Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов


К исходящим документам относятся: распорядительные документы предприятия, письма в адрес иных организаций и граждан, приказы, издаваемые предприятием в процессе осуществления своих полномочий.
Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы. В графе "Примечание" могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий и номера документов, подлежащих утверждению.
Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу или из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера.

№ исходящего документа


Дата


Получатель

Краткое содержание


Исполнитель

Отметка об исполнении

7-04/305

12.11.01

ЗАО "НЭЛС"

О закупке мебели

Сидоров

 

7-04/306

12.11.01

АО "Техникс"

О пролонгации договора № 15/01

Фролов

 

7-04/307

13.11.01

ООО "ТТТ"

Об аренде помещения

Сидоров

 

Форма журнала регистрации приказов
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. д.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например приказ № 5, протокол № 3 и т. п.
Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.
Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов.

№ п/п Регистрационный номер

Дата

Кто подписал

Заголовок или краткое содержание

Ознакомлены

Отметка об исполнении

11

02.02.02

Павлов В. В.

О приобретении ВТ

Стасова А. 0.

 

 

 

 

 

 

 

Форма журнала регистрации заключенных договоров.
Журнал регистрации заключенных договоров необходим для формирования плана работ, контроля за выполнением договоров и за проведением выплат по договорам.
Таблица заполняется для разных типов договоров: договоров на выполнение работ, на приобретение вычислительной техники, договоров на услуги, финансовых и кредитных договоров.

№ п/п

Номер договора
Тип договора

Дата заклю-
чения

Название договора

Состоя
ние

Заказ
чик

Испол
нитель

Стоимость (руб)

1

12/услуги

05.02.01

Комму-нальные услуги

Дейст
вующий

ЗАО "Север"

АОЗТ "Луч" Савин В. В.

12500

 

 

 

 

 

 

 

 

Номенклатура дел предприятия
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются все дела структурных подразделений предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структур подразделений предприятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем — переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.
Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия. В конце года делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
Наименование предприятия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
АОЗТ "Север" УТВЕРЖДАЮ
№11 Генеральный директор
ЗАО "Север"
на 2001 год Подпись Северов В. В.
03.12.2001

Индекс деля

Заголовок дела (тома)

Кол-во дел (томов)

Срок хранения дела (тома) и статьи по перечню

Примечание

1. Секретариат 

1-1

Устав предприятия

1

постоянно, ст. 13

 

1-2

Штатное расписание

1

постоянно, ст. 1 3

 

  

  

 

 

 

В 2001 г. заведено дел. _________________________
(цифрами и прописью)
Референт Подпись В. И. Иванов
Зав. архивом Подпись И. О. Снегова
Опись дел
При передаче дел в архив на них составляется опись. Опись составляется, как правило, на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.
Каждое дело в описи получает своей порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
В конце описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, согласовывается с руководителем предприятия и утверждается сотрудником архива.
ОПИСЬ ДЕЛ №
за _________ год

№п/п

Индексы дел

Заголовки дел

Дата дела

Количество листов в деле

Примечание

1

1/22

Приказы

01.02.01.

1

 

2

3/протокол

Протокол собрания акционеров

2

 

В опись включено ___ дел с №__________
(цифрами)
Должность Подпись И.О. фамилия
Итоговую запись к описи за _____________ года заверяю.
Наименование должности лица,
ответственного за работу с документами Подпись И.О. фамилия
Председатель экспертной комиссии
СОГЛАСОВАНО Подпись И.О. фамилия
Наименование должности руководителя Подпись И.О. фамилия