Импорт и присоединение данных из адресных книг и папок Exchange


Access 2000 позволяет также импортировать данные из адресных книг Microsoft Outlook и папок Microsoft Exchange или присоединять эти книги и папки в виде таблицы Access. Чтобы выполнить импорт данных из адресной книги Outlook, необходимо:

  1. Открыть базу данных, в которую нужно импортировать данные. Активизировать окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши. Выбрать команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import).
  2. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна Импорт нужно выделить элемент Exchange(). После этого будет запущен соответствующий мастер и откроется диалоговое окно, содержащее список адресных книг и папок Exchange, если вы используете Exchange как систему электронной почты. Раскройте список адресных книг и выберите в нем нужную книгу или папку и нажмите кнопку Далее.
  1. Последовательность диалоговых окон Мастера импорта из Exchange/Outlook аналогична той последовательности, которая выдается Мастером импорта электронных таблиц. В следующем диалоговом окне необходимо установить переключатель, указывающий, где нужно сохранить импортируемые данные. Нажмите кнопку Далее.
  1. Теперь можно описать каждое поле адресной книги, которое нужно импортировать. Мы в примере изменили имя первого поля. Нажмите кнопку Далее.
  2. В четвертом диалоговом окне нужно определить ключевое поле. В данном случае лучше выбрать переключатель автоматически создать ключ. Нажмите кнопку Далее.
  3. В последнем диалоговом окне требуется только определить имя новой таблицы и нажать кнопку Готово (Finish).

Откройте получившуюся таблицу (в нашем случае, "Контакты"). Она будет выглядеть так.
Присоединение адресных книг и папок Exchange выполняется аналогично:

  1. Открыть базу данных, к которой нужно присоединить адресную книгу или папку Exchange. Активизировать окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши, и выбрать команду Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, Link Tables)
  2. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна Связь нужно выделить элемент Exchange. Появляется диалоговое окно мастера, которое выглядит так же, как при импорте из адресной книги. Выберите нужную папку Exchange и нажмите кнопку Далее. В примере мы выбрали папку "Контакты".
  3. Сразу появится последнее диалоговое окно мастера, в которое необходимо ввести имя присоединенной таблицы.

После завершения операции присоединенная папка будет выглядеть так, как это показано на.
Обновление связей с присоединенными таблицами
При присоединении таблиц любых форматов Access 2010 сохраняет информацию о расположении и структуре внешних файлов. Если изменить местоположение или имя файла, то Access 2010 не сможет найти нужную таблицу и появится сообщение об ошибке.
В этом случае связь нужно обновить. То же самое необходимо сделать, если структура внешней таблицы была изменена, например, было добавлено поле или изменился тип данных какого-нибудь поля.
Обновить связь с таблицей можно двумя способами.

  • Первый способ состоит в том, что нужно просто удалить присоединенную таблицу из базы данных, а потом присоединить вновь. При этом не беспокойтесь — удаляя таблицу из окна базы данных, вы просто удаляете связь с таблицей, сама же таблица не стирается.

Замечание
В Access 2010 вы можете легко проверить, в каком файле лежит присоединенная таблица. Для этого достаточно навести указатель мыши на таблицу, и вы увидите всплывающую подсказку, в которой указан тип файла и полный путь к нему.

  • Второй способ обновления связи с внешней таблицей — это использование Диспетчера связанных таблиц (Linked Table Manager).

Чтобы воспользоваться Диспетчером связанных таблиц:

  1. Выберите команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер связанных таблиц (Tools, Database Utilities, Linked Table Manager).
  2. В появившемся диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц (Linked Table Manager), изображенном на, выводится список всех присоединенных таблиц, а также полный путь и имя файла таблицы. Установите флажки слева у тех таблиц, файлы которых были перемещены. Если все присоединенные таблицы размещаются в одном внешнем MDB-файле, нужно выбрать сразу все таблицы, для чего нажмите кнопку Выделить все (Select All). Когда все флажки будут установлены, нажмите кнопку ОК.
  3. Появится диалоговое окно Выбор нового расположения (Select New Location of), изображенное на. Откройте папку, в которую перемещен файл таблиц, и выделите его. Нажмите кнопку Открыть (Open). Если связь будет успешно обновлена, то Access 2010 выведет окно с соответствующим сообщением.
  4. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно сообщения, а затем кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно Диспетчера связанных таблиц.

Диспетчер связанных таблиц можно использовать не только в том случае, когда файл был перемещен или переименован, но и тогда, когда была изменена структура внешней таблицы. После этого связь должна быть обязательно обновлена. В этом случае диалоговое окно Выбор нового расположения (Select New Location of) открываться не будет. Чтобы оно открывалось всегда, в диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц (Linked Table Manager) можно установить флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения (Always Prompt for New Location).