Главный список категорий

Категории Outlook являются очень удобным средством для группирования информации, но, имея в наличие только двадцать стандартных категорий, нельзя построить действительно полноценную структуру групп. Безусловно, Outlook имеет возможность добавления и удаления категорий из общего списка.
Давайте добавим категорию БХВ для назначения ее всем встречам, так или иначе связанным с БХВ, и удалим категорию Соревнования за ненадобностью.
Создание и удаление категорий
Категории…
Главный список категорий…
Новая категория := БХВ
Добавить
Соревнования
Удалить
OK
BHV
OK
Помимо разобранных операций добавления и удаления категорий существует еще одна — Сброс (Reset). Нажатие этой кнопки восстанавливает первоначальный набор категорий, удаляя категории, добаштенные пользователем.
Замечание
Напоследок еще раз отмечу, что категории являются общим средством для всех элементов Outlook. Поэтому следует рассматривать работу с категориями не только в отношении встреч, но и в отношении задач, контактов, сообщений и т. д.
Совет
Назначайте категории регулярно и для всех элементов. Это позволит создать структурированную систему информации.
Повторяющаяся встреча
Помимо единичных встреч в нашей жизни происходят встречи периодические. Так, например, писатель в конце каждого месяца встречается с редактором для обсуждения проделанной работы, подведения некоторых итогов, выплаты аванса и т. д. Для планирования подобных встреч можно было бы создавать ряд единичных, но Outlook дает возможность пользователю упростить подобную процедуру.
Итак, давайте создадим встречу с периодом повторения "25-е число каждого нового месяца" и продолжительностью повторения "3 месяца".
Создание повторяющейся встречи
> Действия > Создать повторяющуюся встречу
Время встречи
Начало := 15:00
Конец := 16:00
Повторять .
Ежемесячно
повторять 25-го числа каждого 1 месяца
Пределы повторения
завершить после 3 повторений
ОК
Тема: Подведение итогов, выплата аванса
Место : Измайловский пр., 29- BHV
Сохранить и закрыть
Отметим некоторые особенности диалогового окна Повторение встречи (Appointment Recurrence). Группа Время встречи (Appointment time) задает ее начало и конец. Следующая группа Повторять (Recurrence pattern) задает шаблон повторения. Выбирая период повторения (ежемесячно), Outlook открывает шаблон для данного периода, в котором уже и указывается точная информация о повторении. Используя эти шаблоны, можно задать почти любую последовательность повторений, кроме таких сложных случаев, как, например, для дней Пасхи. В группе Пределы повторения (Range of recurrence) следует задать время начала и окончания повторений встречи или же количество копий.
После заполнения полей диалогового окна Повторение встречи (Appointment Recurrence) открывается форма Повторяющаяся встреча, которая полностью совпадает с описанной выше формой, за исключением полоски, отображающей период повторения, вместо поля Дата и время (Date/Time).
Еще одним способом создания повторяющейся встречи является ее преобразование из единичной. В раскрытом окне Встреча (Appointment) нажмите кнопку Повторение (Recurrence), после чего появится уже знакомое диалоговое окно Повторение встречи.
При открытии повторяющихся встреч для редактирования появится диалоговое окно, предлагающее открыть либо активную встречу, либо все встречи, связанные повторением. В первом случае изменения, внесенные во встречу, сохранятся только для активной встречи, во втором случае, наоборот, все изменения отобразятся во всех копиях данной встречи.
Если по каким-либо соображениям вы захотели досрочно прекратить повторяющиеся встречи, то выбрав одну из них, в диалоговом окне Повторение встречи нажмите кнопку Удалить повторение (Remove Recurrence).
События и праздники
Главное отличие события от встречи в том, что Outlook резервирует для него не часовой промежуток времени, а выделяет целый день и более. Работа с событием практически аналогична работе со встречей, поэтому здесь будут рассмотрены лишь характерные для работы с событиями приемы.
Создание события
> Действия > Создать событие на целый день
{Форма встречи} Целый день
{Поле под названием даты на панели Список встреч} 2L
Процедура создания повторяющихся событий аналогична процедуре создания повторяющихся встреч. Особым случаем в этой связи служит назначение праздников и особых дней.
Существует два вида праздников: личные и всеобщие. Для создания личного праздника, например день рождения брата, следует воспользоваться вышеизложенными методами и создать повторяющееся событие по шаблону Ежегодно
Совет
В принципе, если вы заведете контакт для вашего брата и укажите его дату рождения, то в Календаре автоматически будет отображаться это событие.
Для внесения же всеобщих национальных праздников следует подключить библиотеку праздников к календарю, избавив себя от мучительного ввода "красных дат".
Добавление национальных праздников
Сервис > Параметры. …
Настройки Параметры календаря…
Добавить праздники…
Россия
ОК
ок
ок
Замечание
Вы можете выбрать не только праздники России, но и праздники любой другой страны. Причем в случае совпадения праздников, например Новый год, Outlook будет отображать их как два разных события.
Отображение встреч и событий на панели Список встреч
Итак, настала пора обсудить графическое отображение встреч и событий на панели Список встреч.
Отображение встреч
Встреча отображается на панели в виде прямоугольника, расположенного относительно времени ее проведения. Прямоугольник содержит информацию о теме и месте встречи. Если эта информация не видна, подведите указатель мыши к прямоугольнику — появится всплывающее окно с полной информацией.
Также в этом прямоугольнике отображается информация об оповещении (в виде колокольчика), повторении (в виде вращающихся стрелок), частности (в виде ключика) и состоянии занятости (в виде полоски соответствующей раскраски между расписанием и временной шкалой). Кроме того, при установке характеристики для встречи ее текст и рамка будут иметь цвет выбранной характеристики.
Замечание
Если одна из повторяющихся встреч была изменена, то вращающиеся стрелки при ее отображении будут перечеркнуты.
Ниже приведены дополнительные возможности и особенности интерфейса при отображении встреч.

  • При наложении времени одной встречи на время другой Outlook отображает обе встречи. Они разделяют панель Список встреч пополам и располагаются по времени начала слева направо.
  • Если встреча не отображается на панели Список встреч (не входит в активный промежуток времени), но она запланирована на данный день, то внизу или вверху временной шкалы появляется небольшой желтый прямоугольник со стрелкой и многоточием. Прокрутив ползунок панели вниз или вверх, вы увидите требуемую встречу.
  • День, на который запланирована встреча, выделяется в Календарике жирным шрифтом.
  • При одном щелчке по прямоугольнику встречи он переходит в режим редактирования, в котором можно изменить тему встречи, не открывая форму. Двойной щелчок левой кнопки мыши вызовет открытие формы для данной встречи.
  • Как отмечалось выше, можно графически манипулировать встречей. Выделите встречу и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите ее на требуемое поле. Возможность такого переноса очень легко определяется по виду указателя: если он имеет вид перечеркнутого кружка, то данная операция невозможна, а если это стрелка с прямоугольником — операция возможна.