Формат сообщения

Сохранение элемента в формате сообщения (.MSG) позволяет создать его полную автономную копию. То есть пользователю не требуется загружать Outlook для просмотра данного сообщения, . достаточно в Проводнике Windows дважды щелкнуть по имени файла — и откроется полноценная версия элемента, с которым можно работать, как будто вы находитесь в приложении Outlook (кстати, неявно он все равно запускается).
Более того, этот формат является универсальным для всех элементов Outlook. Иными словами, если вы сохранили элемент Заметка (Note) в формате сообщения, при последующем открытии созданного файла вам откроется форма заметки, причем все ее информационные поля сохранят свои значения.
Сохранение отдельных элементов в данном формате позволяет быстро и надежно переносить информацию Outlook с одного компьютера на другой.
Шаблон Outlook
Шаблон (Template) — это специальный документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Пользователям Word достаточно легко понять процесс создания и применения шаблонов, поскольку данный текстовый процессор всегда использует некоторый шаблон при создании нового документа. Однако надеюсь, что и для пользователей Outlook это не составит труда.
Простейшим примером шаблона в Outlook является форма. Действительно, форма — это специальный документ, по образцу которого создаются новые элементы. Но, помимо использования встроенных форм (шаблонов), пользователь может упростить и/или стандартизировать процедуру создания новых элементов по образцу собственного шаблона.
Рассмотрим следующий пример. Допустим, что менеджер издательства при создании сообщений писателям о выплате гонорара хочет придерживаться единого стилевого оформления. Причем заметьте, что при достаточно частом периоде повторения в сообщении меняется информация только об имени писателя и сумме гонорара, а сам контекст един и не изменяем. У данной задачи есть два решения:

  1. Запомнить все настройки сообщения (цветовая схема, шрифт, текст примечания, состояние отметки и т. д.) и при создании нового сообщения настраивать его аналогично предыдущему.
  2. Создать сообщение, указав общий для всех последующих сообщений набор параметров, и сохранить его в формате шаблона.

Не буду останавливаться на рассмотрении недостатка первого решения. Здесь же отмечу, что, если вы выбрали второй вариант, вам достаточно будет дважды щелкнуть по файлу шаблона в Проводнике Windows, и новое сообщение для писателя будет создано.
На изображен приблизительный вариант подобного шаблона. Подчеркнутый текст требует изменения.
Замечание
По умолчанию Outlook предлагает сохранить новый шаблон не в папке Мои документы, а в папке шаблонов Outlook.
Импорт и экспорт элементов
Выше мы рассмотрели простейшие способы сохранения элементов Outlook в виде файлов, имеющих стандартные типы. Но иногда необходимо перенести информацию из Outlook в другое приложение с наименьшей потерей информации или в приложение, вообще не. поддерживающее работу со стандартными форматами. Как быть в этом случае?
Outlook может решить и эту проблему. Посредством специальных конверторов элемент может быть сохранен в формате определенного приложения с наименьшей потерей информации. Набор конверторов Outlook достаточно широк и охватывает практически все популярные приложения управления информацией. Процесс конвертирования элемента Outlook в элемент другого приложения называется экспортом (Export), и наоборот, конвертирование из приложения в Outlook — импортом (Import).
Таблица типов
В приведены типы файлов, которые могут быть экспортированы и импортированы при использовании Outlook. Подробно о процедурах импорта и экспорта будет рассказано далее в этой главе.
Таблица 1 7, 1. Типы файлов, поддерживаемые Outlook

Программа

Расширение имени файла

Импорт

Экспорт

Microsoft Schedule+ 1 .0

cal

Да

Нет

Microsoft Schedule+ 7x

scd

Да

Нет

Microsoft Schedule Plus Interchange

sc2

Да

Нет

Программа

Расширение имени файла

Импорт

Экспорт

Microsoft Mail File

mmf

Да

Нет

Microsoft Outlook Personal Folders file

pst

Да

Да

Microsoft Outlook Personal Address Book

pab

Да

Да

Microsoft Internet Mail (IE 3.02)

pst

Да

Нет

Microsoft Outlook Express

Да

Нет

ACT! 2.0, 3.0, or 4.0 for Windows

dbf

Да

Нет

ECCO3.0, 3.01,3.02, or 4.00

eco

Да

Нет

Eudora Light (1.54 or 3.0.1)

Да

Нет

Eudora Pro 2.2, 3.0, or 3.0.1

Да

Нет

Netscape Mail 2.02, 3.0, or 3.01

Да

Нет

Netscape Messenger 4.0

Да

Нет

Lotus Organizer 2.1, 97, 97GS/4.1, and 5.0

org — org5

Да

Нет

Comma Separated Values (MS-DOS)

CSV

Да

Да

Comma Separated Values (Windows)

CSV

Да

Да

Tab Separated Values (MS-DOS)

"txt

Да

Да

Tab Separated Values (Windows)

Ut

Да

Да

(calendar

ics

Да

Нет

Vcalendar

vcs

Да

Нет

Vcard

vcf

Да

Нет

Microsoft Access

mdb

Да

Да

Microsoft Excel

xls

Да

Да

Microsoft FoxPro

dbf

Да

Да

DBASE

dbf

Да

Да

По умолчанию для некоторых приложений конверторы не устанавливаются, и при попытке экспортировать элемент в данный формат появится соответствующее предупреждение. Если вы с ним согласитесь, недостающий компонент будет установлен.
Если Outlook не имеет конвертора в формат какого-либо приложения А, то можно проявить смекалку и конвертировать вначале в стороннее приложение В, которое поддерживает необходимый формат. И уже средствами этого приложения конвертировать в требуемое приложение. Например, Outlook не поддерживает формат приложения Lotus 1-2-3, но, воспользовавшись приложением Excel, которое поддерживает работу с Lotus, можно добиться требуемого результата.