Файл личных папок


Здесь нужно заметить, что загадочной службы личных папок, в которой хранится вся информация, нет в списке информационных службы диалогового окна Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts), и пока не совсем ясно, где же Outlook будет размещать будущие данные.
Создание файла личных папок
Настала пора открыть небольшой секрет. Когда мы создавали новую конфигурацию, Outlook автоматически создал и добавил в нее информационную службу личных папок, поскольку существование конфигурации без информационного хранилища просто невозможно.
Но это не отменяет тот факт, что пользователь может добавить в конфигурацию дополнительную учетную запись данной информационной службы, например для логически разрозненной информации.
Создание файла личных папок
{ В окне Outlook}
> Файл > Создать > Файл данных Outlook…
Тип хранилища Файл личных папок
ок
Имя файла := < Имя файла>
ОК
ОК
После этого в списке папок появится новый корень, т. е. новый файл хранения данных, с которым вы можете работать как с личной папкой. Пользователь может создавать сколько угодно файлов данных. Например, на в списке папок изображено три личных папки.
Помимо этого, пользователь может открывать личные папки других пользователей для получения той или иной информации (естественно, если он знает пароль).
Открытие файла личных папок
> Файл > Открыть > Файл данных Outlook…
Имя файла := < Имя файла>
ОК
Свойства файла личных папок
Для изменения параметров информационной службы личные папки в диалоговом окне Почта необходимо выделить конфигурацию и нажать кнопку Свойства (Properties), после чего в диалоговом окне Настройка почты (Mail Setup) нажать кнопку Файлы данных (Data Files).
Изменение свойств личных папок
{ В диалоговом окне Настройка почты}
Файлы данных…
Имя < файл личных папок>
Параметры..
Имя := < Имя папки, отображаемое в списке папок Outlook >
Сменить пароль
Новый пароль := < пароль> Подтверждение := < тот же пароль>
ОК
Заметки := < Краткое описание содержащейся в файле информации>
ОК
Несколько комментариев к свойствам личных папок.

  • Установка пароля позволяет скрыть ваши данные от других пользователей Outlook. Таким образом, при следующем запуске Outlook пользователь, не знающий пароля к данному файлу, не сможет открыть вашу папку, а следовательно, загрузить конфигурацию.
  • Нажатие кнопки Сжать (Compact Now) позволяет сжать информацию, хранящуюся в данной папке, что существенно уменьшает ее объем.

Если в использовании некоторого файла личных папок уже нет необходимости, его можно удалить из конфигурации, нажав кнопку Удалить (Delete). Нажатие кнопки Добавить (Add) вызовет появление уже рассмотренного диалогового окна, в котором можно создать новый файл данных.
Запуск Outlook
Чтобы информационные службы и дополнительные параметры вступили в силу, необходимо перезапустить Outlook. Для этого нужно выйти из Outlook, но в данном режиме завершение работы с Outlook — это нечто большее, чем простое закрытие приложения. Для корректного закрытия Outlook и всех установленных каналов связи с информационными службами выберите команду > Файл > Выход и завершение сеанса.
При очередном запуске Outlook появится ожидаемое нами диалоговое окно Выбор конфигурации (Choose Profile).
В раскрывающемся списке Имя конфигурации (Profile) пользователь может выбрать любую из имеющихся конфигураций. Если его не устраивает ни одна из них, он может нажать кнопку Создать (New). Откроется диалоговое окно Новая конфигурация .
Нажатие кнопки Параметры >>, находящейся в диалоговом окне Выбор конфигурации, приведет к появлению дополнительной панели, где можно установить флажок: Использовать выделенную конфигурацию по умолчанию (Use this profile by default).
После нажатия кнопки ОК появится диалоговое окно Пароль к личным папкам (Logon), требующее ввести пароль доступа к файлу личных папок. Введите правильный пароль и нажмите кнопку OK, Outlook начнет свою работу.
Замечание

При вводе пароля убедитесь в правильной раскладке клавиатуры. Иногда пользователь готов биться головой о стену и ломать клавиатуру, только из-за того, что он забыл сменить значок Ru на En.