Использование Мастера подстановок


Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок (Lookup Wizard). Давайте создадим столбец подстановок для поля "КодКлиента" в таблице "Список рассылки оповещений". Это даст нам возможность при вводе данных в эту таблицу вводить не коды клиентов, которые мы не знаем, а выбирать из списка название организации, в которой работает данное лицо. Чтобы использовать Мастера подстановок (Lookup Wizard), необходимо:

  1. Открыть таблицу "Поставщики предприятия" в режиме Конструктора.
  2. Выделить поле "КодКлиента" и выбрать из списка в столбце Тип данных (Data Туре) значение Мастер подстановок (Lookup Wizard).
  1. В открывшемся диалоговом окне Мастер подстановок (Lookup Wizard) выбрать способ задания значений: Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the lookup column to look up the values in a table or query), т. к. в этом случае мы должны использовать данные из таблицы "Клиенты" (Customers). Нажать кнопку Далее (Next).
  2. В следующем диалоговом окне можно выбрать из списка таблицу или запрос, из которого будет осуществляться подстановка. Выбрать таблицу "Клиенты" (Customers) и нажать кнопку Далее (Next).
  1. В списке Доступные поля (Available Fields) выводятся все поля таблицы "Клиенты" (Customers). Переместить из списка доступных полей в список подстановки (Selected Fields) поля "КодКлиента" и "Название" и нажать кнопку Далее (Next).
  1. Просмотреть столбец подстановки, с помощью перетаскивания границы выбрать ширину столбца, а также оставить установленный по умолчанию флажок Скрыть ключевое поле (Hide key column). Действительно, нам не нужно в раскрывающемся списке видеть коды клиентов. Нажать кнопку Далее (Next) .
  2. Ввести название столбца подстановок и нажать на кнопку Готово (Finish). При необходимости Мастер подстановок попросит сохранить те изменения, которые вы внесли в таблицу, прежде чем окончательно установит подстановки — ответьте Да (Yes). На этом процедура создания столбца подстановок заканчивается.

Замечание
Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям. Другие типы полей не могут использовать подстановку.
На нижней панели окна Конструктора таблиц находится вкладка Подстановка (Lookup), в которой определяются свойства поля, относящиеся к подстановке. Если столбец подстановки для поля не определен, значение свойства Тип элемента управления (Display Control) для текстовых и числовых полей равно Поле (Text Box), для логического типа — Флажок (Check Box). При этом остальные свойства на вкладке Подстановка (Lookup) отсутствуют.
Если вы хотите добавить к полю столбец подстановок, то установите для свойства Тип элемента управления (Display Control) значение Поле со списком (Combo Box) или Список (ListBox).[ Для просмотра таблицы в режиме Таблица эти поля абсолютно равноценны, различаются они в формах. Поле Список отображается на экране сразу в виде скроллируемого списка значений, а Поле со списком отображается в виде выпадающего списка]
В этом случае на вкладке Подстановка (Lookup) появляется ряд свойств, позволяющих управлять параметрами подстановки.
Свойства подстановки для поля со списком

Наименование свойства

Описание

Тип источника строк
(Row Source Type) *

Свойство определяет тип источника строк для списка или поля со списком. Может принимать три значения: Таблица или запрос (Table/Query), Список значений (Value List) и Список полей (Field List)

Источник строк
(Row Source) *

Свойство определяет источник данных элемента управления. При выборе типа источника строк Список значений (Value List) оно представляет собой список элементов, разделяемых точкой с запятой (;), в противном случае — имя таблицы или запроса или инструкцию языка SQL

Присоединенный столбец (Bound Column) *

Свойство определяет номер столбца списка или поля со списком, содержащего значение элемента управления. Если это свойство имеет значение 0, то в поле передается номер строки списка, если 1 и больше, то в поле передаются данные из соответствующего столбца списка. Значение этого свойства не может превышать значение свойства Число столбцов (Column Count.)

 
 

Наименование свойства

Описание

Число столбцов
(Column Count) *

Свойство определяет число столбцов, выводимых в списке или в поле со списком. Если в качестве источника строк используется Таблица или запрос (Table/Query), то в списке будут выводиться столбцы таблицы, начиная с первого и заканчивая тем, который указан в значении данного свойства. Если в качестве источника строк используется список значений, то в списке будет выводиться указанное число столбцов, а данные в них будут располагаться построчно в последовательности, указанной в свойстве Источник строк (Row Source)

Заглавия столбцов
(Column Heads) *

Свойство определяет, используются ли первые элементы списка или поля со списком как заголовки столбцов

Ширина столбцов
(Column Widths) *

Свойство определяет ширину столбцов списка или поля со списком. При использовании нескольких столбцов значения разделяются точкой с запятой (;). Задав нулевое значение, можно скрыть столбец

Число строк списка
(List Rows)

Свойство определяет максимальное число строк для поля со списком. Если количество элементов списка превысит указанное число строк, в списке появится линейка прокрутки

Ширина списка (List Width)

Свойство определяет ширину раскрывающегося списка для поля со списком

Ограничиться списком (Limit to List)

Свойство определяет, могут ли вводиться в поле со списком значения, не являющиеся элементами списка.

Если значение свойства Тип элемента управления (Display Control) равно Список (List Box) (а это возможно только для текстовых и числовых полей), на вкладке Подстановка появляются только свойства, отмеченные в звездочкой (*).