Использование мастера правил


1. Выберите пункт Мастер правил в меню Сервис.
2. Нажните кнопку Создать, введите признак, по которому будут сортироваться письма. Например, для того чтобы отобрать и поместить в нужную вам папку все письма, приходящих из ЗАО "Спецавтоматикамонтаж", можно в описание правила внести фамилию генерального директора предприятия Зинченко.
С помощью мастера правил можно избежать контактов с нежелательными для вас корреспондентами. Для этого нужно задать соответствующее описание правила и выбрать пункт Удаление обсуждения.
Как сохранить сообщения в виде файла
Любое сообщение можно сохранить в виде файла. Удобно использовать один из двух типов файлов: шаблон Outlook (тип .msg) и текстовый (тип .txt). Пометьте щелчком мыши в списке нужное сообщение и выберите в меню Файл команду Сохранить как.
Помимо этого, есть возможность заархивировать все входящие или отправленные сообщения. Это требуется для создания резервной копии на случай потери сообщений или для переноса сообщений на другой компьютер. Для архивирования папки в меню Файл выберите команду Архивировать и подтвердите ваше действие. Полученные архивы можно впоследствии восстановить.

Унификация документов, используемых в сфере  делопроизводства
Перечень правовых, нормативных и других документов по оформлению ОРД и работе делопроизводственных служб
Унификация документов проводится в целях их совместимости на различных предприятиях, снижения трудоемкости обработки документов, повышения качества оформления, более эффективного использования персональных компьютеров в делопроизводстве.
При оформлении документов необходимо учитывать, что документы являются визитной карточкой, составной частью имиджа организации.
В настоящей главе приведены образцы документов, наиболее часто используемых в сфере делопроизводства предприятий и организаций малого и среднего бизнеса, и дано их краткое описание.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.
Законы РФ, Указы Президента, Постановления Правительства РФ

  • Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая (с изм. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г.).
  • Уголовный кодекс Российской Федерации. Введен в действие с 1 января 1997 года.
  • Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (с изм. от 24 июля 1998 г.)
  • Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".
  • Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" (с изм. от б октября 1997 г.).
  • Закон Российской федерации от 2 апреля 1993 г. № 4737-1 "О сборе за использование .наименований "Россия", "Российская Федерация" и образованных на их основе слов и словосочетаний" (с изм; от 19 мая 1995 г., 28 апреля 1997 г.).
  • Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации",
  • Федеральный закон от 9 августа 1995 г. № 129-ФЗ "О почтовой связи".
  • Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов".
  • Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050 "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 17 марта 1997 г.).
  • Указ Президента Российской Федерации от б марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".
  • Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне".
  • Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России".
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности".
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463 "Об использовании в названиях организаций наименований "Россия", "Российская Федерация" (с изм. от 2 февраля 1998 г.).
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изм. от И декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г.).
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 18 июня 1998 г. № 604 "Вопросы организации деятельности Правительства Российской Федерации". Регламент Правительства Российской Федерации.
  • Постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве".

Государственные стандарты» классификаторы, руководящие документы

  • Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-92, ГОСТ Р 1.5-92). — М., 1994.
  • ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.
  • ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
  • ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
  • ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  • ГОСТ Р 34.11-94. Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция кеширования.
  • ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  • Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
  • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).
  • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
  • Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).
  • РД 50-613-86. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". Основные положения.

Другие документы

  • Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации (утверждена распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 1997 г. № 103).
  • Правила оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации (утверждены распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 1997 г. № 102).
  • Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Зарегистрирована в Минюсте России 05.08.93 № 321 // Рос-архив. М., 55 с.
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрены коллегией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33 // ВНИИДАД. М., 1991.
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. — М.: Главархив СССР, 1989.
  • Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1997.
  • Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. — М.: Мосгорархив, 1997.
  • Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. Утверждено приказом Росархива от 19.01.95 № 2.
  • Договор о передаче документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации на хранение в Государственный архив. Одобрен решением ЦЭПК при Росархиве. Протокол от 15.03.95 № 1.
  • Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документальному обеспечению управления. — М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995.
  • Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. — М.: ВНИИДАД, 1992.
  • Инструкция по документационному обеспечению мэрии Москвы (утверждена распоряжением мэра Москвы от 5 мая 1993 г. № 311-РМ).
  • Нормы времени на работе по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. — М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993.
  • Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. — М.: "Научная книга", 1998.
  • Сборник тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. — М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1996,

Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1998.