальные приведены в таблицах.
Таблица 3.1. Типы файлов, импортируемых в Access 2010

Типы файлов

Расширения

Описание

dBASE 5

dbf

Файлы баз данных различных версий СУБД dBASE

dBASE III

dbf

dBASE IV

dbf

Microsoft Excel

xls

Файлы электронных таблиц Microsoft Excel

Exchange

-

Файлы адресных книг и папок Microsoft Exchange

HTML Documents (Документы HTML)

html; htm

Документы в формате HTML

Lotus 1-2-3/DOS

wj*

Файлы электронных таблиц Lotus 1 -2-3

Lotus 1-2-3

wk*

Outlook

-

Файлы адресных книг и папок Microsoft Outlook

Paradox

db

Файлы баз данных СУБД Paradox

Text Files (Текстовые файлы)

txt; csv; tab; asc

Текстовые файлы различных кодовых страниц (Windows-1 281, ASCII и др.)

Документы XML (XML Documents)

xml; xsd

Документы в формате XML

ODBC Databases (Источники данных ODBC)

Visual FoxPro 2.x, 3.0, 5.0 и 6.x (только импорт), таблицы SQL Server и других баз данных, для которых установлены драйверы ODBC

По умолчанию встроенные драйверы ISAM используются для доступа к файлам следующих типов: другим базам данных и проектам Access, dBASE, Paradox, электронным таблицам Microsoft Excel и Lotus 1-2-3, адресным книгам и папкам Microsoft Exchange и Outlook, текстовым файлам и документам HTML и XML. И хотя для этого могут быть использованы и соответствующие драйверы ODBC, рекомендуется применять именно встроенные драйверы.
Для доступа к другим базам данных используются драйверы ODBC. Вы сможете импортировать данные из любого источника ODBC, который имеет драйвер, удовлетворяющий спецификации ODBC уровня 1.
Таблица 3.2. Типы файлов, экспортируемых из Access 2010

Типы файлов

Расширения

Описание

dBASE 5

dbf

Файлы баз данных различных версий СУБД dBASE

dBASE III

dbf

dBASE IV

dbf

Microsoft Excel 3

xls

Файлы электронных таблиц разных версий Microsoft Excel

Microsoft Excel 4

xls

Microsoft Excel 5-7

xls

Microsoft Excel 97-

xls

2002

Документы HTML

html; htm

Web-страницы в формате HTML

(HTML Documents)

Lotus 1 -2-3 WJ2

wj2

Файлы электронных таблиц Lotus 1 -2-3

Lotus 1 -2-3 WK1

wk1

Lotus 1 -2-3 WK3

wk3

Paradox 3

db

Файлы баз данных разных версий СУБД Paradox

Paradox 4

db

Paradox 5

db

Paradox 7-8

db

Text Files

txt; csv; tab;

Текстовые файлы различных кодовых страниц

(Текстовые файлы)

asc

(Windows-1 281, ASCII и др.)

Microsoft Active

asp

Web-страницы в формате ASP

Server Pages

Microsoft US 1-2

htx; idc

Web-страницы в формате HTX/IDC

Rich Text Format

rtf

Текстовый файл универсального формата "RTF (сохраняющий стили и разметку), который пригоден для импорта в Microsoft Word любых версий

 

Типы файлов

Расширения

Описание

Microsoft Word Merge

txt

Файл данных для использования в документах слияния Microsoft Word

Документы XML (XML Documents)

xml

Документы в формате XML

ODBC Databases (Базы данных ODBC)

Visual FoxPro 3.0, 5.0 и 6.x, таблицы SQL Server и других баз данных, для которых установлены драйверы ODBC